Vlot online samenwerken via Microsoft Teams en andere tools

Bij online samenwerken zitten collega’s niet noodzakelijk fysiek bij elkaar: ze werken van gelijk waar aan dezelfde projecten. Ze kunnen bijvoorbeeld in hetzelfde document typen, samen een presentatie maken of digitaal vergaderen. 

Online samenwerken kan zowel synchroon is asynchroon verlopen:

• Synchroon: collega’s werken op hetzelfde moment in dezelfde documenten, die in de cloud staan. Ze kunnen real-time aanpassingen zien en communiceren via de chat.

• Asynchroon: teamleden werken elk hun deel af, wanneer het hen past. Ze bezorgen dan de nodige documenten via mail of chat.

In dit artikel focussen we op synchroon samenwerken.

Het grootste voordeel van online samenwerken is de flexibiliteit: teamleden zijn overal ter wereld verbonden en hebben een nauw contact met klanten. Ze kunnen ook makkelijk input verzamelen, sneller bijsturen en zo efficiënter werken. Dankzij tussentijdse feedback verliest het team minder tijd: komen de opmerkingen pas op het afgewerkte document, dan is er vaak meer revisiewerk. 

Daarnaast zijn de documenten altijd online toegankelijk in de cloud. Dat is handig wanneer een collega ziek is of wanneer een computer crasht. Als de documenten lokaal zijn opgeslagen, gaat het harde werk misschien verloren! Ook het versiebeheer verloop efficiënter, omdat in de cloud automatisch back-ups worden gemaakt bij aanpassingen.

Je bespaart tot slot nog tijd doordat werknemers minder vaak naar kantoor moeten komen en het woon-werkverkeer daalt. Als ze niet in de file moeten staan of op de trein moeten wachten, ervaren medewerkers bovendien minder stress.

De klassieke oplossingen, zoals mails met bijlage, zijn niet meer geschikt voor de nieuwe manier van werken. “Mensen werken mobieler, verspreid en flexibel”, zegt Wim. “Maar omdat de structuur vaak ontbreekt, geraken berichten en gegevens versnipperd. Sommige zaken worden in mails bewaard, van documenten circuleren er al snel verschillende versies, ...”

Vanuit deze veranderende werkgewoonten is iedereen op zoek naar eenvoudigere manieren om samen te werken. “De tijd van aparte applicaties is al even voorbij. Veel organisaties kiezen voor één samenwerkingstool en vaak is dat dan Microsoft 365. Binnen dat pakket speelt Teams een belangrijke rol."

Microsoft Teams is een oplossing waarmee je makkelijk met collega’s en klanten kan communiceren en samenwerken. Vanuit deze tool kan je mailen, chatten, documenten delen en bewerken, en online vergaderen. Microsoft Teams telde in januari 2023 meer dan 280 miljoen gebruikers. In 2020 was dat nog 20 miljoen. Daaraan merk je meteen de toenemende populariteit van de tool. 

“Teams is een uitstekende oplossing voor Unified Communications & Collaboration (UC&C). Alle communicatiekanalen van Microsoft 365 (zoals SharePoint en Outlook) zitten in één gebruiksvriendelijke interface. Dat is goed om efficiënt te werken”, vertelt Bart Lecomte, Director B2B Portfolio Strategy bij Telenet Business. “En je kan Microsoft 365 trouwens vlot integreren in bestaande structuren en software.”  

Gebruik je al Microsoft Teams? Via onze checklist ontdek je snel of jouw bedrijf alle mogelijkheden benut.

Natuurlijk zijn er nog samenwerkingstools, dus zoek zeker uit welke het meest efficiënt zijn voor jou.

• Slack: dit is een kanaal om te chatten, online te vergaderen en bestanden te delen.

• Google Workspace: dit platform bevat zakelijke apps, zoals Google Drive en Google Meet.

• Trello, Monday en Basecamp: deze tools helpen je om projecten te beheren. 

• Figma: via deze samenwerkingstool kan je digitale designs en prototypes maken.

• Miro: dit is een visueel platform om te brainstormen en te plannen.

Wil je Teams-bestanden online delen en bewerken – ook buiten je organisatie? Dat is eenvoudig en veilig dankzij de integratie van SharePoint. Teams maakt dan verbinding met Word, Excel, PowerPoint en andere bestandstypes. 

