L'EORTC passe à Microsoft Teams

Organisation indépendante sans but lucratif, l’EORTC (European Organisation for Research & Treatment of Cancer) coordonne et mène des recherches cliniques internationales en vue d’améliorer le traitement du cancer. Il s’agit surtout d’études randomisées de phase 3, destinées à vérifier si les traitements - chimiothérapie, radiothérapie, chirurgie… - permettent d’améliorer la durée de vie des patients participants.

Cette collaboration représente un défi. En interne, l’EORTC travaille selon une structure matricielle avec, d’une part, des équipes projets qui gèrent les études et, d’autre part, des départements transversaux (statisticiens, médecins, IT…). Et tous ces collaborateurs doivent échanger des informations, se réunir, partager des données sensibles.

Par ailleurs, l’EORTC collabore avec 930 hôpitaux répartis dans 37 pays. « L’EORTC établit les protocoles, collecte les données (imagerie médicale, laboratoires, diagnostics cliniques…) tout au long de la recherche, évalue les traitements, mais ces traitements sont réalisés sur des patients par des médecins dans divers hôpitaux, » poursuit Pascal Ruyskart. La communication avec les partenaires externes est donc, elle aussi, cruciale. D’autant que les réseaux informatiques des hôpitaux sont, à juste titre, très protégés. L’EORTC doit donc travailler avec des outils qui répondent aux exigences des hôpitaux, et permettent à tous les médecins de se connecter facilement et d’échanger avec ses équipes.

L’EORTC était à la recherche d’une plateforme de collaboration efficace et fiable, facilement utilisable par tous les acteurs concernés.

« Nous souhaitions aussi avoir un seul outil, intégré à notre environnement existant. La direction de l’EORTC poussait la migration dans le cloud, notamment dans le cadre de notre Disaster Recovery Plan ; l’objectif étant de garantir la continuité de nos activités en cas de situation critique imprévue. Nous avons étudié le projet et vu que Microsoft poussait la migration vers Teams, avec un hosting d’Office 365. »

Pour le responsable IT, l’un des grands avantages de Teams est son intégration dans l’environnement Microsoft Office habituel. Par ailleurs, l’outil est accepté par tous les réseaux hospitaliers avec lesquels l’EORTC travaille, ce qui n’était pas le cas de Skype for Business utilisé précédemment. .

Le passage à Microsoft Teams s’est effectué de façon très souple, avec une acceptation rapide de la part des collaborateurs.

Pour accompagner ce changement en interne, l’EORTC a mis en place un programme de champions, des férus de technologies qui ne font pas partie du département IT et ont aidé les équipes. L’organisation a conçu aussi un programme ludique, avec des groupes de discussions sur des sujets hors business permettant aux collaborateurs de se familiariser avec l’outil. 

Enfin, très important, les deux plateformes - Skype for Business et Teams - ont pu être utilisées en parallèle, avec un phase out progressif. Dans un premier temps, les collaborateurs ont pu utiliser Teams, par exemple pour des virtual coffee meetings, pour se réunir plus facilement. De cette façon, l’outil était déjà largement plébiscité avant le lancement.

« Le support de Telenet Business a surtout été précieux pour l’implémentation technique. Le challenge à relever concernait la téléphonie. Jusque-là, les communications téléphoniques arrivaient sur nos lignes ISDN et étaient transférées vers Skype for Business. L’ingénieur de Telenet Business a proposé de migrer toute la téléphonie dans le cloud de Microsoft en un week-end. »

Vu le contexte du COVID-19 et étant donné que de nombreux utilisateurs avaient déjà expérimenté favorablement l’outil, l’EORTC a donc opté pour un big bang. « Il a fallu créer les routes, upgrader certains routeurs, configurer les 250 utilisateurs… Grâce à l’analyse et au travail de préparation qui ont débuté en mai, la mise en place a pu être effectuée en un week-end. Un ingénieur réseau de l’EORTC et un ingénieur de Telenet ont travaillé chacun chez eux, à distance. Et le lundi 22 juin, tout était fonctionnel. »

L’EORTC était l’un des premiers clients de Telenet Business à migrer vers Skype for Business. « Après des hauts et des bas avec le système, nous avions repris confiance et étions très satisfaits de notre ingénieur de contact. C’est ce qui nous a motivés à faire appel à Telenet pour la migration vers Teams. Avoir quelqu’un qui connaît votre organisation, vos besoins, et est toujours prêt à rechercher - et à trouver - une solution, c’est un réel atout ! Enfin, le projet proposé par Telenet Business nous semblait être le plus fluide, simple et donc aussi moins onéreux. »

Défis

• Structure interne matricielle, nécessitant de nombreux échanges à divers niveaux
• Collaborations permanentes avec des médecins répartis dans 930 hôpitaux et 37 pays
• Secteur hospitalier aux réseaux informatiques très protégés
  

Solutions

• Outil de collaboration Microsoft Teams
• Transfert des appels des lignes ISDN vers Teams
• Migration en un week-end avec cohabitation de l’ancien outil dans un premier temps
• Programmes d’adhésion interne
  

Avantages

• Echanges rapides et fiables
• Garantie du maintien de l’activité en toutes circonstances
• Acceptation de l’outil par les utilisateurs
  

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