Tips Microsoft Word: 10 functies om efficiënter te werken

Raak jij makkelijk het overzicht kwijt als je aan langere documenten werkt? Dat is verleden tijd met de overzichtsweergave, die je helpt structureren. Je vindt deze feature rechtsonder in de menubalk.

• Gestructureerd beginnen: je zet makkelijk een eerste structuur en basisideeën op papier. 

• Volgorde en niveaus aanpassen: in de overzichtsweergave kan je paragrafen en titels naar een andere plek in je tekst slepen. Je past ook heel eenvoudig de niveaus van titels en onderverdelingen aan. Daarvoor gebruik je de pijltjes en andere hulpmiddelen in de menubalk.

• Visueel overzicht: nu je een mooi overzicht hebt van je titels en subtitels, kan je sneller navigeren in het document.

Met de overzichtsweergave win je sowieso tijd als je bijvoorbeeld uitgebreide rapporten, artikels of analyses moet schrijven. Experts beloven zelfs dat je productiviteit voor dit soort documenten dan met 50% stijgt.

Niet alleen in de overzichtsweergave zijn niveaus belangrijk. Ook als je op het ‘klassieke witte blad’ werkt, structureer je maar beter je titels en doorlopende tekst. Dat kan door kopstijlen te gebruiken: kop 1, kop 2, standaard, ondertitel, … 

Bepaal eerst voor elk onderdeel het lettertype en de lettergrootte. Klik met je rechtermuisknop op de kopstijl die je wil bewerken en selecteer ‘Wijzig’. Je kan nu alles instellen zoals jij het wil. Het resultaat: een heldere en uniforme opmaak.

We geven nog enkele tips om vlot te werken:

• Enter na titel: als je na een opgemaakte titel een enter gebruikt, krijgt de volgende alinea de ‘standaard’-opmaak.

• Overzicht: ga naar ‘Beeld’ bovenaan in de menubalk, selecteer ‘Zijbalk’ en ‘Navigatie’. Je krijgt nu links in beeld een mooi overzicht van alle titels en subtitels. Als je op een titel klikt, springt het document meteen naar dat onderdeel.

• Inhoudsopgave: als je in het volledige document de kopstijlen hanteert, kan je automatisch een inhoudsopgave laten maken. Daarvoor ga je naar ‘Verwijzingen’.

Wist je dat je Microsoft Word kan gebruiken als whiteboard? Je plaatst de tekst dan waar je maar wil. Het enige wat je daarvoor moet doen, is naar ‘Ontwerpen’ gaan. Let er wel op dat je in ‘Afdrukindeling’ of ‘Webindeling’ werkt. Dat controleer je bij ‘Beeld’.

Het whiteboard is een bijzonder handige functie om te brainstormen of om je tekst eens op een andere manier te structureren. Je kan het document trouwens gewoon afdrukken, want de opmaak blijft behouden.

Dit is een unieke feature voor Windows-computers. Heb je een Macbook, dan mag je doorscrollen naar de volgende tips and tricks voor Word.

Het klembord voor Microsoft 365-programma’s kan meerdere gekopieerde items bijhouden, zodat je niet telkens opnieuw moet copy-pasten. Dankzij deze functie kan je verschillende stukken tekst of beeld kopiëren of knippen, om ze later een voor een op een andere plaats in te voegen. Klik hiervoor op het Klembord-icoon in het Start-tabblad, of gebruik een sneltoets: Window-toets+V.

Opgelet: als je Microsoft Word afsluit, worden alle gekopieerde items gewist van het klembord.

Dankzij recente updates is samenwerken in Word nu nog makkelijker. Jij en je collega’s (of co-auteurs) kunnen op hetzelfde moment in hetzelfde document werken. Je ziet dan de aanpassingen binnen enkele seconden verschijnen. Zo biedt Microsoft via de cloud dezelfde voordelen als het populaire Google Docs. 

Hoe werkt co-authoring precies?

• Verzend document dat je in de cloud heb opgeslagen. Dat doe je rechtsboven bij ‘Delen’. Je kan dan gewoon de link delen of het document vanuit Word via mail versturen.

