Webmail

Tips Microsoft Word: 10 functies om efficiënter te werken

05 februari 2024 - 7 min

Wat kan je allemaal doen met Word? Het witte blad is maar het topje van de ijsberg. Tenzij je een echte pro bent in Microsoft Word, heeft deze tool waarschijnlijk nog veel geheimen. En da’s zonde, want er zijn heel wat handige snufjes die jou productiever laten werken. Van automatisering tot een mooie vormgeving: wij geven tien tips voor Word.

 

1. Structureer in de overzichtsweergave

Raak jij makkelijk het overzicht kwijt als je aan langere documenten werkt? Dat is verleden tijd met de overzichtsweergave, die je helpt structureren. Je vindt deze feature rechtsonder in de menubalk.

 

  • Gestructureerd beginnen: je zet makkelijk een eerste structuur en basisideeën op papier. 

  • Volgorde en niveaus aanpassen: in de overzichtsweergave kan je paragrafen en titels naar een andere plek in je tekst slepen. Je past ook heel eenvoudig de niveaus van titels en onderverdelingen aan. Daarvoor gebruik je de pijltjes en andere hulpmiddelen in de menubalk.

  • Visueel overzicht: nu je een mooi overzicht hebt van je titels en subtitels, kan je sneller navigeren in het document.

 

Met de overzichtsweergave win je sowieso tijd als je bijvoorbeeld uitgebreide rapporten, artikels of analyses moet schrijven. Experts beloven zelfs dat je productiviteit voor dit soort documenten dan met 50% stijgt.

 

2. Gebruik kopstijlen in Microsoft Word

Niet alleen in de overzichtsweergave zijn niveaus belangrijk. Ook als je op het ‘klassieke witte blad’ werkt, structureer je maar beter je titels en doorlopende tekst. Dat kan door kopstijlen te gebruiken: kop 1, kop 2, standaard, ondertitel, … 

 

Bepaal eerst voor elk onderdeel het lettertype en de lettergrootte. Klik met je rechtermuisknop op de kopstijl die je wil bewerken en selecteer ‘Wijzig’. Je kan nu alles instellen zoals jij het wil. Het resultaat: een heldere en uniforme opmaak.

 

We geven nog enkele tips om vlot te werken:

 

  • Enter na titel: als je na een opgemaakte titel een enter gebruikt, krijgt de volgende alinea de ‘standaard’-opmaak.

  • Overzicht: ga naar ‘Beeld’ bovenaan in de menubalk, selecteer ‘Zijbalk’ en ‘Navigatie’. Je krijgt nu links in beeld een mooi overzicht van alle titels en subtitels. Als je op een titel klikt, springt het document meteen naar dat onderdeel.

  • Inhoudsopgave: als je in het volledige document de kopstijlen hanteert, kan je automatisch een inhoudsopgave laten maken. Daarvoor ga je naar ‘Verwijzingen’.

3. Schets zoals op een whiteboard

Wist je dat je Microsoft Word kan gebruiken als whiteboard? Je plaatst de tekst dan waar je maar wil. Het enige wat je daarvoor moet doen, is naar ‘Ontwerpen’ gaan. Let er wel op dat je in ‘Afdrukindeling’ of ‘Webindeling’ werkt. Dat controleer je bij ‘Beeld’.

 

Het whiteboard is een bijzonder handige functie om te brainstormen of om je tekst eens op een andere manier te structureren. Je kan het document trouwens gewoon afdrukken, want de opmaak blijft behouden.

4. Kopieer meerdere items met het klembord

Dit is een unieke feature voor Windows-computers. Heb je een Macbook, dan mag je doorscrollen naar de volgende tips and tricks voor Word.

 

Het klembord voor Microsoft 365-programma’s kan meerdere gekopieerde items bijhouden, zodat je niet telkens opnieuw moet copy-pasten. Dankzij deze functie kan je verschillende stukken tekst of beeld kopiëren of knippen, om ze later een voor een op een andere plaats in te voegen. Klik hiervoor op het Klembord-icoon in het Start-tabblad, of gebruik een sneltoets: Window-toets+V.

 

Opgelet: als je Microsoft Word afsluit, worden alle gekopieerde items gewist van het klembord.

5. Werk makkelijk online samen

Dankzij recente updates is samenwerken in Word nu nog makkelijker. Jij en je collega’s (of co-auteurs) kunnen op hetzelfde moment in hetzelfde document werken. Je ziet dan de aanpassingen binnen enkele seconden verschijnen. Zo biedt Microsoft via de cloud dezelfde voordelen als het populaire Google Docs. 

 

Hoe werkt co-authoring precies?

  • Verzend document dat je in de cloud heb opgeslagen. Dat doe je rechtsboven bij ‘Delen’. Je kan dan gewoon de link delen of het document vanuit Word via mail versturen.

  • Je collega of co-auteur kan nu rechtstreeks in het document werken.

  • Communiceer via de opmerkingen, om vragen te stellen en te beantwoorden. 

