Aan de slag met Voice Pro Multi
De perfecte Voice Pro Multi-configuratie vinden voor jouw zaak is niet altijd even eenvoudig. Je hebt de keuze uit verschillende functies zoals belgroepen, hunt-groepen, wachtrijen, maar hoe stel je die nu juist in? Om je op weg te helpen, hebben we enkele voorbeelden uitgewerkt ter inspiratie. Je kan ook onderdelen uitbreiden, combineren of aanpassen. Zo stel je je Voice Pro Multi helemaal op maat in.
Eerst even dit
Een goede voorbereiding is het halve werk. Volg ons stappenplan nauwkeurig voordat je start met je configuratie. Zo bespaar je tijd en verloopt je configuratie vlotter.
Een receptie die alle oproepen aanneemt
De receptie beantwoordt eerst de oproepen, daarna komt de oproep pas terecht bij een interne medewerker. Dit voorbeeld kan je gebruiken in verschillende situaties:
- De receptie beantwoordt eerst de oproep en schakelt de oproep vervolgens door naar de juiste persoon. In dat geval gebruik je een wachtrij.
- De receptie beantwoordt de oproepen tijdens een bepaalde periode (bv. in de voormiddag) en in de namiddag worden de oproepen doorgeschakeld naar een interne hunt-groep.
Rechtstreekse oproepverdeling
Deze configuratie wordt vaak gebruikt door (voedings)winkels en andere diensten die niet meteen een receptie of secretariaat nodig hebben. Op die manier beantwoorden medewerkers rechtstreeks de oproepen. Bovendien kan je kiezen hoe je de oproepen doorschakelt. Hiervoor hebben we verschillende patronen. Elk patroon heeft zo zijn eigen voordeel:
- Opeenvolgend: duidelijke verantwoordelijkheden of escalatiepaden
- Gelijktijdig: snelste reactietijd
- Circulair: werkdruk gelijk onder de verschillende medewerkers
- Uniform: aangepaste werkdruk onder de verschillende medewerkers
Specifieke oproepverdeling
Deze configuratie kan je eveneens gebruiken wanneer je geen aparte receptie of secretariaat hebt (bv. winkels, verzekeringskantoren, boekhoudkantoor of een praktijk). Via een keuzemenu komen de oproepen terecht bij de juiste medewerkers en je bepaalt zelf hoe je de oproepen stuurt. Moet de beller terechtkomen bij…
- de juiste medewerker? Gebruik dan een keuzemenu met verschillende gebruikers.
- de juiste afdeling? Kies dan voor een keuzemenu met hunt-groepen.
