Werken op afstand is een blijvertje. De wereld is onze werkplek, véél meer dan het kantoorgebouw. Toch moeten we even efficiënt kunnen werken, waar we ook zijn. Iets afstemmen met een medewerker of klant, een klantenfiche raadplegen, een offerte maken, in contact blijven met leveranciers, … Al die dingen gaan vlotter en efficiënter met deze Microsoft 365-tools.
Microsoft OneDrive
OneDrive
1. Microsoft OneDrive: krijg altijd en overal toegang tot je bestanden en deel ze makkelijk
Wil je altijd en overal toegang tot je documenten? Met Microsoft OneDrive bewaar en beheer je al je Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden online en kan je er overal bij: op je smartphone, pc, laptop of tablet. Zo heb je je bedrijf altijd op zak en ben je productief op elke locatie.
Je harde schijf kapot? Koffie over je laptop gemorst? Geen zorgen, je bent steeds verbonden met de Cloud en bent dus nooit je bestanden kwijt! En met 1 TB aan opslagruimte kom je ruimschoots toe.
Werk je soms samen met een collega aan een tekst of offerte en sturen jullie dan steeds de nieuwe versie naar elkaar door per e-mail? Dat wordt al snel verwarrend … Bij OneDrive staat het document op een centrale plek en kan je je collega uitnodigen om samen in dat document te werken. In plaats van bijlages door te sturen, link je rechtstreeks naar de file. Zo voorkom je dat er verschillende versies ontstaan. Weg verwarring en hallo lege mailbox! Bovendien kan je je klanten beveiligde toegang geven tot bepaalde documenten. Zo laat je hen makkelijk meekijken.
Je kan twee verschillende OneDrive-accounts hanteren op één smartphone. Op die manier hou je werk- en privédocumenten gescheiden, als je dat wil.
Microsoft Teams
Teams
2. Microsoft Teams: Chat, bel en vergader online
Microsoft Teams is sinds de coronapandemie een vaste waarde in heel wat bedrijven, en terecht. Want deze tool combineert chatten, bellen, online vergaderen, aantekeningen en bijlagen. Zo werk je in real time samen, op afstand én on-site.
Samenwerken op afstand ging nog nooit zo efficiënt, want met Teams maak je vlotter beslissingen als een team, zonder tijd te verspillen. Je vindt snel bestanden terug om er samen aan te werken. Nog een voordeel: Teams is naadloos geïntegreerd met al je Microsoft 365-apps.
Microsoft Bookings
Bookings
3. Microsoft Bookings: vereenvoudig je planningstaken en bespaar tijd
Of je nu in een dokterspraktijk of een kapsalon werkt: klanten die je opbellen of e-mailen om een afspraak te maken, vergen tijd en energie. Wat als je hén aan het werk zou zetten?
Met Microsoft Bookings plannen klanten zelf hun afspraak. Door de integratie met je agenda (en eventueel die van je medewerkers) vermijd je dubbele boekingen en vinden klanten snel en makkelijk een beschikbaar tijdslot. Het systeem geeft je zaak een professionelere uitstraling en jij verliest minder tijd. Win-win! En wedden dat ook je klanten blij zijn met de flexibiliteit en het gebruiksgemak?
Dankzij een automatische herinnering aan de afspraak via sms of e-mail verminder je het aantal no-shows aanzienlijk.
Microsoft Outlook
Outlook
4. Microsoft Outlook: kies voor professionele e-mail en een database met contactgegevens
Eindigt je e-mailadres op ‘gmail.com’ of ‘hotmail.com’? Hoog tijd om dat professioneler aan te pakken, via een e-mailadres met je eigen domeinnaam. Met Microsoft Outlook heb je een ruime mailbox (tot 50 GB) ter beschikking, die beschermd is tegen spam, virussen en malware. Zo stel je niet alleen je zaak veilig, maar ook je klanten.
Met deze gebruiksvriendelijke Microsoft-tool kan je bovendien eenvoudig al je contactgegevens van leveranciers, klanten en prospecten bijhouden en delen met je medewerkers. Met Outlook delen jij en je collega’s ook jullie agenda’s met elkaar. Handig als je een vergadering wil plannen, want in één oogopslag zie je wie wanneer beschikbaar is.
Is je mailbox één grote chaos waarvan je alleen maar stress krijgt? Door regels in te stellen in Microsoft Outlook breng je orde en structuur aan: je mails worden dan automatisch in de juiste mappen gesorteerd. Bovendien heeft Outlook een map ‘Overige’. Op basis van je gedrag stuurt het mails die je waarschijnlijk zal negeren naar die map. Tot slot kan je de stroom aan berichten nog verder beperken met de knop ‘Gesprek negeren’. Ideaal voor die reply-to-all-mails.
Via de app DocuSign kan je een mail ondertekenen. Handig voor offertes of andere belangrijke documenten die om je handtekening vragen!