  • In de versiegeschiedenis zie je makkelijk welke aanpassingen of aanvullingen zijn gebeurd.

  • Hou eventueel wijzigingen bij, zodat je meteen ziet wat er veranderd is aan het document.

6. Maak stijlkenmerken zichtbaar

Enters, dubbele spaties, tabs, ... Deze stijlkenmerken zijn niet te zien. Of toch. Met één druk op het '¶'-symbool, maak je het onzichtbare zichtbaar. Dat is interessant om vervelende problemen met de indeling of slordigheden op te lossen. Je kan bijvoorbeeld ongewenste spaties en enters makkelijker spotten, zodat je document er extra professioneel uitziet.

 

Ken je trouwens het verschil tussen een zachte en een harde enter?

  • Harde enter: als je gewoon op de Enter-toets drukt, eindigt de huidige alinea en begin je een nieuwe te schrijven.

  • Zachte enter: gebruik je Shift+Enter, dan eindigt de huide regel maar niet de volledige alinea.

7. Verberg tekst

Wil je bepaalde vertrouwelijke informatie voor jezelf houden? Dan hoef je niet per se aparte documenten aan te maken. 

 

  1. Markeer de specifieke stukken tekst die je wil verbergen.
  2. Gebruik je rechtermuisknop en ga in het menu naar ‘Lettertype’.
  3. Vink ‘Verborgen tekst’ aan.

 

Dit is zeker handig als je je kladversie of antwoorden op een quizvraag wil verbergen. De onzichtbare stukken tekst worden niet mee geprint, tenzij je het zelf anders instelt bij de afdrukopties.

8. Optimaliseer de opmaak

Hoe maak je een mooi Word-document op? Daarvoor kan je rekenen op enkele handige designtools. Bij tip 2 spraken we al over kopstijlen, maar er is veel meer mogelijk. Ontdek onze Word-opmaaktips.

 

  • Sjablonen (templates): als je een nieuw Word-document opent, heb je keuze uit verschillende sjablonen. Die zijn een prima startpunt voor professionele communicatie, zoals cv’s, brieven en brochures. En je bespaart er tijd door, omdat de opmaak al voorzien is.

  • Thema’s: via ‘Ontwerpen’ kan je een thema kiezen voor het volledige document. Ga voor een bestaand thema of pas de stijl zelf aan.

  • Tabellen en grafieken: Microsoft Word maakt het je makkelijk om tabellen, grafieken en diagrammen vorm te geven.

  • SmartArt en vormen: Word heeft ook een collectie SmartArt-graphics en vormen die je kan gebruiken om je document een leuke look-and-feel te geven.

9. Gebruik bouwstenen in Microsoft Word

Met bouwstenen (of snelonderdelen) sla je content op om later te gebruiken. Denk maar aan woordgroepen of tekstblokken die je vaak gebruikt, zoals een disclaimer of briefhoofd. Die bouwstenen voeg je makkelijk toe aan een nieuw document, en de opmaak wordt ineens overgenomen. Zo kan je sommige processen automatiseren.

10. Controleer je schrijfstijl

De spelling- en grammaticacheck ken je waarschijnlijk al. Maar wist je dat Word ook je schrijfstijl kan controleren? Die optie voeg je in enkele klikken toe.

 

  1. Ga naar ‘Extra’, selecteer ‘Spelling en grammatica’ en dan ‘Editor’.
  2. Je ziet nu je Editor-score en voorstellen om je tekst te verbeteren.
  3. Klik op de Editor-score en ga naar ‘Opties’.
  4. Vink aan waarop Word moet controleren. Duid bij ‘Schrijfstijl’ zeker ‘Grammar & Refinements’ aan.

 

Dankzij dit hulpmiddel vermijd je slordigheden en zal je schrijfstijl verbeteren. Zo bereiken je documenten beter hun doel.

Meer tips voor Word of Microsoft 365?

Dankzij deze tips voor Word heb je een mooie basis om professionele documenten op te maken. Heb je nog vragen over Microsoft 365 voor je onderneming? Of heb je een ander digitaal probleem? Telenet Business staat voor je klaar.

Nog meer inspiratie

Artikel

CRM-systeem: de geheime kracht achter efficiënt klantbeheer
Een CRM-systeem is een strategische oplossing om je relaties met (potentiële) klanten beter te beheren. Je kan alle relevante info op één centrale plek bewaren.

Artikel

Cloud voor bedrijven: waarom is het zo aantrekkelijk?
De cloud is al lang geen modetrend meer, maar tilt de werking van jouw bedrijf naar een hoger niveau. Wat is het precies, en wat zijn de voordelen?

Artikel

Vlot online samenwerken via Microsoft Teams en andere tools
Dankzij handige tools zoals Microsoft Teams kunnen collega’s vlot online samenwerken. Ook overleg met klanten verloopt eenvoudig digitaal. Lees onze inzichten.

Artikel

Tips Microsoft Word: 10 functies om efficiënter te werken
Wat kan je allemaal doen met Microsoft Word? Het witte blad is maar het topje van de ijsberg. Ontdek 10 tips voor Word: van automatisering tot een mooie opmaak.

