Stel: je wil als bedrijf nieuwe klanten aan de haak slaan op een digitale manier. Dan helpt Stein Gullentops van Fish.Digital je bij het vissen in de digitale vijver. Als consultant adviseert hij vanuit zijn pipowagen ondernemingen over de juiste digitale strategie. Maar ook in zijn eigen zaak streeft hij naar digitalisering en efficiëntie. Kortom: dé persoon aan wie we wat tijdbesparende tips willen vragen!
7 tips om tijd te besparen
1. Registreer gewerkte uren met een app
“Via Clockify vink ik aan en af wanneer ik werk voor een klant, en op het einde van de maand berekent de app automatisch de gewerkte uren. Per klant krijg ik een overzichtelijk rapport. Dat levert mij tijdswinst op, want ik hoef zelf geen uren te tellen. Bovendien kan ik mijn klanten een link bezorgen, waarmee ze de gepresteerde uren voor hun project kunnen zien. Dat oogt professioneler en betrouwbaarder dan een Excel-bestand.”
2. Automatiseer je uitgaande facturen
Bespaar tijd en verlicht je administratieve taken met een slim factuursoftware-programma. “Enkele klanten krijgen jaarlijks een factuur van mij. In plaats van mezelf daar steeds opnieuw aan te herinneren met kattenbelletjes, schakel ik CoManage in. Die tool stuurt automatisch een nieuwe factuur uit, en indien nodig ook een reminder. Dat levert mij tijdswinst én gemoedsrust op.”
3. Werk overal productief
Thuis in zijn pipowagen of op verplaatsing bij klanten? Stein werkt overal even vlot: “Met Microsoft OneDrive kan ik aan mijn documenten waar ik ook ben, via mijn laptop, tablet en smartphone. In het pakket van Microsoft 365 zit ook Teams, waarmee ik dagelijks online vergader en chat. Verder maak ik gebruik van de typische Office-applicaties als Outlook, Word, Excel en Access.”
4. Vermijd de schoendoos
“Via Doccle ontvang ik facturen van verschillende bedrijven, bijvoorbeeld van Telenet. Dat is een grote digitale doos waarin alles samenkomt. Maandelijks haal ik die facturen uit Doccle en laad ik ze op in mijn boekhoudprogramma in de cloud: Yuki. Ik upload al mijn facturen en bonnetjes via dat platform. Zo kan mijn boekhouder eraan en hoef ik geen schoendoos met paperassen bij te houden.”
5. Gebruik een CRM-systeem
“Tijdens periodes dat ik minder grote klanten heb, doe ik aan inbound marketing: ik stuur automatisch mailtjes uit om nieuwe leads uit te nodigen voor een introductiegesprek. CRM-tools als HubSpot, Zendesk en Pipedrive maken dat makkelijker! Want zo’n CRM-tool ‘herkent’ interessante leads en start automatisch een bepaalde mail-flow, toegespitst op het type lead. Een klein bedrijfje ontvangt dus een andere e-mail dan een multinational. Geen eenheidsworst.”
6. Maak afspraken met Microsoft Bookings
“Als ik e-mails verstuur om nieuwe leads uit te nodigen voor een introductiegesprek, gebruik ik het afsprakensysteem van Microsoft Bookings. Mijn e-mail bevat een link naar een kalender die ik koppel aan mijn Outlook-agenda. Potentiële klanten kunnen dan zelf een tijdsslot van 30 minuten boeken. Ik hoef dus niet handmatig te telefoneren om afspraken te maken. Dat bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een professionele uitstraling.”
7. Bespaar papier
“Vroeger schreef ik al mijn notities in een schriftje. Tegenwoordig gebruik ik daarvoor een digitale variant. Met een soort pen noteer ik alles op mijn reMarkable tablet en verstuur ik notities als Word-document naar mijn e-mailadres. Nooit meer zoeken tussen rondslingerende papieren op mijn bureau!”
Nog meer handige tools leren kennen?
Onmisbaar: straf internet & de juiste hulpmiddelen
Om efficiënt te kunnen werken zijn deze elementen een must voor Fish.Digital:
- Een krachtige en stabiele internetverbinding: “De helft van mijn dag bestaat uit videocalls via Microsoft Teams en Zoom. Vroeger viel mijn internetverbinding regelmatig uit. Heel vervelend als je midden in een gesprek met klanten zit. Intussen heb ik KLIK van Telenet Business en sindsdien loopt alles gesmeerd. Ik heb nu een sterke connectie in de pipowagen, maar ook in alle hoekjes van de tuin. Handig, want zo kan ik tijdens vergaderingen een luchtje scheppen en de benen strekken.”
- Meerdere mobiele telefonie-abonnementen: “Ik gebruik een gsm en een tablet. Gelukkig zitten in mijn KLIK meerdere simkaarten.”
- Persoonlijke service: “Ik vind het een geruststellende gedachte dat ik altijd iemand van Telenet Business kan bellen als er toch eens iets misloopt. En dat technische problemen dezelfde dag nog verholpen worden.
