Ontdek in 3 minuten hoe ondernemer Stein zijn work/life-balans aanpakt
Ondernemers gaan 200% voor hun zaak. Een kwestie van passie voor hun zaak. Zoals Stein Gullentops van Fish.Digital, waarmee we in aflevering #5 van Wondernemen kennismaken. Stein adviseert ondernemingen over de juiste digitale strategie. En ook in zijn eigen zaak streeft hij naar digitalisering en efficiëntie. Kortom: dé persoon om tijdbesparende tips te vragen voor de ultieme work/life-balans!
Stel: je wil als bedrijf nieuwe klanten aan de haak slaan op een digitale manier. Dan helpt Stein Gullentops van Fish.Digital je bij het vissen in de digitale vijver. Als consultant adviseert hij vanuit zijn pipowagen ondernemingen over hun digitale strategie: van lead generation en inbound marketing, tot het optimaliseren van sales funnels.
Zoals veel consultants werkt Stein thuis. Maar waar bij steeds meer mensen werk en privé door elkaar heen vloeien, zorgt Stein voor een duidelijke scheiding tussen beide: “Ik hou mijn werk en privé zoveel mogelijk gescheiden.”
Gouden tips van Stein Gullentops
Tip 1: Zorg voor een werkplek die fysiek gescheiden is van je leefruimte
Stein woont in een prachtig huis in Mechelen, met veel open ruimte. Tijdens de lockdown bleek dat een nadeel, want werken in zo’n open ruimte, waar ook de kinderen rondrennen, is funest voor je focus. “Ik heb een tijdje in onze slaapkamer gewerkt,” vertelt Stein, “maar ben al gauw op zoek gegaan naar een leukere plek.” Die leukere werkplek werd… een pipowagen!
Steins pipowagen, een houten huisje op wielen, staat achterin de tuin. Die fysieke scheiding tussen de leefruimte en de werkruimte heeft heel wat voordelen. “Normaal leg je een traject af om naar je werk te gaan. Daar doe je je ding en nadien keer je terug naar huis. Bij mij is dat traject slechts 20 meter, maar het ís er wel en het zorgt dat ik mentaal die klik kan maken.”
“Vanaf dat ik begin te werken, schiet mijn werk-brein in gang. Zodra ik stop met werken, is mijn papa-brein er. Door die twee werelden fysiek te scheiden, kan ik mijn werk in de pipowagen doen en mijn privéleven leiden in huis bij mijn gezin.
Niet alleen voor jezelf is zo’n onderscheid tussen werk en privé duidelijk: “Doordat je fysiek in een aparte ruimte zit, is het ook voor je kinderen heel makkelijk om te begrijpen dat je aan het werk bent en ze niet mogen storen.”
Tip 2: Automatiseer repetitieve ‘apentaken’
“Alles wat op apenwerk begint te lijken, probeer ik eruit te duwen,” vat Stein samen. “Alles wat reptitief is, zoals facturatie, timetracking, boekhouding… dat automatiseer ik. Als ik een taak al 2 of 3 keer gedaan heb, is er een klein duiveltje in mij dat zegt: kom, we gaan dat automatiseren. Ik investeer daar dan 2 of 3 uur in, zodat ik voortaan tijd uitspaar.”
“Veel van mijn klanten werken nog met pen en papier, zaakvoerders die zelf e-mailtjes beantwoorden en elke keer een nieuwe e-mail schrijven... Van zo’n processen komen mijn haren recht! Dat kost NIKS om zo’n klein proces te automatiseren, en daar win je zoveel tijd mee - ideaal naar work/life toe.”
Nog zo’n quick win: “Ook het inplannen van afspraken kan je automatiseren. Zo vermijd je het heen en weer pingpongen over beschikbaarheden. Ik gebruik zelf het afsprakensysteem van Microsoft Booking. Ik stel zelf tijdssloten open waarop ik beschikbaar ben voor gesprekken met klanten en bezorg hen per mail een linkje naar een kalender die gekoppeld is aan mijn Outlook-agenda. Zij boeken dan zelf een tijdsslot van 30 minuten in. Heel efficiënt voor beide partijen: het bespaart mij tijd, maar mijn klant ook.”
“Een ander tijdsintensief onderwerp waar veel ondernemers mee worstelen is boekhouding. Zelf gebruik ik daarvoor Yuki, een heel handige app. Na een etentje op restaurant fotografeer ik met mijn smartphone het bonnetje, en via de app zit dat meteen in mijn boekhouding. Geen schoendoos met bonnetjes meer! En ik kan op elk moment de status van mijn boekhouding bekijken. Ik hoef dus nooit meer kaften door te spitten op zoek naar papieren. Heel efficiënt.”
Tip 3: Gebruik Clockify om gepresteerde uren te registreren. Gedaan met turven!
“Via Clockify vink ik aan en af wanneer ik werk voor een klant, en op het einde van de maand berekent de app automatisch de gewerkte uren. Per klant krijg ik een overzichtelijk rapport. Dat levert mij tijdswinst op, want ik hoef zelf geen uren te turven. Bovendien kan ik mijn klanten een link bezorgen via welke ze eenvoudig de gepresteerde uren voor hun project kunnen zien. Dat oogt professioneler en betrouwbaarder dan een spreadsheet.”
Tip 4: Focus: kom in ‘the zone’ door steeds dezelfde playlist te luisteren
“Als het om complexere opdrachten gaat, moet ik ‘in the zone’ geraken. Ik stem mijn omgeving daar graag op af. Mijn focus wordt versterkt door bepaalde muziek, dus luister ik vaak dezelfde playlist tijdens het werken. In een kantoor of gezinsruimte is dat moelijker, maar in een aparte werkplek kan je helemaal zelf die sfeer bepalen. Dat is ideaal om geconcentreerd te werken.”
Tip 5: Bang voor het digitale? Smijt je erin!
“Mijn ultieme tip als consultant in de digitale strategie? Ik voel soms aan dat ondernemers schrik hebben voor het digitale. Maar ik zou zeggen: schakel hulp in en ga ervoor! Je gaat er zoveel voldoening uithalen. En je krijgt er zoveel tijd voor terug!
