Sinds 2020 vindt er een plotse stijging plaats van het aantal medewerkers die geregeld van thuis uit werken. Dat de coronacrisis en technologische ontwikkelingen een grote rol speelden bij die evolutie is oud nieuws. Wel worstelen veel bedrijven nog steeds met de vraag hoe je dat hybride werken slim organiseert. Hoe laat je medewerkers optimaal communiceren met elkaar én met klanten? Karl Joosten en Bart Vandenberghe delen hun inzichten.
Thuis en op kantoor efficiënt combineren
Hybride werken brengt tal van voordelen met zich mee. Een van de grootste is de betere balans tussen werk en privé. Toch blijft er één belangrijke vraag door de hoofden van zaakvoerders in heel Europa spoken: hoe zorg je ervoor dat de combinatie van thuis en op kantoor werken efficiënt verloopt?
Volgens Telenet Business-experts Karl Joosten, Senior Product Manager, en Bart Vandenberghe, Solution Manager UC&C, zit het antwoord in een eenvoudige denkoefening. Die bestaat uit drie vragen:
1. Hoe bereikbaar is jouw bedrijf?
Wil je klanten aantrekken, dan moeten ze je kunnen vinden. Om die klanten dan tevreden te houden, moet je ook vlot bereikbaar zijn. Dat is iets van alle tijden. Maar waar we vroeger allemaal op kantoor zaten en een vraag van de klant al snel bij de juiste persoon terechtkwam, zijn medewerkers tegenwoordig niet altijd zo makkelijk te lokaliseren. Of ze nu op de baan zijn of van thuis uit werken, je team moet bereikbaar zijn.
Ook intern vlot communiceren is niet meer zo vanzelfsprekend sinds medewerkers minder op kantoor werken. Het is vaak niet meer zo eenvoudig als twee bureaus verder stappen om iets te overleggen met je collega. Als je succesvol hybride wilt werken, is het dus belangrijk om je in de eerste plaats af te vragen hoe bereikbaar jouw bedrijf en medewerkers zijn, zowel voor internen als externen.
Is er een algemeen nummer dat klanten kunnen bellen? Wordt de juiste medewerker automatisch doorgeschakeld wanneer dat nodig is? Hoe vaak worden e-mails bekeken? Wat met de mogelijkheid tot online meeten? Door die zaken in kaart te brengen, weet je wat je startpunt is om je bereikbaarheid te verhogen.
Of medewerkers nu op de baan zijn of van thuis uit werken, je team moet bereikbaar zijn. Een vraag van een klant moet snel bij de juiste medewerker terechtkomen.”
Bart Vandenberghe
Solution Manager UC&C bij Telenet Business
2. Hoe organiseer je die bereikbaarheid
Uit een onderzoek van McKinsey Digital blijkt dat klanten nog steeds de telefoon verkiezen om bedrijven te contacteren. E-mail staat voorlopig op de tweede plek, maar zal in de nabije toekomst vermoedelijk de eerste plaats veroveren. Om vanaf het begin je bedrijf goed bereikbaar te maken, is het belangrijk om dus op die twee zaken te focussen.
- Telefonische bereikbaarheid
Eén vast nummer hebben waarop klanten je bedrijf kunnen bereiken is onmisbaar. Dankzij keuzemenu’s, wachtrijen, doorschakelen, verlofberichten en meer, stelt een vaste lijn je in staat oproepen op een professionele manier te triëren en te beheren.
Wist je dat het ondertussen zelfs mogelijk is om je vaste lijn te laten doorschakelen naar je gsm? Zo heb je de professionaliteit van een vaste lijn én ben je overal beschikbaar. Lees meer over de verschillende voordelen.
- Mobiele abonnementen op maat
Hoe kunnen klanten medewerkers bereiken die niet op kantoor werken? Voorzie voor al je medewerkers mobiele abonnementen die afgestemd zijn op hun verbruik. Zo zijn ze altijd vlot mobiel bereikbaar, kunnen ze op elke plek online meeten en kunnen ze bijvoorbeeld vlot documenten down- en uploaden. Ontdek hoe je het ideale mobiele plan samenstelt.
bron: McKinsey TECE survey, February 2019, n=3,610; Prioritizing digital customer experience in the service industry | McKinsey - Exhibit3
3. Hoe speel je in op hoge verwachtingen van medewerkers en klanten?
Wanneer medewerkers onderweg zijn of van thuis werken, nemen ze hun bureau niet mee. De juiste digitale tools stellen hen echter in staat om vlot samen te werken, ongestoord taken uit te voeren en efficiënt te communiceren met klanten. Ontdek hier onze handige digitale tools om efficiënt aan de slag te gaan. Door die tools daarnaast te organiseren in één digitale werkplek op maat van jouw bedrijf, haal je meer resultaat uit hybride werken.
Schrijf je in voor meer inspiratie*
Ontdek interviews, podcasts en andere content
Word uitgenodigd voor webinars, beurzen en netwerk-events
Download e-books en whitepapers
* We sturen je via e-mail op regelmatige basis onze content. Je ontvangt geen commerciële berichten of voorstellen. Uiteraard kan je op elk moment uitschrijven, of je voorkeuren aanpassen via de link onderaan elke e-mail. Door je in te schrijven aanvaard je het privacybeleid van Telenet.
