Webmail

5 valkuilen van online factureren en hoe je ze voorkomt 

20 juni 2023 - 7 min

Facturen. Stuur jij die nog op papier of doe je dat ondertussen al digitaal? Online factureren biedt tal van voordelen. Het is gemakkelijker én goedkoper. Maar wat zijn de meest voorkomende problemen? En hoe voorkom je ze? 

 

1. De klant verwacht geen elektronische factuur 

Vraag je klant eerst of deze het goed vindt om de factuur voortaan digitaal te ontvangen. Wil deze toch liever eentje van papier? Dan zijn er facturatiesystemen die eenvoudig papieren facturen uitsturen. Zelfs zonder postzegels. 

2. Je hebt geen facturatiesoftware 

Een dure facturatiesoftware is niet nodig. Kies er eentje uit het uitgebreide aanbod online facturatieprogramma’s. Zo verminder je de kans op fouten, maak je sneller facturen en volg je ze gemakkelijk, vaak automatisch, op. De meeste kleine ondernemers kiezen voor een facturatiesoftware die pdf-facturen opmaakt en verzendt via mail of het eigen systeem. Via Google vind je veel programma’s, waaronder Teamleader, Harvest, Billings, De Factuur, Exact, Axito,… 

3. Je hebt niet de juiste adresgegevens

Door foute gegevens komt de factuur niet terecht en blijft de betaling uit. Vraag alle nodige gegevens en zorg dat je in het bezit bent van het correcte mailadres van de persoon verantwoordelijk voor het betalen van de facturen. 

4. Facturen verdwalen in een mailbox 

In een volle inbox, kijken we al eens over een factuur. Of dit wordt toch als argument gebruikt om niet of later te betalen. Vraag daarom altijd om een ontvangstbevestiging.

5. Je boekhouder werkt enkel met papier

Sommige boekhouders zweren bij de kaft die je elk kwartaal binnenbrengt. Hiervoor moet je zowel je de elektronisch verzonden als inkomende facturen afdrukken. Bespreek met je boekhouder of dit efficiënter kan. Je kan voorstellen om te werken via Dropbox of een boekhoudpakket waarin je de digitale facturen kan opladen.

Nog meer tijd besparen? 

Download dan onze gratis checklist met 7 tijdbesparende tips!