• Je collega of co-auteur kan nu rechtstreeks in het document werken.

• Communiceer via de opmerkingen, om vragen te stellen en te beantwoorden. 

• In de versiegeschiedenis zie je makkelijk welke aanpassingen of aanvullingen zijn gebeurd.

• Hou eventueel wijzigingen bij, zodat je meteen ziet wat er veranderd is aan het document.

Enters, dubbele spaties, tabs, ... Deze stijlkenmerken zijn niet te zien. Of toch. Met één druk op het '¶'-symbool, maak je het onzichtbare zichtbaar. Dat is interessant om vervelende problemen met de indeling of slordigheden op te lossen. Je kan bijvoorbeeld ongewenste spaties en enters makkelijker spotten, zodat je document er extra professioneel uitziet.

Ken je trouwens het verschil tussen een zachte en een harde enter?

• Harde enter: als je gewoon op de Enter-toets drukt, eindigt de huidige alinea en begin je een nieuwe te schrijven.

• Zachte enter: gebruik je Shift+Enter, dan eindigt de huide regel maar niet de volledige alinea.

Wil je bepaalde vertrouwelijke informatie voor jezelf houden? Dan hoef je niet per se aparte documenten aan te maken. 

1. Markeer de specifieke stukken tekst die je wil verbergen.
   
2. Gebruik je rechtermuisknop en ga in het menu naar ‘Lettertype’.
   
3. Vink ‘Verborgen tekst’ aan.
   

Dit is zeker handig als je je kladversie of antwoorden op een quizvraag wil verbergen. De onzichtbare stukken tekst worden niet mee geprint, tenzij je het zelf anders instelt bij de afdrukopties.

Hoe maak je een mooi Word-document op? Daarvoor kan je rekenen op enkele handige designtools. Bij tip 2 spraken we al over kopstijlen, maar er is veel meer mogelijk. Ontdek onze Word-opmaaktips.

• Sjablonen (templates): als je een nieuw Word-document opent, heb je keuze uit verschillende sjablonen. Die zijn een prima startpunt voor professionele communicatie, zoals cv’s, brieven en brochures. En je bespaart er tijd door, omdat de opmaak al voorzien is.

• Thema’s: via ‘Ontwerpen’ kan je een thema kiezen voor het volledige document. Ga voor een bestaand thema of pas de stijl zelf aan.

• Tabellen en grafieken: Microsoft Word maakt het je makkelijk om tabellen, grafieken en diagrammen vorm te geven.

• SmartArt en vormen: Word heeft ook een collectie SmartArt-graphics en vormen die je kan gebruiken om je document een leuke look-and-feel te geven.

Met bouwstenen (of snelonderdelen) sla je content op om later te gebruiken. Denk maar aan woordgroepen of tekstblokken die je vaak gebruikt, zoals een disclaimer of briefhoofd. Die bouwstenen voeg je makkelijk toe aan een nieuw document, en de opmaak wordt ineens overgenomen. Zo kan je sommige processen automatiseren.

De spelling- en grammaticacheck ken je waarschijnlijk al. Maar wist je dat Word ook je schrijfstijl kan controleren? Die optie voeg je in enkele klikken toe.

1. Ga naar ‘Extra’, selecteer ‘Spelling en grammatica’ en dan ‘Editor’.
   
2. Je ziet nu je Editor-score en voorstellen om je tekst te verbeteren.
   
3. Klik op de Editor-score en ga naar ‘Opties’.
   
4. Vink aan waarop Word moet controleren. Duid bij ‘Schrijfstijl’ zeker ‘Grammar & Refinements’ aan.
   

Dankzij dit hulpmiddel vermijd je slordigheden en zal je schrijfstijl verbeteren. Zo bereiken je documenten beter hun doel.

Dankzij deze tips voor Word heb je een mooie basis om professionele documenten op te maken. Heb je nog vragen over Microsoft 365 voor je onderneming? Of heb je een ander digitaal probleem? Telenet Business staat voor je klaar.