Je hebt intussen een professioneel nummer en klanten weten je vlot te vinden. Toch speelt de persoon die het dichtst bij de zakelijke telefoon zit nog vaak telefooncentrale: opnemen, luisteren waarover het gaat en dan doorverbinden naar de juiste collega. Een keuzemenu op je professionele lijn kan dat oplossen. In dit artikel lees je wanneer het helpt, wanneer je het beter laat en hoe je het slim organiseert.
Waarom een keuzemenu vaak op weerstand stuit
Veel ondernemers haken af bij het idee van een keuzemenu. Iedereen kent het menu waarbij je vijf opties moet afwachten, twee keer doorverwezen wordt en na een minuut nog altijd niemand te pakken hebt. Voor een kleine zaak komt daar nog iets bij: zo'n menu kan afstandelijk overkomen, terwijl klanten je net kiezen omdat ze de persoonlijke aanpak waarderen. Maar dat ligt niet aan het keuzemenu zelf, wel aan hoe het is opgezet. Goed gebouwd doet een keuzemenu het omgekeerde: het brengt je klant sneller bij de juiste persoon in plaats van hem op te houden.
Waar een keuzemenu het verschil maakt
Een keuzemenu wordt interessant zodra je oproepen duidelijk verschillende doelen hebben. Denk bijvoorbeeld aan:
- een installatiebedrijf dat dringende interventies wil scheiden van gewone planning;
- een handelszaak waar verkoop en naverkoop nu op dezelfde lijn binnenkomen;
- een praktijk waar administratie en inhoudelijke vragen door elkaar lopen.
Krijg je de hele dag vragen over facturen, afspraken en dringende interventies door elkaar, dan verlies je tijd met doorschakelen en wachten bellers onnodig lang. Een eenvoudig menu stuurt elke vraag meteen naar de juiste persoon. Jij wordt minder onderbroken voor zaken die niet voor jou zijn en je klant is sneller geholpen.
Wanneer je het beter niet doet
Tegelijk is een keuzemenu niet altijd een meerwaarde. Werk je alleen of met z'n tweeën en gaan de meeste oproepen over hetzelfde, dan is een keuzemenu eerder een omweg dan handig hulpje. Vaak helpt het dan om de telefoon bij iedereen tegelijk te laten overgaan, zodat de eerste die vrij is gewoon opneemt. De vuistregel: kies voor een menu wanneer bellers echt verschillende richtingen uit moeten, niet omdat het professioneler oogt.
Hou het simpel
Beslis je dat een menu zinvol is, hou het dan kort. Twee of drie opties zijn meer dan genoeg. Gebruik gewone mensentaal en baseer de opties op de vragen die klanten echt stellen, niet op je interne structuur. ‘Een afspraak maken’ zegt je beller meer dan ‘dienst planning’. Bij een loodgieter klinkt dat bijvoorbeeld heel eenvoudig: bel je over een dringend lek, dan kies je 1; wil je een afspraak inplannen, dan kies je 2. Twee opties en je beller weet meteen waar die aan toe is.
Een keuzemenu als deel van je telefonie
Een keuzemenu hoeft niet ingewikkeld te zijn om goed te werken. Met Voice Pro Multi zit het gewoon mee in je telefonie; geen aparte installatie of dure telefooncentrale dus. Daardoor hoef je niet te improviseren met losse oplossingen, maar kan je stap voor stap meer structuur brengen in hoe oproepen binnenkomen. Je stelt je menu in en past het aan wanneer je zaak verandert, allemaal te beheren via MyTelenet. Je klanten bellen één nummer en jij bepaalt zelf wie welke oproepen krijgt.
Daarnaast kan je met Voice Pro Multi meer doen dan alleen oproepen doorschakelen. Je kan bijvoorbeeld een aangepaste boodschap laten horen buiten je openingsuren of een korte wachtrij instellen als niemand meteen kan opnemen. Zo heeft je klant meer informatie, ook wanneer je even niet beschikbaar bent.
