Toen de gemeente Sint‑Genesius-Rode en hun OCMW fuseerden tot één organisatie legde die samensmelting al snel een digitaal pijnpunt bloot: het versnipperde internetnetwerk kon de groei niet meer aan. Servers vielen uit, verschillende sites waren onsamenhangend met elkaar verbonden via straalverbindingen en elke storing legde de dienstverlening stil.
Een nieuwe en toekomstgerichte internetverbinding drong zich op. Maar hoe pak je zo’n ingrijpende verandering aan als kleine gemeente met beperkte middelen? Eén antwoord: met de raamcontracten Vaste Telecommunicatie van de Vlaamse Overheid en Telenet Business. Steven Van Camp, Diensthoofd operationeel beheer bij Sint-Genesius-Rode en Hans Diels, Account Manager bij Telenet Business duiken samen in hun succesvolle samenwerking.
Back to basics
Sint-Genesius-Rode is een kleine gemeente die geen eigen IT-dienst had en leunde op de ondersteuning van VERA, het Vlaams-Brabants steunpunt voor e-government. Zij boden IT‑specialisten die twee keer per week intern bij de gemeente meewerkten. Maar zelfs met die hulp viel het meteen op dat de bestaande IT-infrastructuur niet langer voldeed aan de digitale behoeften van de gemeente.
De telefooncentrale zat overvol en was hopeloos verouderd. Nieuwe medewerkers konden niet eens een toestel krijgen. De gemeente wilde graag richting cloudtelefonie evolueren, maar botste al snel op een nieuwe uitdaging: de bestaande netwerkverbinding was daar niet klaar voor. “Om een toekomstgerichte digitale gemeente uit te bouwen, moesten we eerst terug naar de basis en onze fundamenten versterken", klonk het bij Steven.
“Om een toekomstgerichte digitale gemeente uit te bouwen, moeten we eerst terug naar de basis en onze fundamenten versterken.”
Steven Van Camp
Diensthoofd operationeel beheer bij Gemeente Sint-Genesius-Rode
Een toekomstgerichte partner
"Enter Telenet Business. Als kleine gemeente beschikte Sint‑Genesius‑Rode niet over de middelen om een grootschalig IT‑project volledig zelf te trekken. Een raamcontract bood de nodige structuur, snelheid en ontzorging. Telenet Business kwam al snel uit de gesprekken als toekomstgerichte partner die samen met ons op zoek ging naar een gepaste oplossing”, zegt Steven.
Van versnipperd netwerk naar performante digitale structuur
Eén van de grootste uitdagingen voor Sint-Genesius-Rode was het versnipperde netwerk van talloze sites, die jarenlang aan elkaar geknoopt werden via straalverbindingen. Terwijl Sint‑Genesius‑Rode op zoek was naar een betrouwbare partner, nam Hans Diels, Account Manager bij Telenet Business, zelf proactief contact op omdat hun telefonie-oplossing end‑of‑life was en een overstap naar cloudtelefonie zich opdrong. “We hebben eerst samen rond de tafel gezeten om onze plannen te bespreken. Hans vertrok volledig vanuit onze noden, niet vanuit een standaardpakket. We hadden niet veel contactmomenten nodig om te weten dat dit de juiste keuze was.”
Het resultaat?
Connectiviteit
- 6 Fiber LAN’s
- 3 coax LAN’s
Security
- Firewall-as-a-Service (FWaaS)
Telefonie
- Voice Cloud voor 91 gebruikers
- SIP-kanalen
Algemeen
- Volwaardige, moderne infrastructuur met focus op cloud en hogere bandbreedte
Jouw gemeente of overheidsinstelling klaarstomen voor een digitale toekomst?
Hoe verliep de integratie?
“We werden goed begeleid door Telenet Business en alle verschillende partners waar Telenet Business mee samenwerkt. Het is een synergie die goed verlopen is én gewoon werkt. Wij hebben voor een Bing Bang gekozen en wilden meteen overschakelen van onze oude provider naar Telenet Business. De volledige gemeente draaide op Telenet Business in één week tijd. Dat is enorm snel." klinkt het bij Steven.
Op enkele kleine problemen na merken de medewerkers van Sint-Genesius-Rode dat de verbinding eindelijk stabiel blijft. En IT-medewerkers worden volledig ontzorgd: geen versnipperde leveranciers of complexe kluwen van firewalls meer, maar wel één aanspreekpunt en één geïntegreerde oplossing. Dankzij Voice Cloud kon de gemeente ook eindelijk overschakelen op cloudtelefonie, een oplossing die volgens Steven heel goed werkt en waar het team erg tevreden over is. “De oplossing werd bewust pas geactiveerd nadat de overschakeling op het nieuwe wifinetwerk volledig achter de rug was, zodat het change management geleidelijk en vlot kon verlopen", zegt Steven.
Wat zijn de drie belangrijkste tips die je wil geven aan andere overheden?
- Schets een goed beeld van je huidige situatie en breng in kaart waar je naartoe wil.
- Bepaal de timing van je project en hou er rekening mee dat bepaalde processen meer tijd vragen dan andere.
- Durf te springen: ook als kleine gemeente of als de prijs een struikelblok vormt. Wij hebben veel processen of functionaliteiten kunnen schrappen die veel verborgen kosten met zich meebrachten. Op die manier heeft de investering ons eigenlijk al een besparing opgeleverd. Ons netwerk viel vaak stil, wat sowieso kosten met zich meebrengt en dat hebben we nu niet meer. Die stabiliteit is ons veel waard.
Een partnership die het verschil maakt
“Perfectie? Dat bestaat niet. Dus mocht ik onze samenwerking een cijfer geven, dan is een tien misschien niet realistisch, maar het leunt er wel naartoe: een dikke negen! We hebben nu één vast aanspreekpunt bij problemen én Telenet Business contacteert ons ook proactief nog voor wij een probleem vaststellen.”, zegt Steven.
Voor Telenet Business is dit raamcontract er vooral eentje van ontzorgen. “De stap om toe te treden is erg klein en de raamcontracten maken het makkelijker voor lokale besturen om hun IT en telefonie snel én vlot digitaal te transformeren. Wij zien het als onze verantwoordelijkheid dat élk lokaal bestuur kan terugvallen op een performant, betrouwbaar en stabiel netwerk in een veilige omgeving," klinkt het bij Hans Diels, Account Manager bij Telenet Business. "De samenwerking met Sint‑Genesius‑Rode verliep bijzonder vlot. Alle partijen vertrouwen elkaar volledig. Het resultaat is een mooie, toekomstgerichte oplossing waar iedereen trots op is.”
