Ontdek de functies van Voice Pro Multi
Voice Pro Multi biedt je bedrijf een telefooncentrale. Zo kan je zelf alles instellen op maat van je bedrijf. In dit artikel leggen we je de verschillende mogelijkheden uit.
Maak je keuze
We kunnen je gegevens niet ophalen. Maak zelf je keuze
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Een keuzemenu is een automatisch menusysteem waarbij de beller een keuze moet maken met wie hij rechtstreeks verbonden wil worden, bijvoorbeeld om de taal of een specifieke dienst te kiezen. Zo komt hij altijd terecht bij de juiste persoon of afdeling.
Met Voice Pro Multi kan je één keuzemenu instellen. Opgelet! Elk keuzemenu kan maximaal 2 niveaus hebben. Bovendien is een keuzemenu combineerbaar met belgroepen of hunt-groepen.
Met een call flow bepaal je de manier waarop je oproepen worden beantwoord. Hierbij heb je de keuze tussen een wachtrij en een hunt-groep. Beide functies worden vaak gebruikt om een oproep door te verbinden naar een groep gebruikers. Bovendien is een call flow combineerbaar met een keuzemenu.
Hoe werkt een hunt-groep?
Een hunt-groep stuurt de inkomende oproep op het hoofdnummer naar verschillende gebruikers. Dit systeem zal proberen de gebruikers opeenvolgend of gelijktijdig te contacteren. Dat hangt af van het patroon dat je hiervoor instelt. Beantwoordt niemand de oproep? Dan heb je de optie om de oproep te beëindigen, door te schakelen naar een specifiek nummer of om door te sturen naar je voicemail. Je kan maximaal 3 hunt-groepen aanmaken.
- Opeenvolgend: Elke oproep wordt altijd doorverbonden naar de eerste gebruiker op de lijst. Komt de oproep bij de laatste gebruiker van de lijst? Dan blijft die overgaan totdat de maximale wachttijd overschreden is. Dit patroon gebruik je bijvoorbeeld wanneer de oproep eerst altijd bij de receptie moet komen.
- Gelijktijdig: De oproep wordt gelijktijdig doorverbonden naar verschillende gebruikers.
- Circulair: Bij dit patroon wordt de allereerste oproep doorgeschakeld naar de eerste gebruiker. Neemt deze persoon niet op? Dan gaat het over naar de tweede gebruiker. Beantwoordt die persoon wel de oproep? Dan zal de volgende oproep naar de derde gebruiker gaan.
- Uniform: De oproep gaat in een bepaalde volgorde over: eerst naar de gebruiker die het langst inactief is en als laatste naar de gebruiker die recent nog een oproep beantwoordde. De oproep zal blijven overgaan naar de laatste gebruiker totdat de maximale wachttijd overschreden is.
Wat is een wachtrij?
Een wachtrij zorgt, in tegenstelling tot een hunt-groep, ervoor dat je bellers in de wachtrij blijven terwijl ze wachtmuziek horen. Ze blijven in de wachtrij totdat één van de gebruikers beschikbaar is om de oproep te beantwoorden. Dat gebeurt bijvoorbeeld vaak bij een receptie van een bedrijf.
Een belgroep bestaat uit een groep gebruikers die de oproepen van een andere gebruiker kan beantwoorden. Wanneer iemand niet beschikbaar is, kan iemand van de belgroep de oproep dus aannemen. Dat doe je door de toetsencombinatie *98 in te geven, via de melding in de Webex-app op desktop of via de functietoets op je Cisco 8851-toestel. Opgelet! Dit is momenteel niet mogelijk via de mobiele app.
Belgroepen kan je niet combineren met hunt-groepen of wachtrijen.
Met een tijdschema bepaal je zelf op welke manier je beschikbaar bent. Je bepaalt niet alleen waar de oproep terechtkomt, maar je kan de beller hierover ook informeren door een boodschap te laten horen. Zo stel je eenvoudig je openings- en sluitingsuren in.
Een voorbeeld:
Je zaak gaat pas open vanaf 8u. Met zo’n tijdschema kan je je bellers voor 8u een boodschap laten horen die aangeeft dat je bereikbaar bent vanaf 8u en dat ze later kunnen terugbellen.
Er zijn 2 verschillende soorten schema’s:
- Sluitingsdagen: deze kan je gebruiken voor verlof- en feestdagen, aangezien het gaat om tijdsloten voor volledige dagen. Voor regelmatige sluitingsdagen zoals weekends, is het dus gemakkelijker om het tijdschema voor openingsuren te gebruiken.
- Openingsuren: geef op weekbasis aan wanneer je oproepen kan aannemen. Geef ook het start- en einduur aan.
Goed om te weten
- Een tijdschema kan je alleen instellen voor je keuzemenu, wachtrij of hunt-groep
- Je kan 2 tijdschema’s aanmaken en vervolgens koppelen aan een groep gebruikers, een wachtrij of een keuzemenu.
- Geef je je vakantie in? Dan overschrijft dat je dagschema.
Om je bellers te voorzien van een professioneel onthaal, kan je allerlei spraakberichten op maat van je zaak instellen. Zo kan je bijvoorbeeld een welkomstbericht instellen. Een welkomstbericht hoeft niet alleen de beller welkom te heten, maar je kan ook de plaats in de wachtrij meegeven of de mogelijkheid bieden om een bericht in te spreken. Ook tijdens afwezigheid kan je gebruik maken van deze spraakberichten. Om zo’n spraakbericht op het juiste moment te laten afspelen, koppel je het bericht aan een schema.
