Slimme schermen voor communicatie in Roeselare

“Dankzij smartphones kunnen we iedereen in de wereld met één swipe bereiken”, zegt Matthijs Samyn, schepen voor ICT in Roeselare. De verwachtingen van burgers over hoe steden en gemeenten communiceren liggen daardoor erg hoog. “Je kan je niet meer veroorloven dat er in het najaar nog boodschappen circuleren in je stad over een wielercriterium dat al drie maanden geleden heeft plaatsgevonden.”

De stad Roeselare, die bekendstaat als een digitale voorloper in Vlaanderen, zocht een smart city-oplossing om snel, flexibel en gebruiksvriendelijk met inwoners en bezoekers van Roeselare te communiceren.

Roeselare werkte al met communicatieschermen, onder andere in het stadhuis, sporthallen en het Welzijnshuis om burgers en bezoekers te informeren. Maar de infrastructuur om die schermen te besturen was niet optimaal. De tv-schermen werden op elke locatie met verschillende systemen aangestuurd. “Dat maakt het niet alleen onoverzichtelijk, maar ook ongebruiksvriendelijk”, zegt Geert Sinnaeve, directeur ICT van de Shared Services Group in Roeselare.

Geert en zijn team zochten een overkoepelend communicatiesysteem met laagdrempelige software die gemakkelijk te koppelen is met andere systemen. Zowel in de sporthal, de bibliotheek, op het stadhuis als bij de brandweer moeten mensen bij wijze van spreken met één druk op de knop de boodschappen op de schermen kunnen aanpassen. “Stel dat de brandweer een aantal straten moet ontruimen door een brand, dan moeten zij dat zonder tijd te verliezen kunnen communiceren naar inwoners”, zegt Geert.

Die speurtocht belandde al snel op een dood spoor. “Een kant-en-klaar systeem bestond nog niet”, zegt Geert. Hij ging op zoek naar een betrouwbare partner om samen een communicatiestrategie op maat uit te bouwen voor het smart city-project. “Het was belangrijk dat we met één partner zouden samenwerken”, zegt Geert, “we wilden als overheidsdienst niet de speelbal of tussenpersoon worden van verschillende partners.”

Een opdracht waar Connectify met veel goesting zijn tanden in zette. Het IT-dochterbedrijf van Telenet is gespecialiseerd in digitale informatieschermen. Samen met de verschillende diensten van Roeselare tekende Connectify een traject uit om de stad te voorzien van een multi-inzetbaar netwerk van verschillende soorten communicatieschermen. Elk soort scherm heeft zijn functie:

• Indoor-schermen op plekken zoals het stadhuis, het welzijnshuis en de sporthal waarop relevante en gepersonaliseerde boodschappen verschijnen.
• Mobiele outdoor-schermen die makkelijk te verplaatsen zijn. De mobiele schermen zijn voorzien van een SIM-kaart waardoor ze via het 4G-netwerk te besturen zijn.
• Vaste outdoor-schermen aan de rand van de stad voor verschillende soorten boodschappen. Denk aan verkeerswijzigingen, evenementen of noodsituaties.

Alle schermen zijn eenvoudig te besturen door in te loggen op een portaal via het web. Kleine aanpassingen gebeuren zelfs via de smartphone.

Connectify neemt zijn verantwoordelijkheid in de uitrol van het netwerk van schermen. “Wij proberen de stad zoveel mogelijk te ontzorgen”, zegt Siegerd Craeye van Connectify. De stad Roeselare had in zijn aanbesteding een erg duidelijk plan uitgetekend. “Het was aan ons om die blauwdruk zo vlot mogelijk in realiteit om te zetten”, zegt Siegerd. “Wij zorgen voor alles: van de aanvraag van de vergunning tot de plaatsing van schermen."

De IT- en communicatieafdelingen van Roeselare kregen als eerst een scherm om mee te experimenteren. Zodra die afdelingen groen licht gaven, volgde een graduele uitrol van de technologie. Alle digitale schermen die Roeselare aan zijn netwerk toevoegt, besturen stadsdiensten via een centrale softwarecockpit.

Omdat verschillende afdelingen de schermen moeten bedienen, is toegankelijke software een basisvoorwaarde voor succes. Connectify ontwikkelde Tellie, een eigen platform voor de besturing van digitale schermen. "Tellie is erg gebruiksvriendelijk”, zegt Siegerd. “Je kan bijvoorbeeld heel eenvoudig content vanuit Word of PowerPoint naar de schermen opladen." Het besturen van de communicatieschermen vergt met andere woorden geen IT-kennis. Een opleiding is in een paar uurtjes gebeurd.

Software van eigen bodem is trouwens een belangrijke troef, zeker voor gemeente- en stadsbesturen. “Op die manier ben je niet afhankelijk van buitenlandse code waarover je als overheid geen controle hebt”, zegt Siegerd.

Daarnaast is de helpdesk van Connectify 24 op 24, 7 op 7 bereikbaar. Tijdens de kantooruren is er een videohelpdesk beschikbaar. Bij een technisch probleem is de helpdesk met een videostream bereikbaar waardoor die van op afstand snel ondersteuning biedt. Buiten de kantooruren verzekert Connectify dat zijn medewerkers binnen de 15 minuten reageren als er iets misgaat. “Een scherm dat verkeer moet omleiden in het weekend omdat er een wielerkoers aan de gang is, kan niet wachten tot maandag”, zegt Siegerd.

Op dit moment beheert de stad Roeselare een netwerk aan indoorschermen en een viertal mobiele schermen. “Het valt nu al op dat de schermen meer gebruikt worden dan we initieel verwacht hadden”, zegt Geert. Van aankondigingen van evenementen, over reservatie-informatie in de sporthal tot live verkeersinformatie. De schermen hebben ons al veel diensten bewezen.”

Hoe het aantal schermen in de toekomst zal evolueren, is moeilijk te voorspellen volgens Geert. “Een stad leeft. Je kan de precieze noden in de toekomst niet voorspellen.” Het is wel al zeker dat er in de komende maanden ook een aantal vaste schermen bij komen. “Het belangrijkste is dat we vandaag samen met Connectify bouwen aan een fundament dat nog jaren meekan.”