Hoe Digital Signage Halle verbindt en de economie versterkt

In Stad Halle zag je al digitale schermen in het straatbeeld, maar het stadsbestuur had weinig invloed op wat er precies op die schermen kwam. Daarom wilden ze overschakelen op een Digital Signage-systeem waarbij ze enerzijds de communicatie met inwoners op een moderne manier kunnen aanpakken. En om anderzijds advertentieruimte te bieden tegen betaling aan lokale handelaars. 

“Hoe maken we Digital Signage werkbaar én financieel verantwoord voor zowel medewerkers als handelaars?” Dat was dé uitdaging voor Stad Halle. “Het was voor ons een must om de regie zelf in handen te nemen zonder extra werkdruk voor het stadspersoneel”, klinkt het bij Heleen Van Bellingen, innovatiemedewerker bij Stad Halle. “Er was nood aan een gebruiksvriendelijke oplossing die ons volledig ontzorgt op vlak van administratie. Maar ook aan een partner die proactief advies geeft over regelgevingen, zoals GDPR of reclame, én budgetbeheer.” Tegelijk kijkt Stad Halle ook al verder in termen van schaalbaarheid en smart city: meer schermen, slim gekozen locaties en de mogelijkheid om data of bijkomende sensoren te koppelen op langere termijn. 

De stad stapte in een subsidietraject bij het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen en schreef een traject uit waarop verschillende leveranciers aan konden deelnemen. Na een aantal gesprekken en demo’s kwam Connectify, het dochterbedrijf van Telenet Business, als de geschikte partner uit de bus om een Visualo-raamcontract af te sluiten. Dat omvat een innovatieve oplossing voor lokale schermcommunicatie bij steden en gemeenten.  

Cathy-Ann Van Volsem, account manager bij Connectify legt uit waarom dat platform zoveel voordelen biedt: “Visualo combineert fysieke schermen met een krachtig Content Management Systeem (CMS) dat lokale besturen toelaat om hun communicatie te centraliseren.” 

“Hoe de digitale schermen ingesteld worden, hangt volledig af van de specifieke noden van het lokale bestuur”, zegt Heleen. “Of je nu een grootstad bent of een kleinere gemeente, dankzij de schaalbaarheid en flexibiliteit kan je alle schermen op maat inrichten.”

En daar neemt Connectify ook een adviserende rol in. “Wij gingen binnen het testtraject voor twee outdoor schermen en hanteren daarbij een 50/50-aanpak. De inhoud op de visuele schermen verdelen we tussen zendtijd voor de stadsdiensten en zendtijd voor de lokale handelaren. Willen we op termijn meer schermen, een software-integratie met onze binnenschermen of een andere indeling van de zendtijd? Alles is mogelijk.”  

De stad communiceert via de schermen over samenwerkingen met verenigingen, dringende boodschappen, BE-Alerts, de stadsdiensten, evenementen of acties in bijvoorbeeld de bibliotheek en het cultureel centrum. 

Handelaars die willen communiceren op de digitale schermen, zetten hun content dan weer zelf klaar in het platform en kiezen een gewenst tijdslot. Ze kopen hun zendtijd zelf makkelijk aan in het platform en de communicatiedienst van de stad kan de advertenties met één klik goedkeuren. “Het systeem begeleidt hen hierbij stap voor stap en er kan eigenlijk niets misgaan.”  

Om Stad Halle voldoende controlemogelijkheden te bieden zonder extra werkdruk, werd een efficiënte workflow binnen het CMS ingebouwd en een geïntegreerde betaalmodule. Handelaars moeten bij het uploaden van hun content aan vooraf ingestelde regels voldoen, anders kunnen ze hun zendtijd niet boeken. “Als er iets niet klopt, kan je niet verder.” Dat maakt Visualo zeer laagdrempelig voor de handelaars en tegelijk wordt de financiële dienst ontzorgd. Connectify voorziet bovendien opleidingen voor medewerkers en handelaars, met tips voor sterke advertenties, de beste zendtijd en advies op maat.  

Voor de stad zelf betekent Visualo vooral meer regie en eenvoud. Stadsdiensten kunnen hun boodschappen centraal aansturen, er zijn heldere afspraken voor de handelaars. Stad Halle koos ervoor om de investering budgetneutraal te maken door 50% van haar zendtijd te verkopen aan handelaars. Hiermee kunnen ze een aanzienlijk deel van de investering terugverdienen. Steden en gemeenten die Visualo willen inzetten, maar twijfelen over de haalbaarheid, kunnen eenvoudig de berekeningstool van Connectify gebruiken. Zo krijgen ze meteen inzicht in de voordelen van Digital Signage én hun specifiek verdienmodel. 

De schermen van Visualo passen ook binnen de duurzaamheidsdoelstellingen van steden en gemeenten. Connectify combineert energiezuinige A-merktoestellen met software die duurzame instellingen mogelijk maakt. Zo hebben alle schermen automatische dimfuncties om duurzame schermtijd te ondersteunen en het energieverbruik van de stad onder controle te houden.  

“Visualo omvat de volledige hardware zoals de schermen, de software die draait op het Tellie CMS van Telenet Business én alle bijhorende diensten: van de plaatsing en het onderhoud van de schermen, tot en met opleidingen en de facturatie van handelaars voor hun aangekochte zendtijd.” Stad Halle behoudt hierbij de volledige regie, terwijl Connectify de technische kant en de operationele ontzorging voor haar rekening nam. “Tijdens een testperiode van zes maanden werden de twee schermen eerst intern bij Connectify uitgebreid getest en ingesteld, daarna werden ze in Halle op de juiste plek gezet en stap voor stap ingezet voor stadscommunicatie en zendtijd voor de lokale handel.” 

“We hebben er alles aan gedaan om een efficiënte workflow in het CMS te creëren, met uitgebreide rapporteringsmogelijkheden. Zo kan de stad op elk moment zien hoeveel zendtijd en hoeveel advertenties zijn ingepland en door wie. Het tijdslotbeheer gebeurt volledig automatisch: gebruikers kunnen geen slot kiezen dat al bezet is. Alles loopt door zoals vooraf ingesteld, terwijl de stad enkel nog een snelle inhoudelijke check moet uitvoeren.”