Er zijn meerdere manieren om documenten te delen en bewerken:

• Koppeling delen: je werkt in de cloud en deelt nadien de koppeling van het bestand in de chat, in een kanaal of in een vergadering.

• Rechtstreeks uploaden: sleep je document naar de Teams-chat en verstuur het zo naar collega’s of klanten. Zo upload je het ook ineens naar de cloud.

Online samenwerken in Microsoft Teams kan de efficiëntie verhogen, maar er zijn wel een paar valkuilen aan verbonden. Daarom delen we enkele belangrijke tips.

• Maak duidelijke afspraken: zorg ervoor dat alle teamleden en klanten de workflow kennen. Wie doet wat? Via welk kanaal communiceren jullie? Wie geeft wanneer een update? Zo voorkom je misverstanden en dubbel werk.

• Werk met één systeem: als je meerdere platformen inzet, kan er verwarring ontstaan. Ga voor consistentie met één systeem.

• Zorg voor een goeie online onboarding: geef nieuwe teamleden een duidelijke uitleg over jullie manier van werken en genoeg tijd om het proces te leren kennen. 

• Beperk online vergaderingen: meetings zijn vermoeiend, en al zeker als je ze via een scherm moet volgen. Plan vergaderingen alleen in als het echt nodig is en verspreid ze zoveel mogelijk over de werkweek. Hou de meetings ook kort en bondig. 

• Respecteer de kantooruren: dat teamleden op afstand verbonden zijn, wil niet zeggen dat ze de hele dag beschikbaar (moeten) zijn. Contacteer hen enkel tijdens de kantooruren, tenzij jullie daar andere afspraken over gemaakt hebben. 

Wil je hier graag meer over weten? Download ons e-book met tips om het maximum uit Microsoft Teams te halen.

Bij Telenet Business helpen we je graag om een aangename digitale werkplek te creëren en je medewerkers vlot te laten samenwerken in Teams of een ander platform. “Geen enkele organisatie vertrekt van een wit blad. Je hebt je vertrouwde platform en je eigen manier van werken – en dat is prima”, vertelt Bart. “Bij Telenet Business houden we hiermee rekening als we nieuwe software en samenwerkingstools integreren. We maken de overgang op het tempo van jouw organisatie. We kijken hoe we de bestaande processen kunnen bewaren. Zo werken we voor elk bedrijf een oplossing op maat uit.”

Telefonie is nog altijd een van de belangrijkste communicatiekanalen voor bedrijven, dus het mag zeker niet ontbreken in je samenwerkingstool. Wij helpen je om extern bellen via Teams mogelijk te maken. “Telenet Business heeft een oplossing om voice communicatie te integreren”, zegt Wim. “Wij zijn operator én integrator, dus kunnen we de vaste en mobiele telefonieoplossingen in Teams implementeren, zoals een PBX telefooncentrale. Dit vraagt geen extra investeringen: je kan de bestaande telefoonnummers gewoon behouden.” 

Dankzij deze integratie is telefonie altijd gegarandeerd. Ook als de cloud van Microsoft wegvalt of als je wil switchen naar een nieuwe oplossing. Telenet Business zorgt ervoor dat je op elk moment kan bellen en gebeld worden. 

Door de bestaande telefonieoplossing te behouden, kunnen je werknemers via hun vertrouwde toestel communiceren. Maar het blijft niet beperkt tot een vaste telefoon. Je kan perfect een online overleg inplannen met mensen op kantoor en extern. Zij bellen dan via hun laptop, smartphone of vaste toestel.

Om de integratie van jouw ideale tool voor iedereen vlot te laten verlopen, zet Telenet Business sterk in op change management. “We begeleiden jou en je teamleden naar de nieuwe manier van werken”, zegt Bart. “Omdat we onze UC&C-oplossing in stapjes kunnen koppelen aan bestaande communicatietools en -processen, kunnen we starten met het departement dat er het meest klaar voor is. We gaan dan testen en optimaliseren … om de software op maat van de organisatie uit te rollen.”

Hoe wordt jouw bedrijf futureproof? We denken graag mee na over digitale tools voor jouw zaak.