9 outils Microsoft 365 pour faire tourner efficacement votre business

Vous souhaitez accéder à vos documents à tout moment et en tout lieu ? Avec Microsoft OneDrive, vous pouvez stocker et gérer tous vos fichiers Word, Excel et PowerPoint en ligne et y accéder partout : sur votre smartphone, votre PC, votre ordinateur portable ou votre tablette. Votre entreprise est en quelque sorte toujours dans votre poche et vous restez productif où que vous soyez.

Votre disque dur est cassé ? Vous avez renversé du café sur votre ordinateur portable ? Vous n’avez aucun souci à vous faire, car vous êtes toujours connecté au Cloud et ne perdez donc jamais vos fichiers ! Avec 1 TB d’espace de stockage, on peut dire que vous avez l’embarras du choix.

Il vous arrive de collaborer avec un collègue sur un texte ou un devis et de vous renvoyer la nouvelle version du fichier par e-mail ? Avec OneDrive, le document est centralisé et vous pouvez inviter votre collègue à travailler sur ce même document. Au lieu de vous envoyer systématiquement des pièces jointes, vous donnez directement accès au fichier. Vous évitez ainsi d’avoir des versions différentes et de vous emmêler les pinceaux. Autrement dit, dites adieu aux quiproquos et bonjour à une messagerie pratiquement vide ! De plus, il est possible de donner à vos clients un accès sécurisé à certains documents afin qu’ils puissent y jeter facilement un œil.

Pour bon nombre d’entreprises, Microsoft Teams est devenu une valeur sûre depuis la pandémie de la COVID-19, et à raison. Cet outil combine en effet le chat, les appels, les réunions en ligne, les notes et les pièces jointes. Vous travaillez ainsi à plusieurs en temps réel, à distance et sur site.

La collaboration à distance n’a jamais été aussi efficace, car Teams vous permet de prendre plus facilement des décisions en équipe, et ce, sans perdre du temps. Vous y trouvez rapidement des fichiers que vous pouvez facilement ouvrir pour collaborer avec vos collègues. Autre atout, mais non des moindres : Teams est parfaitement intégré à toutes les applications de Microsoft 365.

Que vous travailliez dans un cabinet médical ou dans un salon de coiffure, des clients qui vous appellent ou vous envoient un e-mail pour fixer un rendez-vous, ça demande du temps et de l’énergie. Et si vous les mettiez un peu au travail ?

Avec Microsoft Bookings, les clients fixent eux-mêmes leurs rendez-vous. En intégrant votre planning (et éventuellement celui de vos employés), vous évitez les doubles réservations et les clients peuvent trouver rapidement un créneau horaire disponible. En plus de conférer un aspect plus professionnel à votre entreprise, ce système vous fait perdre moins de temps. Tout le monde y trouve son compte  ! Entre nous, des clients qui n’apprécient pas la flexibilité et la facilité d’utilisation, ça n’existe pas, pas vrai  ?

Votre adresse e-mail se termine par « gmail.com » ou « hotmail.com »  ? Il est grand temps d’adopter une approche plus professionnelle par le biais d’une adresse e-mail avec votre propre nom de domaine. Grâce à Microsoft Outlook, vous disposez d’une vaste boîte aux lettres (jusqu’à 50 Go), protégée contre le spam, les virus et les logiciels malveillants. Vous sécurisez ainsi non seulement votre entreprise, mais aussi vos clients.

Avec cet outil Microsoft simple d’utilisation, vous pouvez aussi conserver facilement toutes les coordonnées de vos fournisseurs, clients et prospects et les partager avec vos collaborateurs. Outlook permet, à vous et vos collègues, de partager vos calendriers. Pratique si vous souhaitez planifier une réunion. Vous pourrez ainsi voir en un coup d’œil qui est disponible à quel moment.
 

Votre boîte mail est un véritable calvaire qui ne fait que vous stresser ? En établissant des règles précises dans Microsoft Outlook, vous pouvez remettre de l’ordre dans vos e-mails et opter pour une structure qui ne fait jamais défaut : vos e-mails seront alors automatiquement classés dans les bons dossiers. De plus, vous disposez d’un dossier « Autres » dans lequel, en fonction de votre comportement, votre boîte mail glissera automatiquement les e-mails que vous auriez probablement ignorés. Enfin, il est possible de restreindre davantage le flux de messages grâce au bouton « Ignorer la conversation ». Une fonctionnalité parfaite pour sortir de la boucle des e-mails de type « Répondre à tous ».

