Naar kantoor komen werken om die ene vergadering niet te missen? Da’s al lang verleden tijd dankzij videoconference calls. Wil jij het efficiënt aanpakken? En het maximale uit je meeting halen? Neem dan zeker deze 5 tips in acht om digitaal te vergaderen.
1. Maak afspraken
Goede afspraken maken goede vrienden, ook online. Bedrijven die duidelijke afspraken maken over videobellen, vergaderen efficiënter. Beperk bijvoorbeeld je meetings, stop op tijd - na 50 minuten - en duid zeker een gespreksleider aan. Communiceer deze afspraken en leef ze ook na.
2. Spreek ook met gebaren
Door elkaar praten? Da’s online nog vervelender dan in ‘t echt. Probeer dus één voor één aan ‘t woord te zijn. Spreek daarom eenvoudige gebaren af. Geef met je hand aan dat je iets wil zeggen. Of steek je duim op om goedkeuring te geven.
3. Stel een agenda op
Organisatie en structuur zijn cruciaal om efficiënt online te vergaderen. Stel op voorhand een agenda op mét tijdsslots. De gespreksleider zorgt voor een stipt begin en focus op de agendapunten.
4. Professionaliseer je thuiskantoor
Je home office of thuiswerkplek is vandaag een persoonlijke ruimte in je huis, waar werk en privé door elkaar lopen. Geef deze persoonlijke ruimte een professioneel tintje. Zorg voor stilte, een stabiel beeld en goede hoofdtelefoon met microfoon. Creëer rust op de achtergrond en voldoende licht in je gezicht.
5. Kies één tool
Er bestaan veel veilige oplossingen om online samen te werken: Skype for Business, Microsoft Teams, Unify Circuit, Avaya IX Spaces, Alcatel Rainbow, Google Meet … Kies één oplossing: het liefst een tool die je makkelijk kan integreren in de al bestaande infrastructuur.
