9 handige Microsoft 365-tools om je zaak efficiënt te runnen

Microsoft Teams is sinds de coronapandemie een vaste waarde in heel wat bedrijven, en terecht. Want deze tool combineert chatten, bellen, online vergaderen, aantekeningen en bijlagen. Zo werk je in real time samen, op afstand én on-site.  

Samenwerken op afstand ging nog nooit zo efficiënt, want met Teams maak je vlotter beslissingen als een team, zonder tijd te verspillen. Je vindt snel bestanden terug om er samen aan te werken. Nog een voordeel: Teams is naadloos geïntegreerd met al je Microsoft 365-apps.

Of je nu in een dokterspraktijk of een kapsalon werkt: klanten die je opbellen of e-mailen om een afspraak te maken, vergen tijd en energie. Wat als je hén aan het werk zou zetten?

 
Met Microsoft Bookings plannen klanten zelf hun afspraak. Door de integratie met je agenda (en eventueel die van je medewerkers) vermijd je dubbele boekingen en vinden klanten snel en makkelijk een beschikbaar tijdslot. Het systeem geeft je zaak een professionelere uitstraling en jij verliest minder tijd. Win-win! En wedden dat ook je klanten blij zijn met de flexibiliteit en het gebruiksgemak? 

Eindigt je e-mailadres op ‘gmail.com’ of ‘hotmail.com’? Hoog tijd om dat professioneler aan te pakken, via een e-mailadres met je eigen domeinnaam. Met Microsoft Outlook heb je een ruime mailbox (tot 50 GB) ter beschikking, die beschermd is tegen spam, virussen en malware. Zo stel je niet alleen je zaak veilig, maar ook je klanten.

Met deze gebruiksvriendelijke Microsoft-tool kan je bovendien eenvoudig al je contactgegevens van leveranciers, klanten en prospecten bijhouden en delen met je medewerkers. Met Outlook delen jij en je collega’s ook jullie agenda’s met elkaar. Handig als je een vergadering wil plannen, want in één oogopslag zie je wie wanneer beschikbaar is.

Is je mailbox één grote chaos waarvan je alleen maar stress krijgt? Door regels in te stellen in Microsoft Outlook breng je orde en structuur aan: je mails worden dan automatisch in de juiste mappen gesorteerd. Bovendien heeft Outlook een map ‘Overige’. Op basis van je gedrag stuurt het mails die je waarschijnlijk zal negeren naar die map. Tot slot kan je de stroom aan berichten nog verder beperken met de knop ‘Gesprek negeren’. Ideaal voor die reply-to-all-mails.

Wil je je bestellingen bij leveranciers en je voorraad eenvoudig kunnen bijhouden? Met Microsoft Dynamics doe je dat via gelijk welk toestel: je computer, tablet of smartphone. Zo heb je op elk moment een volledig overzicht van je stock. Superhandig: je krijgt een herinnering wanneer bepaalde producten bijna vervallen (heel praktisch bij voedingswaren!) of wanneer producten bijna op zijn. Bovendien boek je je voorraad heel eenvoudig af per dag, klant of project, zodat je in een handomdraai een overzicht kan maken van de gebruikte materialen om te factureren of opnieuw te bestellen.

Geef je projecten een vliegende start en bespaar tijd met een Word-, Excel- of PowerPoint-sjabloon. Door je logo en bedrijfsgegevens toe te voegen, maak je met Microsoft Templates een reeks sjablonen. Zo zien je bestellingen, offertes, verkoopfacturen, nieuwsbrieven, brochures en visitekaartjes er in een wip hyperprofessioneel uit.

Voor al je krabbels en notities één adres: Microsoft OneNote. In deze Office 365-tool kan je niet alleen tekst, afbeeldingen, video, audio en andere media toevoegen aan je notitieblok, je kan al je notitieblokken ook nog eens netjes verdelen in secties en pagina’s. Overzichtelijk, inderdaad. En dankzij de zoekfunctie vind je altijd al je notities terug. 

Snel een ideetje noteren dat je net onder de douche te binnen schoot? OneNote synchroniseert je notities tussen je toestellen, zodat je er altijd en overal aan kan. Je kan ook samen met collega’s of klanten aan een idee werken door de notitie te delen.

Wil je feedback van klanten verzamelen, je medewerkers bevragen, inschrijvingen regelen of een poll maken, dan is Microsoft Forms je redder in nood. Je stelt er heel makkelijk een formulier met vragen mee op – technische kennis is niet nodig. Bovendien ontvang je een duidelijke rapportage waarmee je achteraf aan de slag kan. Je kan de resultaten ook exporteren naar Microsoft Excel voor een gedetailleerdere analyse en interpretatie.