Een kleine duizend medewerkers van de Onafhankelijke Ziekenfondsen werkten af en toe thuis. Maar door de crisis moesten plots 3500 mensen voltijds thuiswerken. Straf hoe dit MLOZ-IT gelukt is.
Door de ongewone weken was en is het alle hens aan dek bij MLOZ-IT, de IT-dienst waarop de Landsbond en de vier Onafhankelijke Ziekenfondsen rekenen: Partena, OZ, PartenaMut en Freie Krankenkasse. Want ook de derde ziekenfondsverstrekker van het land moest plots alle diensten via thuiswerken regelen.
“Daarbij mocht niets mislopen want 3 miljoen klanten rekenen op ons”, zegt Wim Van heesbeke, CIO bij de Onafhankelijke Ziekenfondsen. “Bij de apotheker wordt in real time berekend of we tussenkomen in de prijs van een medicament. Op het einde van de maand betalen we vervangsinkomens uit. Medische zorgen willen we snel terugbetalen. Enzovoort.”
Onze IT-dienstverlening mocht niet onderbroken worden. 3 miljoen klanten rekenen op ons.
Wim Van heesbeke
CIO bij de Onafhankelijke Ziekenfondsen
Op 3 dagen iedereen thuis aan het werk
Dat de organisatie in lockdown moest, net zoals heel België, mocht geen afbreuk doen aan de dienstverlening. Daarom schakelden MLOZ-IT en hun strategische partner Telenet Business een paar versnellingen hoger.
En met resultaat. Drie dagen na de lockdown werkten 3.500 mensen aan hun keukentafel, in hun slaapkamer of in een apart thuisbureau. De back-office, front-medewerkers, het callcenter, de agentschappen en directie kregen informatie hoe te werken.
Ook de nodige apparatuur zoals schermen, kabels en headsets werd aan huis bezorgd. “We reden schermen en kabels rond”, vertelt Wim Van heesbeke. “Sommigen hadden nog geen groot scherm. Anderen hadden twee schermen nodig. Zo gaven we ook iemand een kabel van 30 meter om de afstand tussen modem en pc te overbruggen.”
Downgraden en opschalen van netwerk
De reden van de vlekkeloze overstap naar het massaal thuiswerken? Al voor de crisis zette de organisatie in op thuiswerken. 800 tot 1000 medewerkers werkten tot twee dagen per week van thuis uit. “Onze uitdaging was om dit systeem en netwerk op een minimum van tijd op te schalen”, vertelt Wim Van heesbeke.
Om dit optimaal te laten verlopen, moest er eerst een stap teruggezet worden. Alle functies die een grote belasting vormen, zoals videostreaming, werden uitgezet. Zo was er voldoende capaciteit voor iedereen. Eens het netwerk versterkt was, werden meer data-intensieve functies toegelaten.
Snelheid van het netwerk maal 5
Het netwerk van MLOZ is vandaag tot vijf maal sneller dan voordien. Vroeger volstond een netwerk van 600 Mbps. Vandaag gaat MLOZ-IT tot 3 Gbps.
“De mensen van Telenet Business hebben uiterst vlot en snel gezorgd voor de nodige upgrade van het netwerk”, zegt Wim Van heesbeke. “Daarbij genoten we van onze lange relatie met Telenet Business. Het is al enkele jaren één van onze strategische partners, waardoor we altijd weten welke contactpersoon te bellen. Onze nood aan stevige upgrade op heel korte termijn konden we meteen bespreken. Op één dag kregen we er 50% internetcapaciteit bij! Op de administratieve afhandeling hoefden we niet te wachten. Die werd achteraf geregeld. En dat volledig van op afstand!”
Onze vaste contactpersoon bij Telenet Business werkte uiterst snel. Op één dag kregen we er 50 procent internetcapaciteit bij!
Wim Van heesbeke
CIO bij de Onafhankelijke Ziekenfondsen
Zonder zware investeringen
Omdat de basisinfrastructuur al in orde was, kon de upgrade zonder zware investeringen. De kwaliteit van het netwerk bleef gewaarborgd dankzij een paar fundamentele aanpassingen aan switches en routers.
“Een kwalitatieve implementatie was cruciaal voor ons. We wilden vermijden dat er te snel iets werd geïnstalleerd waardoor we achteraf problemen zouden krijgen. En dat is gelukt. Dankzij een vlekkeloze samenwerking op afstand van onze systeemingenieurs met die van Telenet Business, konden wij onze IT-dienstverlening steeds 100% garanderen.”
Wat Wim nog vaststelt, is dat de productiviteit van zijn mensen er op vooruitgaat. De meetings zijn korter. De ontwikkelaars leveren meer features af aan een hogere kwaliteit. “Moesten we als mensen geen nood hebben aan fysieke interactie op het werk, dan zouden dit de ideale werkomstandigheden zijn”, lacht Wim Van heesbeke.
Maar net door onze nood aan sociaal contact verwacht Wim dat er na de crisis weer meer op kantoor gewerkt zal worden. Wat ook geen probleem is. Integendeel!
MLOZ-IT en Telenet Business bouwen dan gewoon de capaciteit van het netwerk en bijhorende licenties weer af. “Het is fantastisch om zo flexibel mijn telecomdiensten te kunnen aanpassen.”
Uitdagingen
- Back- én frontoffice van de ene dag op de andere laten thuiswerken
- Maatschappelijke verplichtingen nakomen, ook in deze tijden
- 24/7-service naar 3 miljoen eindklanten garanderen
Oplossingen
- Upgrade bandbreedte
- Upgrade firewall en virusscan
- Uitbreiding VPN-pakket
Voordelen
- 3.500 medewerkers werken vlot thuis
- Medewerkers werken efficiënter en kwalitatiever
- Organisatie kan zich snel aanpassen aan crisissituaties
Wij bieden internet en service op maat van KMO’s. Ontdek onze oplossingen.
Over MLOZ-IT
MLOZ-IT is de IT-dienst van de Landsbond, de vier Onafhankelijke Ziekenfondsen - Partena ziekenfonds, OZ, PartenaMut en Freie Krankenkasse - en De Neutrale Ziekenfondsen. In totaal rekenen 3 miljoen klanten dagelijks op deze diensten. Zij kunnen steeds meer digitaal en mobiel beroep doen op hun ziekenfonds. Zo volgen ze hun diensten op, inclusief terugbetalingen aanvragen en nieuwe verzekeringen afsluiten.
250 medewerkers werken voor MLOZ-IT in nauwe samenwerking met 80 IT-medewerkers in de 4 ziekenfondsen. Alles samen werken 3500 medewerkers voornamelijk van thuis uit sinds de lockdown.
Schrijf je in voor meer inspiratie*
Ontdek interviews, podcasts en andere content
Word uitgenodigd voor webinars, beurzen en netwerk-events
Download e-books en whitepapers
* We sturen je via e-mail op regelmatige basis onze content. Je ontvangt geen commerciële berichten of voorstellen. Uiteraard kan je op elk moment uitschrijven, of je voorkeuren aanpassen via de link onderaan elke e-mail. Door je in te schrijven aanvaard je het privacybeleid van Telenet.
