4 uitdagingen voor mobile fleetmanagers

Veel ondernemingen voorzien voor hun werknemers een mobiel toestel. Vaak gaat het om een smartphone of tablet in combinatie met een simkaart en een mobiel abonnement. Op die manier zijn ze altijd bereikbaar – thuis, op kantoor en onderweg - en bovendien maakt het ook vaak deel uit van een verloningspakket, zeker in wat grotere bedrijven. Nu thuiswerk en op afstand werken goed ingeburgerd zijn, is het belang van connectiviteit alleen maar groter geworden.

Wie meer dan 5 werknemers een mobiel abonnement wil bieden, zal al snel de complexiteit van het beheer ervan ervaren. Want elke werknemer heeft een abonnement op maat nodig. Hoeveel nationale en internationale belminuten en sms’en zijn inbegrepen? En hoeveel mobiele data kan er verbruikt worden? Bovendien moeten de abonnementen in lijn liggen met wat er voor een specifieke functiegroep is afgesproken. Allemaal zaken waar de fleetmanager flexibel en snel op moet kunnen inspelen.

Het mag niet verbazen dat budgetbeheer op nummer één staat van grootste uitdagingen bij mobile fleetmanagers. Want niemand wordt graag geconfronteerd met een factuur op het einde van de maand die veel hoger uitvalt dan verwacht. Uiteraard is elke maand anders, en zijn schommelingen in het mobiele verbruik van medewerkers te verwachten. Al te grote uitschieters zien fleetmanagers echter niet graag gebeuren. Het is voor hen veel geruststellender werken als er bijvoorbeeld limieten op het verbruik kunnen worden ingesteld. Wat zeker ook gewaardeerd wordt, is de mogelijkheid om meldingen te krijgen als een bepaalde verbruikslimiet overschreden wordt.

Een medewerker die vraagt om die maand extra data te voorzien, bijvoorbeeld omdat hij voor langere tijd in het buitenland verblijft? Of iemand die keer op keer onvoldoende heeft aan de belminuten in zijn of haar mobiel plan? Voor fleetmanagers zijn tijdelijke of permanente aanpassingen in een mobiel plan regelmatig terugkerende taken waar dus ook een kostprijs aan hangt. Vaak voeren ze dit zelf door via een online portaal. En dat werkt zeer handig, zeker als het kan op individueel én op teamniveau.

De kwaliteit van een mobiel plan staat of valt niet alleen met de eigenschappen van het plan zelf (data, voice, sms, kostprijs). Het achterliggende netwerk moet natuurlijk ook over de nodige kwaliteiten beschikken. Medewerkers willen immers altijd en overal bereikbaar kunnen zijn. Daarvoor moet niet alleen de dekking over het Belgische grondgebied gegarandeerd zijn, ook de stabiliteit en snelheid spelen een grote rol in de gebruikerstevredenheid. 

Meer dan ooit vormt de smartphone het centrum van ons dagdagelijkse leven, en dit zowel privé als zakelijk. Geen wonder dat op één toestel persoonlijke aspecten zich soms laten mengen met zakelijke. De vraag is in hoeverre je als fleetmanager een policy hebt om beide gebruiken (en dus kosten) inzichtelijk te maken. Idealiter is er de mogelijkheid om een zogenaamde split-bill te voorzien, waarbij de factuur wordt opgesplitst naargelang het privé- en zakelijk gebruik. En uiteraard helpt een split-bill om meer controle te houden over het voorziene budget.