EORTC stapt over naar Microsoft-Teams

Een wereld zonder kanker: dat is de droom van EORTC. Het klinische onderzoek dat de organisatie wereldwijd coördineert en uitvoert, focust op de verbetering van kankerbehandelingen. Dat doet ze vooral met gerandomiseerde fase 3-studies. Die leggen bloot of behandelingen zoals chemotherapie, radiotherapie en chirurgie de levensverwachting van de patiënten verlengen.

Een heuse uitdaging, die samenwerking. EORTC werkt intern volgens een matrixstructuur. Aan de ene kant beheren projectteams de studies. Aan de andere kant heb je transversale teams met statistici, artsen, IT-medewerkers ... En al die teams wisselen informatie uit, ontmoeten elkaar, delen gevoelige gegevens enz.

Extern werkt EORTC samen met 930 ziekenhuizen in 37 landen. “EORTC stelt protocollen op, verzamelt gegevens tijdens het onderzoek (medische beeldvorming, laboratoria, klinische diagnostiek) en evalueert behandelingen. Maar de artsen die de behandelingen uitvoeren, werken in verschillende ziekenhuizen”, vervolgt Pascal Ruyskart. Juist daarom is de communicatie met hun externe partners zo belangrijk. Vooral omdat de computernetwerken in ziekenhuizen sterk beschermd zijn. Terecht, natuurlijk. Gevolg? De tools moeten voldoen aan de eisen van de ziekenhuizen. Bovendien moeten alle artsen er gemakkelijk verbinding mee kunnen maken om informatie uit te wisselen met hun teams.

EORTC ging op zoek naar een samenwerkingsplatform dat én gebruiksvriendelijk én efficiënt én betrouwbaar was.

“We gaven de voorkeur aan één tool, geïntegreerd in onze bestaande omgeving. Het EORTC-management stimuleerde de migratie naar de cloud, als onderdeel van ons Disaster Recovery Plan. Dat garandeert de bedrijfscontinuïteit bij een onvoorziene kritieke situatie. We bestudeerden het project terwijl Microsoft volop de migratie naar Teams stimuleerde … mét Office 365-hosting.”

De IT-manager ziet Teams graag komen. Een van de grote voordelen? De integratie in de gebruikelijke Microsoft Office-omgeving. En ook de ziekenhuisnetwerken waarmee EORTC werkt, verwelkomen Teams met open armen. Een meevaller, want met het eerder gebruikte Skype for Business was dat niet zo.

De omschakeling verliep heel vlot. Alle medewerkers hebben Microsoft Teams snel aanvaard.

Teams intern alle slaagkansen geven? EORTC deed het met een programma voor kampioenen. Dat zijn technologiefanaten die geen deel uitmaken van de IT-afdeling, en hun collega’s hielpen. Er kwam ook een ludiek programma, met discussiegroepen over niet-zakelijke onderwerpen. Zo raakte iedereen vertrouwd met de nieuwe tool.

Slimme zet: de twee platformen – Skype for Business en Teams – bleven naast elkaar bestaan met een progressieve uitfasering van de eerste tool. Gevolg? De EORTC-medewerkers gebruikten Teams al op grote schaal nog vóór de lancering, bijvoorbeeld voor virtuele koffiebijeenkomsten of vergaderingen.

“Telenet Business kwam excellent van pas om de technische implementatie van Teams te ondersteunen. Hun uitdaging bij ons? De telefonie. Tot dan toe werden de telefoongesprekken via onze ISDN-lijnen doorgeschakeld naar Skype for Business. De technicus van Telenet Business stelde voor om alle telefonie in één weekend te migreren naar de Microsoft-cloud.”

Een big bang: vergelijk daar de migratie maar gerust mee. COVID-19 had ermee te maken. En ook het feit dat veel gebruikers de tool al met succes gebruikten. “Nieuwe lijnen creëren, sommige routers upgraden, 250 gebruikers configureren ... Het had inderdaad wat weg van een big bang. Gelukkig waren we al vanaf begin mei begonnen met de analyse en voorbereiding. Zo was de echte implementatie in één weekend achter de rug. Een netwerkingenieur van EORTC en een ingenieur van Telenet werkten elk op afstand – thuis. En op maandag 22 juni was het hele systeem operationeel.”

EORTC was ooit een van de eerste Telenet Business-klanten die migreerde naar Skype for Business. “Na wat ups en downs met het systeem hadden we het vertrouwen teruggewonnen. Ook over hun technicus waren we heel tevreden. Dat is wat ons motiveerde om Telenet in te zetten voor de migratie naar Teams. Iemand hebben die je organisatie, je behoeften kent en altijd bereid is om een oplossing te zoeken én te vinden: dat is van onschatbare waarde! Ook belangrijk: het project dat Telenet Business voorstelde, leek ons het vlotst en eenvoudigst. En dus ook het voordeligst.”

Uitdagingen

• interne matrixstructuur, waarvoor talrijke uitwisselingen op verschillende niveaus nodig zijn
• permanente samenwerking met artsen in 930 ziekenhuizen en 37 landen
• ziekenhuissector met sterk beveiligde computernetwerken
  

Oplossingen

• Microsoft Teams, een efficiënte samenwerkingstool
• doorschakeling van oproepen van ISDN-lijnen naar Teams
• migratie in één weekend met voorlopige behoud van het oude systeem in een eerste fase
• interne programma’s voor medewerkers
  

Voordelen

• snelle en betrouwbare uitwisselingen
• gegarandeerde voortzetting van de activiteit in alle omstandigheden
• acceptatie van de tool door de gebruikers
  

Wil je ook de meerwaarde ontdekken van Telenet Business voor jouw bedrijf? Klik hier.