Wanneer je start als zelfstandige werkt een gsm vaak prima. Klanten bellen jou rechtstreeks, jij neemt op en klaar. Maar zodra je zaak groeit, begint dat sneller te wringen dan je denkt. Klanten bellen nog altijd jou, ook als ze eigenlijk bij een collega moeten zijn. Jij kan niet elke keer opnemen en doorschakelen, maar je collega's geven hun privénummer liever niet zomaar weg. Dan is het misschien tijd voor een professioneel nummer.
Een gsm volstaat, tot je zaak begint te groeien
Voor veel zelfstandigen is hun eigen gsm de logische start: eenvoudig, snel geregeld en je hebt alles in je broekzak. Maar zo'n nummer is van jou, niet van je zaak. Werk en privé lopen daardoor door elkaar, want klanten bereiken je op hetzelfde nummer waarop ook je vrienden bellen, 's avonds en in het weekend.
Daar komt bij dat je een privénummer niet echt kan organiseren. Het hangt vast aan jou en je toestel, dus oproepen verdelen, doorschakelen of iemand anders laten opvolgen zit er niet in. Zolang jij de meeste oproepen zelf opvangt, merk je dat amper. Maar zodra je het drukker krijgt en er nieuwe collega’s bij komen, vertraagt de afhankelijkheid van één privénummer je hele zaak.
Vraag jezelf af of je telefonie nog mee is
Vaak gaat het niet plots fout, maar sluipt het binnen in kleine dingen die blijven terugkomen: een gemiste oproep, een klant die niemand kon bereiken, een vraag die bij de verkeerde persoon belandt. Stel jezelf deze vragen:
- Weten klanten welk nummer ze moeten bellen?
- Komt een oproep vlot bij de juiste persoon terecht?
- Blijft je zaak bereikbaar als iemand ziek of op verlof is?
- Is je privénummer nog privé of bellen klanten je op in het weekend of als je op vakantie bent?
- Worden oproepen beantwoord als je onderweg bent?
Kan je niet op alles volmondig ja antwoorden? Dan is je telefonie nog niet mee met je zaak. Een professioneel nummer, met de juiste organisatie erachter, brengt daar verandering in.
Wat een professioneel telefoonnummer oplost
Een professioneel nummer geeft je zaak één vast aanspreekpunt. Datzelfde nummer staat op je bedrijfscommunicatie, je website en je offertes, en het is ook het nummer dat klanten zien als jij hen belt. Je persoonlijke gsm-nummer blijft privé, zelfs als je onderweg vanop je smartphone opneemt. Dat geldt ook voor je collega's: niemand hoeft zijn eigen nummer nog door te geven, waardoor ze ook na de werkuren niet zomaar gestoord worden.
Daarnaast ben je niet meer gebonden aan één plek of toestel. Oproepen volgen je naar je gsm als je op de baan bent en buiten de werkuren komt een beller terecht bij een voicemail in plaats van in het niets. Voor je klant voelt dat als een zaak die gewoon goed bereikbaar is. Het resultaat: meer overzicht in je communicatie, duidelijkheid voor klanten en rust in je team. Je zaak komt daardoor niet alleen professioneler over, iedereen werkt ook gewoon vlotter.
Een nummer alleen volstaat niet
Een professioneel nummer is een begin, maar lost op zich nog niets op. Het echte verschil zit in wat er met een binnenkomende oproep gebeurt: wie neemt op, wat als die persoon niet kan en wat hoort de beller buiten de kantooruren? Zonder die afspraken is een zakelijk nummer niet meer dan een nieuwe gevel voor hetzelfde gebouw.
Daarom is het belangrijk dat je ook kan regelen wat er met oproepen gebeurt. De juiste telefonieoplossing leidt een oproep automatisch naar wie beschikbaar is, laat collega's onder één nummer samenwerken en vangt op wat er na de uren binnenkomt. Groeit je team, dan brengt een keuzemenu klanten meteen bij de juiste persoon. Zo krijg je in feite je eigen telefooncentrale, zonder dat je daar zelf iets technisch voor moet opzetten.