Microsoft Dynamics
Dynamics
5. Microsoft Dynamics: hou je bestellingen en voorraad in de gaten
Wil je je bestellingen bij leveranciers en je voorraad eenvoudig kunnen bijhouden? Met Microsoft Dynamics doe je dat via gelijk welk toestel: je computer, tablet of smartphone. Zo heb je op elk moment een volledig overzicht van je stock. Superhandig: je krijgt een herinnering wanneer bepaalde producten bijna vervallen (heel praktisch bij voedingswaren!) of wanneer producten bijna op zijn. Bovendien boek je je voorraad heel eenvoudig af per dag, klant of project, zodat je in een handomdraai een overzicht kan maken van de gebruikte materialen om te factureren of opnieuw te bestellen.
Microsoft Office
Office
6. Microsoft Office: beschik over alle nodige programma’s
Microsoft Office is het populairste kantoorpakket ter wereld. Je haalt in één klap dé musthave-programma’s voor elke ondernemer in huis: Word (voor teksten), Excel (voor rekenbladen), PowerPoint (voor presentaties), Access (voor databases), Visio (voor diagrammen en flowcharts) en nog zoveel meer. Via de bijbehorende Microsoft 365-apps kan je deze programma’s overal gebruiken, maar ook erin samenwerken met anderen of de bestanden delen met collega’s, klanten of leveranciers. Fijne bonus: je werkt altijd met de nieuwste versie van de programma’s én back-ups gebeuren volledig automatisch.
Laat Excel zelf je data opkuisen! Moet je vaak kolommen en gegevens herfomatteren in bestandlijsten, dan is Flash Fill je gedroomde werkmakker. Met deze tool ziet Excel wat je wil doen – bijvoorbeeld voor- en achternaam in één cel samenbrengen – en doet het programma het voor jou.
Microsoft Templates
Templates
7. Microsoft Templates: laat je documenten er professioneel uitzien
Geef je projecten een vliegende start en bespaar tijd met een Word-, Excel- of PowerPoint-sjabloon. Door je logo en bedrijfsgegevens toe te voegen, maak je met Microsoft Templates een reeks sjablonen. Zo zien je bestellingen, offertes, verkoopfacturen, nieuwsbrieven, brochures en visitekaartjes er in een wip hyperprofessioneel uit.
Microsoft OneNote
OneNote
8. Microsoft OneNote: breng structuur aan in je ideeën en notities
Voor al je krabbels en notities één adres: Microsoft OneNote. In deze Office 365-tool kan je niet alleen tekst, afbeeldingen, video, audio en andere media toevoegen aan je notitieblok, je kan al je notitieblokken ook nog eens netjes verdelen in secties en pagina’s. Overzichtelijk, inderdaad. En dankzij de zoekfunctie vind je altijd al je notities terug.
Snel een ideetje noteren dat je net onder de douche te binnen schoot? OneNote synchroniseert je notities tussen je toestellen, zodat je er altijd en overal aan kan. Je kan ook samen met collega’s of klanten aan een idee werken door de notitie te delen.
Om je helemaal goed te organiseren kan je je notities omzetten in een taak in je Outlook-agenda.
Microsoft Forms
Forms
9. Microsoft Forms: verzamel en analyseer eenvoudig data
Wil je feedback van klanten verzamelen, je medewerkers bevragen, inschrijvingen regelen of een poll maken, dan is Microsoft Forms je redder in nood. Je stelt er heel makkelijk een formulier met vragen mee op – technische kennis is niet nodig. Bovendien ontvang je een duidelijke rapportage waarmee je achteraf aan de slag kan. Je kan de resultaten ook exporteren naar Microsoft Excel voor een gedetailleerdere analyse en interpretatie.
Hoe helpen Telenet Business en Microsoft 365 jou om je kosten te verlagen?
Je merkt het: met Microsoft 365 haal je al het nodige in huis om productief te werken en verbonden te blijven. Je kan Microsoft 365 gratis gebruiken, maar wil je van àlle handige functies profiteren, dan neem je beter een abonnement.
En wat als je al een professioneel e-mailadres hebt? Of als je helemaal geen hulp bij boekingen nodig hebt? Of geen stock in de gaten hoeft te houden? Geen zorgen, want bij Telenet hoef je niet het volledige Microsoft 365-pakket aan te schaffen: je neemt enkel wat jouw zaak nodig heeft. En wil je achteraf toch nog iets toevoegen of schrappen? Dan kan dat gewoon. Zo betaal je enkel voor wat je écht gebruikt. Logisch, toch?
Bovendien staan we bij Telenet Business voor je klaar. Eén van onze specialisten bekijkt samen met jou hoe Microsoft 365 jouw zaak vooruit kan helpen. Vervolgens ondersteunen we je met de overstap, de installatie en het overzetten van je mailbox. We leggen je uit hoe de programma’s en Microsoft-tools werken en zetten je op weg met heel wat praktische tips. Zo kan jij efficiënt aan de slag vanaf de eerste minuut!
