Webmail

CRM-systeem: de geheime kracht achter efficiënt klantbeheer

07 februari 2024 - 6 min

Noteer jij nog bestellingen op papier? Mail je continu met klanten en leveranciers? Hou je projecten bij in Excel? Dat kan allemaal een pak efficiënter. Met een CRM-systeem til je jouw klantbeheer (en eigenlijk je hele onderneming) naar een hoger niveau. In deze blog duiken we in de wereld van CRM en tonen we hoe het jou vooruit kan helpen.

 

Wat is CRM?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Het is een strategische aanpak en technologische oplossing om je relaties met (potentiële) klanten beter te beheren. Met CRM kan je alle gegevens op één centrale plek bewaren, om ze eenvoudig te analyseren.

Voor welke sectoren?

Eigenlijk heeft elke sector baat bij een CRM-pakket om de processen te optimaliseren. De zorg, retail, e-commerce, horeca, de bouwsector, telecommunicatie, … Zodra er interactie is met klanten, is CRM interessant – voor grote en kleine bedrijven.

De werking van een CRM-systeem

De nieuwste oplossingen werken in de cloud. Zo kunnen jij en je medewerkers altijd en overal de laatste informatie raadplegen – zowel op computer, tablet als smartphone. De software slaat alle communicatie en contactmomenten op, en biedt ruimte voor opmerkingen, follow-ups en to do’s. Je hebt dus op elk moment al jouw gegevens over je klant en ziet de geschiedenis van jullie samenwerking.

 

Daarnaast kan de CRM-software bepaalde processen automatiseren. Het systeem neemt bijvoorbeeld repetitieve (administratieve) taken over en stuurt betaalherinneringen. Sommige CRM-pakketten doen ook analyses, om je werk te optimaliseren.

Wanneer heb je CRM nodig?

Stel je Luc voor, een kleine aannemer die elk jaar enkele huizen bouwt. Luc is verantwoordelijk voor verschillende taken: administratie, facturatie, communicatie en projectplanning. Vroeger kon hij alles beheren met eenvoudige Excel-tabellen, zijn mailbox en een telefoonlijst. 

 

Zodra de bouwprojecten complexer werden (en de planning voller), zag Luc al snel dat die aanpak niet weer werkte. Hij had amper tijd om mails te beantwoorden, vergat facturen te versturen en plaatste foute bestellingen. Zo verloor hij tijd én klanten. 

 

Voor zo’n situaties is CRM van onschatbare waarde: ondernemers zoals Luc kunnen efficiënter werken, klantenrelaties beter beheren en bedrijfsprocessen optimaliseren. En natuurlijk hebben ook grotere bedrijven daar baat bij!

De functies van CRM

CRM kan eigenlijk te veel om op te noemen … Daarom beperken we ons hier tot de belangrijkste opties, om je alvast een idee te geven.

1. Klantgegevens en communicatie beheren

In een CRM-systeem kan je klantinformatie centraal opslaan en beheren. Denk maar aan contactgegevens, aankoopgeschiedenis, communicatievoorkeuren en demografische gegevens. In de database hou je ook makkelijk alle interacties met klanten bij, zoals telefoongesprekken, e-mails, vergaderingen en notities. Dankzij deze CRM-functionaliteiten krijg je een volledig overzicht van de klantenrelatie en leads, omdat je van al je contacten een dossier kan opmaken.

2. Analyse en rapportage

CRM-software genereert rapporten en dashboards, om trends te identificeren, prestaties te meten en prognoses te maken. Zo kan je doordachte en objectieve beslissingen nemen op basis van data.

3. Sales beheren

Het systeem volgt verkoopkansen op, genereert offertes en geeft met prognoserapporten een dieper inzicht in je sales. CRM helpt je zo om klanten te vinden en tevreden te houden. Door het geheel aan gegevens in één database te plaatsen, hebben alle medewerkers toegang tot relevante informatie en kunnen ze leads makkelijker beheren.

4. Marketingautomatisering

Met je CRM-oplossing kan je marketingcampagnes creëren en beheren. Je krijgt een beter beeld van je doelgroep, waardoor je iedereen de juiste content toont. Dankzij de rapportages stuur je snel bij om meer uit je campagnes te halen.

5. Externe tools integreren

Je boekt het meeste winst als je je CRM-pakket aanvult met modules op maat van je bedrijf. We raden je aan om het te linken aan programma’s en tools die je vandaag al gebruikt, voor bijvoorbeeld:

 

  • interne en externe communicatie (mailbox),

  • e-mailmarketing,

  • e-commerce,

  • informatie over aankopen en lopende projecten,

  • agendabeheer,

  • facturatie,

  • boekhouding,

  • timesheets,

  • klantenservice en klachtenbeheer.