Vous voulez suivre facilement vos commandes auprès des fournisseurs et votre stock ? Grâce à Microsoft Dynamics, vous pouvez effectuer cette supervision via votre ordinateur, votre tablette, votre smartphone et n’importe quel autre appareil. Résultat : vous disposez à tout moment d’un aperçu complet de votre stock. Autre avantage : vous recevez un rappel lorsque certains produits arrivent à expiration (très pratique pour les denrées alimentaires !) ou lorsque des produits sont bientôt en rupture de stock. La cerise sur le gâteau ? Vous pouvez facilement détailler votre stock par jour, par client ou par projet et obtenir ainsi un aperçu clair des matériaux utilisés pour votre facturation ou réapprovisionnement

Microsoft Office est la suite bureautique la plus populaire au monde. Vous obtenez d’une traite les programmes indispensables à tout entrepreneur : Word (pour le traitement de textes), Excel (pour établir des feuilles de calcul), PowerPoint (pour effectuer des présentations), Access (pour avoir accès aux bases de données), Visio (pour utiliser des diagrammes et des organigrammes) et bien plus encore. Les applications Microsoft 365 correspondantes peuvent être non seulement utilisées partout, mais vous permettent aussi de collaborer avec d’autres personnes ou partager des fichiers avec des collègues, des clients ou des fournisseurs. En bonus : vous travaillez toujours avec la version actualisée des programmes et les sauvegardes s’opèrent de façon entièrement automatique.

Démarrez vos projets en douceur et gagnez du temps grâce à un modèle Word, Excel ou PowerPoint. En ajoutant votre logo et les coordonnées de votre entreprise, Microsoft Templates vous permet de créer toute une série de modèles. Vos commandes, devis, factures de vente, bulletins d’information, brochures et cartes de visite auront ainsi un aspect professionnel digne de ce nom en une fraction de seconde.

Pour tous vos gribouillis et notes, un seul programme : Microsoft OneNote. Cet outil Office 365 vous offre non seulement la possibilité d’ajouter du texte, des images, des vidéos, des audios et d’autres médias à votre bloc-notes, mais aussi de diviser proprement tous vos blocs-notes en sections et en pages. Sa force ? Sa clarté. Grâce à la fonction de recherche, vous retrouverez vos notes en un rien de temps.

Vous êtes sous la douche et avez besoin de noter une idée qui vous est venue à l’esprit ? OneNote synchronise vos notes parmi vos appareils, ce qui vous permet d’y accéder partout et à tout moment. Vous pouvez également travailler sur une idée avec des collègues ou des clients en partageant la note.

Si vous souhaitez recueillir les avis de vos clients, interroger vos employés, organiser des abonnements ou créer un sondage, Microsoft Forms est votre bouée de sauvetage. Il est très facile de créer un formulaire avec des questions et aucune connaissance technique n’est requise. De plus, vous recevez un rapport clair que vous pouvez exploiter ultérieurement. Vous pouvez également exporter les résultats vers Microsoft Excel pour une analyse et une interprétation plus détaillées.

Vous l’aurez compris : Microsoft 365 vous offre tout ce dont vous avez besoin pour travailler de manière productive et rester connecté. Vous pouvez utiliser la version gratuite de Microsoft 365 ou souscrire un abonnement si vous voulez bénéficier de toutes ses fonctionnalités utiles.

Vous disposez déjà d’une adresse électronique professionnelle ? Vous gérez vos réservations comme personne ? Vous surveillez déjà votre stock comme il faut ? Rassurez-vous, car Telenet ne vous oblige pas à acheter l’ensemble de Microsoft 365 : vous ne prenez que ce dont votre entreprise a besoin. Envie d’ajouter ou de retirer une fonctionnalité par la suite ? Rien de plus simple. Vous ne payez que ce que vous utilisez réellement. Normal, non ?

Chez Telenet Business, vous pouvez par ailleurs aussi compter sur nous. L’un de nos experts vous aidera à découvrir comment Microsoft 365 peut apporter une plus-value à votre entreprise. Nous vous soutenons ensuite dans la transition, l’installation et le transfert de votre messagerie. Nous vous expliquons le fonctionnement des programmes et des outils Microsoft, et vous aidons ensuite à démarrer grâce à de nombreux conseils pratiques. Vous ne perdrez ainsi plus une seule minute pour commencer à travailler efficacement.