Voetbalclub KAA Gent wenst en krijgt topservice

Sinds de opening van de indrukwekkende Ghelamco Arena in 2013 speelt voetbalclub KAA Gent een paar niveaus hoger. Het verloor nooit meer een wedstrijd in eigen huis. In 2015 werden de Buffalo’s voor het eerst Belgisch landskampioen en won de club haar eerste Belgische Supercup. De budgetten, organisatie en professionaliteit groeiden mee met het succes.

Ook qua telecom wilde KAA Gent in de hoogste divisie spelen. “Er moesten twee issues opgelost worden”, herinnert Christophe Dely, manager IT en technieken bij KAA Gent zich. “De hosting van onze website kon beter en we kampten met mailproblemen. Mailboxen connecteerden niet altijd, vergrendelden vaak zonder reden en de integratie van Exchange Server 2010 met onze domaincontroller lukte niet goed. Door een niet-gebruiksvriendelijke interface was die niet goed te beheren.”

De blauwwitte club klopte met haar zorgen aan bij Telenet Business. Het verplaatsen van de fysieke servers naar de cloud en een volledige migratie naar Office 365 werden de oplossingen. Na een kleine maand overleggen, werd de overeenkomst getekend. Het betekende het vervolg van een uitstekende samenwerking.

“Wanneer we zo’n vraag krijgen, onderzoeken we de noden, stellen we oplossingen voor, bespreken de timing en kijken naar specifieke verwachtingen en evoluties”, zegt Piet van Cauwenberghe, manager cloud services and support bij Telenet Business.

“Door de grondige voorbereiding en de degelijke technische kennis van de Telenet Business-mensen lukte de migratie op minder dan één dag, quasi zonder impact op onze werking”, zegt Dely. “Vooraf had ik onze mensen gezegd dat er hinder mogelijk was, maar die bleef uit. Dit had ik niet voor mogelijk gehouden.”

Zelf werkt de IT-manager gevoelig vlotter met de nieuwe software. “Ik heb een uitgebreide uitleg gekregen en de gebruikersinterface is uiterst gebruiksvriendelijk”, zegt hij. “Ik kan zelf aanpassingen doen, bijvoorbeeld aan functietitels en wachtwoorden. Deze worden automatisch in Office 365 doorgevoerd waardoor alle gegevens steeds up-to-date zijn.” “Hetzelfde qua security. Samen met Telenet Business hebben we de basisinstellingen ingesteld. Sindsdien kan ik zelf verder. De beveiliging is zo straf dat er geen phishing mails meer zichtbaar in onze mailboxen terechtkomen.”

Mocht Dely toch hulp nodig hebben? Dan is die met slechts één telefoontje of mail binnen handbereik. “Bovendien kan ik steeds terecht bij de twee mensen die dit project hebben opgezet. Ze kennen onze organisatie en onze uitdagingen. Hierdoor kunnen ze sneller ingrijpen bij problemen, zoals ze eerder deden toen ik signaleerde dat onze bevestigingsmails na aankoop van een abonnement niet aankwamen bij fans met Hotmail- en Gmail-adres. Nog diezelfde dag vonden ze een oplossing. Twee dagen later was het probleem al van de baan. Dat is behoorlijk snel.”

Deze service en uitstekende telecomoplossingen zijn belangrijk voor een groeiende organisatie. Er staat dan ook veel op het spel. “Een goede mailservice en support erachter is cruciaal voor ons”, erkent Dely. “Ook onze supporters en spelers verwachten dat we hén steeds servicen, onder meer door altijd bereikbaar te zijn. We kunnen het ons niet veroorloven om uren onbereikbaar te zijn of dagen met mailproblemen te kampen.”

KAA Gent is uiterst tevreden van Telenet Business als partner voor de hosting van hun websites, de mailoplossing en integratie in Office 365 en de gratis Vree Wifi in het stadion, waardoor de Ghelamco Arena één van de beste connected stadions van Europa is. “Ze servicen ons fantastisch en ontzorgen ons volledig met hun uitstekende oplossingen en service”, zegt Christophe Dely, manager IT en technieken bij KAA Gent. “Ik heb rechtstreeks toegang tot wie me kan helpen met mail, integratie en cloud hosting. De opvolging is zeer accuraat. Het duurt nooit langer dan 4 uur voordat ik antwoord krijg.” 

“Wij houden inderdaad het verkeer op hun website in de gaten, monitoren alles en passen bij wanneer er meer verkeer verwacht wordt, bijvoorbeeld bij een trainerswissel of de start van de ticketverkoop voor het nieuwe seizoen”, vult Piet van Cauwenberghe, manager cloud services and support bij Telenet Business aan. “Bij vragen kunnen ze ten allen tijde terecht bij onze 24/24-service, al hebben ze er naar mijn weten nog maar één keer beroep op gedaan.”