6. Workflow optimaliseren

CRM bevordert niet alleen je klantenrelaties, maar ook de interne samenwerking. Het wordt bijvoorbeeld makkelijker om bestanden te delen, en collega’s kunnen snel vragen stellen en beantwoorden via chat. Omdat je ook je e-mails kan synchroniseren, is alle informatie toegankelijk op elk apparaat. 

 

Daarnaast maak je vanuit een project makkelijker facturen en bestelbonnen aan. Automatische herinneringen helpen je klanten op tijd betalen.

Voordelen CRM-systeem

De meeste voordelen van een CRM-systeem zijn intussen duidelijk, maar we vatten graag de belangrijkste nog eens samen.

 

  • Betere klantenservice: je leert je klanten beter kennen, waardoor je hen een gepersonaliseerde service kan bieden. Je bewaart altijd het overzicht, waardoor je sneller ziet wat er speelt en waar je eventueel moet bijsturen. Dat leidt tot minder frustraties en een optimale ervaring.

     

  • Datagedreven aanpak: dankzij de rapportages kan je slimmere beslissingen nemen op basis van objectieve data. Dat helpt je business sowieso vooruit.

     

  • Duidelijke toekomstvisie: het CRM-pakket geeft heldere inzichten om te anticiperen op de behoeften van je klanten. 

     

  • Doelgerichte marketing: omdat je je doelgroep goed kent, weet je waarop je moet focussen in marketingcampagnes. Dat levert een hogere ROI op.

     

  • Meer efficiëntie: de interne samenwerking en communicatie verloopt vlotter, je kan repetitieve processen automatiseren, je maakt minder fouten, … 

     

  • Gecentraliseerde database: met CRM is informatie overal toegankelijk. De kennis blijft dus niet bij één collega zitten.

     

  • Hogere omzet: de verkoop gaat niet alleen vlotter, je ziet ook sneller kansen voor upselling (meer of duurdere producten) en cross-selling (extra items of diensten). 

     

  • Tijdswinst: ondernemingen die met een CRM-software werken, krijgen meer (mentale) ruimte voor hun hoofdactiviteiten. Ook de uren die ze aan administratie besteden, krimpen.

Welk CRM-systeem kiezen?

Wie niet technologisch is aangelegd, kiest voor software die intuïtief te bedienen is. Het kan zo eenvoudig als de applicaties die je vandaag gebruikt. Wij geven enkele voorbeelden van handige CRM-systemen.

 

  • Het Belgische Teamleader is een heel eenvoudige tool. 

  • ZOHO CRM, Insightly en het Nederlandse Silvasoft zijn prima CRM-systemen voor kleine bedrijven en zelfstandigen.

  • Bij Salesforce vind je CRM-pakketten met krachtige functies en veel integratiemogelijkheden voor grotere ondernemingen.

  • HubSpot biedt een handige CRM voor sales en marketing.

  • Pipedrive is de ideale software als je wil inzetten op sales automation.

  • Nimble is een online oplossing die uitpakt met een sterke integratie met sociale media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. 

Kosten CRM-systeem

Benieuwd welke kosten verbonden zijn aan een CRM-systeem? Je betaalt voor de licentie (vaak een maandelijks abonnement), voor de implementatie en voor onderhoud en support. Als er training nodig is voor jou of je medewerkers, komt daar een extra kost bij.

 

Hoe meer CRM-functionaliteiten je nodig hebt, hoe duurder de oplossing. De maandelijkse kost ligt meestal tussen 15 en 100 euro per gebruiker. Kleine bedrijven betalen voor de implementatie al snel 8.000 euro, grotere ondernemingen moeten rekenen op 25.000 à 50.000 euro.

Telenet Business helpt je op weg

Wil je ontdekken wat CRM betekent voor jouw zaak? Hulp nodig bij de zoektocht naar het beste CRM-systeem? Maak een gratis afspraak met een expert van Telenet Business. Die helpt je graag verder.

Nog meer inspiratie

Artikel

CRM-systeem: de geheime kracht achter efficiënt klantbeheer
Een CRM-systeem is een strategische oplossing om je relaties met (potentiële) klanten beter te beheren. Je kan alle relevante info op één centrale plek bewaren.

Artikel

Cloud voor bedrijven: waarom is het zo aantrekkelijk?
De cloud is al lang geen modetrend meer, maar tilt de werking van jouw bedrijf naar een hoger niveau. Wat is het precies, en wat zijn de voordelen?

Artikel

Vlot online samenwerken via Microsoft Teams en andere tools
Dankzij handige tools zoals Microsoft Teams kunnen collega’s vlot online samenwerken. Ook overleg met klanten verloopt eenvoudig digitaal. Lees onze inzichten.

Artikel

Tips Microsoft Word: 10 functies om efficiënter te werken
Wat kan je allemaal doen met Microsoft Word? Het witte blad is maar het topje van de ijsberg. Ontdek 10 tips voor Word: van automatisering tot een mooie opmaak.

