Écrans de communication intelligents à Roulers

« Les smartphones nous permettent de contacter le monde entier d’un simple geste du doigt », indique Matthijs Samyn, échevin de l’informatique à Roulers. Voilà pourquoi les attentes des citoyens quant à la façon dont les villes et communes communiquent sont très élevées. « On ne peut plus se permettre de laisser traîner en ville des communications concernant un événement cycliste terminé depuis trois mois. »

La ville de Roulers, connue comme précurseur numérique en Flandre, cherchait une solution « smart city » pour communiquer rapidement et facilement, mais aussi de manière flexible avec ses habitants et visiteurs.

La ville de Roulers avait déjà installé des écrans de communication pour informer ses citoyens dans sa maison communale, ses salles de sport ou encore dans sa Welzijnshuis (CPAS). L’infrastructure pour commander ces écrans n’était cependant pas optimale. Il fallait en effet utiliser un système différent pour chaque écran TV. « Ce n’était ni clair ni convivial », indique Geert Sinnaeve, directeur TIC chez Shared Services Group à Roulers.

Geert et son équipe cherchaient donc un système de communication globale équipé d’un logiciel accessible et facile à coupler. Bref, une solution qui permette au personnel de la salle de sport, de la bibliothèque, de la maison communale ou encore aux pompiers de modifier le texte à afficher par le biais d’un simple bouton. « Imaginons que les pompiers doivent faire évacuer plusieurs rues en raison d’un incendie, ils doivent pouvoir en informer les habitants sans perdre de temps », indique Geert.

Malheureusement, cette recherche s’est très vite conclue par un échec. « Il n’existait pas encore de système prêt à l’emploi », indique Geert, qui s’est dès lors mis à chercher un partenaire fiable afin de mettre au point une stratégie de communication sur mesure pour ce projet « smart city ». « Il était essentiel de collaborer avec un seul partenaire. En tant que service public, nous voulions tout sauf devenir le jouet ou l’intermédiaire de différents partenaires », indique Geert.

Une mission que Connectify s’est fait un plaisir de relever. En collaboration avec les différents services de la ville de Roulers, Connectify, une filiale informatique de Telenet spécialisée dans les écrans d’information numériques, a élaboré un trajet afin d’équiper la ville d’un réseau polyvalent de différents types d’écran de communication, avec à chaque fois, une fonction bien déterminée : 

• Les écrans intérieurs sont destinés à être placés dans des endroits tels que la maison communale, la Welzijnshuis et la salle de sport pour diffuser des informations personnalisées et pertinentes.
• Les écrans extérieurs mobiles faciles à déplacer sont dotés d’une carte SIM afin de pouvoir être commandés via le réseau 4G.
• Les écrans extérieurs fixes placés en périphérie de la ville servent à diffuser différents types de message, comme des changements de circulation, des événements ou encore des situations d’urgence.  

Ces écrans s’utilisent facilement, puisqu’il suffit de se connecter à un portail web. Les modifications mineures peuvent même être apportées par le biais d’un smartphone.

Connectify prend ses responsabilités dans le déploiement du réseau d’écrans. « Nous essayons de décharger la ville au maximum », indique Siegerd Craeye de Connectify. Dans son adjudication, la ville de Roulers avait élaboré un plan très clair. « Nous devions le concrétiser au mieux », indique Siegerd. « Nous nous chargeons de tout, de la demande de l’autorisation à l’installation des écrans ».

Les départements d’informatique et de communication de Roulers ont été les premiers à tester les écrans. Dès qu’ils ont donné leur feu vert, nous avons progressivement déployé la technologie. Tous les écrans que la ville ajoute à son réseau peuvent être commandés via un logiciel central.

Ces écrans doivent être utilisés par différents départements, il faut donc que le logiciel soit accessible. Connectify a développé Tellie, une plateforme ultraconviviale destinée à la commande des écrans. « Tellie permet par exemple de charger très facilement du contenu sur l’écran depuis Word ou PowerPoint », indique Siegerd. Autrement dit, la commande de ces écrans de communication ne demande aucune connaissance informatique particulière. La formation ne dure que quelques heures.

Il est également essentiel de disposer d’un logiciel propre, surtout pour des administrations urbaines et communales. « Vous ne dépendez dès lors pas de codes étrangers dont vous n’avez pas le contrôle », indique Siegerd.

Le centre d’assistance de Connectify est par ailleurs disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ils sont même joignables par vidéo durant les heures de bureau. En cas de problème technique, ils peuvent nous aider très rapidement à distance via un flux vidéo. Les autres moments, Connectify garantit une réponse dans les 15 minutes en cas de souci. « Impossible d’attendre lundi s’il faut afficher une déviation sur un écran en raison d’une course cycliste qui a lieu durant le week-end », indique Siegerd.

La ville de Roulers gère actuellement un réseau d’écrans intérieurs ainsi que quatre écrans mobiles. « Nous constatons déjà que nous utilisons ces écrans bien plus souvent que nous l’avions pensé initialement. Nous nous en servons notamment pour communiquer des événements, afficher des informations de réservation dans la salle de sport ou encore transmettre des données de circulation en temps réel… Ces écrans nous ont déjà été d’une grande utilité », indique Geert.

D’après Geert, il est difficile de savoir comment va évoluer ce nombre à l’avenir. « Une ville vit. Il est impossible de prédire précisément ses besoins futurs. » Une chose est cependant déjà certaine : le réseau sera étoffé d’une série d’écrans fixes au cours de ces prochains mois. « Le plus important, c’est de créer aujourd’hui en collaboration avec Connectify les bases d’un système qui pourra nous servir pendant encore des années. »