Artikel

Waarom cloudopslag de way to go is
Staan jouw bedrijfsgegevens nog op een server? Voelt dat veilig? Ja? Think again! Het bewaren van data op eigen servers is namelijk niet zo veilig als je denkt. De overstap naar een virtuele server, zoals de cloud, is verstandig om verschillende redenen.

Artikel

5 tips bij de keuze van een CRM-oplossing
Een CRM-oplossing (Customer Relationship Management) kiezen als zelfstandige of KMO: da’s niet altijd makkelijk! We helpen je graag op weg met 5 nuttige tips!

Artikel

Deze apps houden je project binnen budget
Checken of het geplande budget en je werkuren overeenstemmen? Ontdek 6 tijdsregistratie-apps die inzicht geven in je tijdsbesteding.

Artikel

5 niet meer zo geheime Excel-tips | Telenet Business
Excel. Je kan er zo veel mooie dingen mee doen. Maar velen van ons kennen slechts een fractie van de kracht van dit rekenblad. Wij geven tips voor efficiënt werken met Excel!

Artikel

5 valkuilen van online factureren
Facturen. Stuur jij die nog op papier of doe je dat ondertussen al digitaal? Online factureren biedt tal van voordelen. Het is gemakkelijker én goedkoper. Maar wat zijn de meest voorkomende problemen? En hoe voorkom je ze?

Artikel

Van een volle naar een lege mailbox
Puilt je mailbox uit en wil je eens massaal wat mails verwijderen? Wij vertellen je hoe je dat het best aanpakt: in Outlook, Gmail, met Mailstrom ...

Artikel

De kracht van Office 365 met de service van Telenet
Ondernemers willen, waar dan ook, efficiënt kunnen werken. En precies daarom gingen we een partnership aan met Microsoft.

Artikel

6 tips voor de ideale digitale detox-vakantie
Steeds meer ondernemers kiezen voor een digitale detox tijdens hun vakantie. Even alles uitzetten om er daarna met nieuwe energie weer in te vliegen. Waarom en hoe je dat best doet, leggen wij je graag uit.

Artikel

Kies voor digitaal factureren
Facturen per post? Dat is niet meer van deze tijd... Steeds meer zelfstandigen krijgen en ontvangen liever digitale facturen. En terecht, want online factureren biedt heel wat voordelen.

Artikel

Tijd voor orde in je apps
Apps. Heb jij er ook veel meer dan je daadwerkelijk gebruikt? En staan ze een beetje georganiseerd of verdrink je er af en toe in?

Artikel

Telenet breidt marketingaanbod uit met Willow
Samen kan je meer dan alleen. Als je het goed doet tenminste. Dat geldt ook voor Telenet Business die blijft inzetten op duurzame relaties met mensen, bedrijven en organisaties.

Artikel

Hoe al je materiaal organiseren en inventariseren?
Je hebt zoveel technologie en werkmateriaal in je zaak. Hoe behoud je het overzicht? Hoe hou je bij wanneer de garantieperiode verloopt?

Artikel

Blijft uw project binnen budget?
Deze 5 slimme apps verzamelen automatisch data, bijvoorbeeld van al uw programma’s op al uw toestellen of van uw telefoontjes met klanten.

Artikel

7 slimme tips om efficiënter te werken én ondernemen
Als ondernemer wil je slim, snel en efficiënt werken om tijd én kosten te besparen. Tips nodig? Ontdek welke digitale tools digitale expert Stein niet meer kan missen.

Artikel

CRM-software: spek voor uw bek of niet?
Bij CRM draait alles, zoals de naam al laat vermoeden, rond het beheren van uw klantenrelaties. Zo levert CRM een schat aan informatie op...

Artikel

Doccle: Maak je administratie eenvoudiger
Met Doccle beheer je je documenten op één plek. En je deelt ze automatisch met je boekhouder. Zo wordt je administratie een stuk eenvoudiger!

Artikel

Hoe bel je extern via Microsoft Teams?
Wist je dat je met een uitbreiding van Microsoft Teams gewoon kan bellen met mensen buiten je organisatie? Naar een smartphone of een vaste lijn. Ontdek snel hoe!

Artikel

De nieuwe outlook op al uw toestellen
Microsoft bracht onlangs een versie uit van de Outlook mail- en agendasoftware voor iPhone en iPad, en Android smartphone en tablet...

Artikel

Efficiënter werken? Download de gratis checklist
Tijd winnen en productiever zijn als ondernemer? Download de gratis checklist van Telenet Business met handige tools en praktische tips & tricks.
Gratis Checklist: 7 tijdbesparende tips
Als ondernemer wil jij je vooral focussen op wat er écht toe doet: je klanten helpen. Helaas komt daar meer bij kijken dan je waarschijnlijk gehoopt had. Daarom helpen we jou met 7 tips om slimmer te werken (in plaats van harder). Laat jouw gegevens achter en download deze checklist gratis.