Artikel

Waarom cloudopslag de way to go is
Staan jouw bedrijfsgegevens nog op een server? Voelt dat veilig? Ja? Think again! Het bewaren van data op eigen servers is namelijk niet zo veilig als je denkt. De overstap naar een virtuele server, zoals de cloud, is verstandig om verschillende redenen.

Artikel

5 tips bij de keuze van een CRM-oplossing
Een CRM-oplossing (Customer Relationship Management) kiezen als zelfstandige of KMO: da’s niet altijd makkelijk! We helpen je graag op weg met 5 nuttige tips!

Artikel

Deze apps houden je project binnen budget
Checken of het geplande budget en je werkuren overeenstemmen? Ontdek 6 tijdsregistratie-apps die inzicht geven in je tijdsbesteding.

Artikel

5 niet meer zo geheime Excel-tips | Telenet Business
Excel. Je kan er zo veel mooie dingen mee doen. Maar velen van ons kennen slechts een fractie van de kracht van dit rekenblad. Wij geven tips voor efficiënt werken met Excel!

Artikel

5 valkuilen van online factureren
Facturen. Stuur jij die nog op papier of doe je dat ondertussen al digitaal? Online factureren biedt tal van voordelen. Het is gemakkelijker én goedkoper. Maar wat zijn de meest voorkomende problemen? En hoe voorkom je ze?

Artikel

Van een volle naar een lege mailbox
Puilt je mailbox uit en wil je eens massaal wat mails verwijderen? Wij vertellen je hoe je dat het best aanpakt: in Outlook, Gmail, met Mailstrom ...

Artikel

De kracht van Office 365 met de service van Telenet
Ondernemers willen, waar dan ook, efficiënt kunnen werken. En precies daarom gingen we een partnership aan met Microsoft.

Artikel

6 tips voor de ideale digitale detox-vakantie
Steeds meer ondernemers kiezen voor een digitale detox tijdens hun vakantie. Even alles uitzetten om er daarna met nieuwe energie weer in te vliegen. Waarom en hoe je dat best doet, leggen wij je graag uit.

Artikel

Kies voor digitaal factureren
Facturen per post? Dat is niet meer van deze tijd... Steeds meer zelfstandigen krijgen en ontvangen liever digitale facturen. En terecht, want online factureren biedt heel wat voordelen.

Artikel

Tijd voor orde in je apps
Apps. Heb jij er ook veel meer dan je daadwerkelijk gebruikt? En staan ze een beetje georganiseerd of verdrink je er af en toe in?

Artikel

Telenet breidt marketingaanbod uit met Willow
Samen kan je meer dan alleen. Als je het goed doet tenminste. Dat geldt ook voor Telenet Business die blijft inzetten op duurzame relaties met mensen, bedrijven en organisaties.

Artikel

Hoe al je materiaal organiseren en inventariseren?
Je hebt zoveel technologie en werkmateriaal in je zaak. Hoe behoud je het overzicht? Hoe hou je bij wanneer de garantieperiode verloopt?

Artikel

Blijft uw project binnen budget?
Deze 5 slimme apps verzamelen automatisch data, bijvoorbeeld van al uw programma’s op al uw toestellen of van uw telefoontjes met klanten.

Artikel

7 slimme tips om efficiënter te werken én ondernemen
Als ondernemer wil je slim, snel en efficiënt werken om tijd én kosten te besparen. Tips nodig? Ontdek welke digitale tools digitale expert Stein niet meer kan missen.

Artikel

CRM-software: spek voor uw bek of niet?
Bij CRM draait alles, zoals de naam al laat vermoeden, rond het beheren van uw klantenrelaties. Zo levert CRM een schat aan informatie op...

Artikel

Doccle: Maak je administratie eenvoudiger
Met Doccle beheer je je documenten op één plek. En je deelt ze automatisch met je boekhouder. Zo wordt je administratie een stuk eenvoudiger!

Artikel

Hoe bel je extern via Microsoft Teams?
Wist je dat je met een uitbreiding van Microsoft Teams gewoon kan bellen met mensen buiten je organisatie? Naar een smartphone of een vaste lijn. Ontdek snel hoe!

Artikel

De nieuwe outlook op al uw toestellen
Microsoft bracht onlangs een versie uit van de Outlook mail- en agendasoftware voor iPhone en iPad, en Android smartphone en tablet...

Artikel

Efficiënter werken? Download de gratis checklist
Tijd winnen en productiever zijn als ondernemer? Download de gratis checklist van Telenet Business met handige tools en praktische tips & tricks.
Gratis Checklist: 7 tijdbesparende tips
Als ondernemer wil jij je vooral focussen op wat er écht toe doet: je klanten helpen. Helaas komt daar meer bij kijken dan je waarschijnlijk gehoopt had. Daarom helpen we jou met 7 tips om slimmer te werken (in plaats van harder). Laat jouw gegevens achter en download deze checklist gratis.