Ontdek in 3 minuten hoe mama-ondernemer Sofie Mus haar work/life-balans aanpakt
Ondernemers gaan 200% voor hun zaak. Een kwestie van passie voor hun zaak. Zoals Sofie Mus van Studio Mustique: in aflevering #2 van Wondernemen gingen we op bezoek bij deze grafisch ontwerpster met een eigen designbureau. Ze is ook mama van 2 jonge kindjes en continu op zoek naar de balans tussen moederschap en ondernemerschap. “Ik heb hier al in tranen gestaan omdat ik het allemaal niet rond kreeg.”
Bij haar designstudio, Studio Mustique, ontwerpt Sofie Mus geboortekaartjes en huwelijksuitnodigingen met een persoonlijke touch. Die eigen zaak combineert ze met het moederschap: ze heeft 2 kleine kindjes. “Dat is pittig,” knikt Sofie lachend. “Net als elke ondernemer heb ik te weinig uren in een dag. Ik probeer zoveel werk te verrichten in de productieve uren en daarnaast tijd vrij te maken voor mijn gezin. Door thuis mijn kantoor te hebben, is work-life bij mij altijd met elkaar vermengd. Mijn klanten komen hier op intakegesprek, halen hier hun geboortekaartjes af. Een scheiding of fysieke afstand is er niet. Dat helpt mij om het moederschap te combineren met mijn zaak, want op die manier kan ik vaker aanwezig zijn voor mijn kinderen. Maar de balans vinden is niet evident.”
Gouden tips van Sofie Mus
Tip 1: Schakel complementaire hulp in
“Ik bén mijn zaak. Op momenten dat ik niet werk, gebeurt er niks. Dat is de volgende stap bij Studio Mustique: zorgen dat mijn zaak wel blijft draaien als ik even afwezig ben. Tijdens mijn zwangerschapsverlof heb ik daarvan al even kunnen proeven, doordat een freelancer mijn projecten opvolgde terwijl ik met mijn pasgeboren baby in de armen zat.”
“Bij het inschakelen van hulp, is het de kunst om iemand te vinden die complementair is aan jezelf. Het is natuurlijk verleidelijk om een kloon van jezelf te zoeken, maar het is net slim om iemand te zoeken die blij wordt van de taken die jij minder graag doet.” Zo vindt Sofie het intakegesprek met klanten en de conceptuele ontwerpfase het leukst. “Daar krijg ik echt energie van! Maar na dat eerste ontwerp moeten er nog allerlei afgeleiden worden gemaakt, zoals een sticker voor de doopsuiker of het kaartje voor de babyborrel, en ik merk bij mezelf dat ik daar net iets minder energie uit haal. Dat deeltje van mijn werk zou ik kunnen uitbesteden aan een freelancer. Die zet dan samen met de klant alle puntjes op de i. Zo kan ik doen wat ik graag doe en waar ik sterk in ben. En die freelancer zet misschien juist graag de puntjes op de i.”
“Ik ben een controle-freak, dus ik moet leren aanvaarden dat niet alles op mijn manier gebeurt. Maar zolang het binnen een bepaald kader gebeurt, dat ik heb uitgezet, is dat wel oké. Ik moet dat leren loslaten.”
Tip 2: Werk niet alleen IN je zaak, maar ook AAN je zaak
“Schakel een business coach in of zoek een groepje gelijkgestemde ondernemers met wie je op regelmatige basis eens kan aftoetsen. Je leert zoveel van anderen en nog het meest van zij die in een totaal andere sector zitten. Zelf nam ik vorig jaar een business coach in de arm. Ik had vooraf nooit gedacht dat ik daar zoveel nood aan had, noch dat ik daar zoveel steun aan zou hebben. Echt een aanrader!”
Tip 3: Plan vaste momenten met je kinderen in, waarop je niet werkt
“Ik ben best trots dat ik het al een paar jaar gecombineerd krijg. Soms ben ik mentaal maar half aanwezig, maar mijn zoontjes zien mij wel veel: vanaf dat de oudste uit school komt, tot bedtijd, ben ik bij hen. Dat vind ik heel waardevol. Ik heb hier ook al in tranen gestaan omdat ik het allemaal niet rond krijg en ’s nachts moet werken. Dat gebeurt hé. Het is niet ideaal, maar het lukt. Ik probeer een balans te vinden, maar vaak loopt dat allemaal door elkaar.”
“Ik moet leren om vrije momenten ook echt als afgebakende momenten zien waarop ik de telefoon niet opneem en ik mijn mail niet check. Die kleine afbakeningen maken, dat helpt, maar dat is moeilijk. Ik heb dat onderschat: het werk is nooit gedaan”
Tip 4: Bespaar tijd door te automatiseren met tools
Aan haar administratie wil Sofie zo weinig mogelijk tijd verliezen. Daarom werkt ze met Teamleader: “Al mijn facturen en klantengegevens gaan daarin. Die tool is bovendien gelinkt aan het systeem van mijn boekhouder. Mijn verkoopfacturen worden dus automatisch opgeladen naar de boekhouder, ik hoef daar niets voor te doen. Een enorme tijdsbesparing!”
“Ik werk soms aan 30 verschillende geboortekaartjes en huwelijksuitnodigingen en heb dus een tool nodig om het overzicht te bewaren. Ik ben visueel ingesteld en kies daarom voor Asana als projectmanagement-tool. Daarin zie ik de status van mijn projecten op overzichtelijke borden en ik kan afvinken wat klaar is. Ook mijn freelancer kan via Asana de projecten zien die zij opvolgt.”
Nog een enorme timesaver is het automatisch inplannen van afspraken via Calendly: “Gedaan met gepingpong bij het maken van een afspraak! Als ik een aanvraag krijg van een nieuwe klant, stuur ik een mailtje met alle info rond mijn werkwijze én met een link naar mijn agenda. De klant kiest zelf een moment uit de beschikbare tijdsloten (die ik opengesteld heb), en duidt de voorkeur aan voor een live-gesprek in mijn kantoor of een Zoom-call. Zo vergeet ik nooit te antwoorden en zie ik geen afspraken over het hoofd. Ik val ervan achterover hoe weinig ondernemers gebruikmaken van zo’n systeem, terwijl het zoveel gemakkelijker is!”
Tip 5: Leg minder druk op jezelf door korte deadlines te vermijden
“Ik ben iets te optimistisch. Ik denk altijd dat ik meer gedaan krijg dan dat er mogelijk is. Dat is een valkuil waarin ik blijf trappen. Ik ben ook een ja-knikker. Soms beloof ik een klant dat ik tegen die avond iets zal afwerken, terwijl ik op datzelfde moment al weet dat ik dat niet waar kan maken. En dan moet ik die klanten een mailtje sturen om me te verontschuldigen dat het toch niet gaat lukken... Met dat please-gedrag moet ik echt stoppen. Ik moet dan tegen mezelf herhalen: zeg dat het over 3 dagen klaar zal zijn, en dat gaat die klant ook oké vinden. De meeste mensen reageren daar trouwens heel goed op. Ik heb geen baas die mij zegt wanneer mijn werkdag afgelopen is, hé. Ik ben mijn eigen baas en dat heeft voor- en nadelen.”
