Bien démarrer avec Voice Pro Multi

La réception répond d'abord aux appels, et ce n'est qu'ensuite que l'appel parvient à un collaborateur interne. Vous pouvez utiliser cet exemple dans différentes situations :

• La réception répond en premier à l'appel et le transfère ensuite à la bonne personne. Dans ce cas, vous utilisez une file d'attente.
• La réception répond aux appels pendant une période déterminée (p. ex. le matin), et l'après-midi, les appels sont transférés vers un hunt group interne.

Cette configuration est souvent utilisée par les magasins (alimentaires) et autres services qui n'ont pas immédiatement besoin d'une réception ou d'un secrétariat. De cette manière, les collaborateurs répondent directement aux appels. En outre, vous pouvez choisir comment transférer les appels. Pour cela, nous avons différents modèles. Chaque modèle a son propre exemple :

• Séquentiel : responsabilités ou trajets de remontée clairs.
• Simultané : temps de réponse le plus court
• Circulaire : la charge de travail est répartie équitablement entre les différents collaborateurs
• Uniforme : la charge de travail est adaptée aux différents collaborateurs

Vous pouvez également utiliser cette configuration si vous ne disposez pas d'une réception ou d'un secrétariat séparé (p. ex. dans les magasins, les compagnies d'assurance, les bureaux de comptabilité ou les cabinets). Grâce à un menu de sélection, les appels parviennent aux collaborateurs concernés et vous décidez de la manière dont les appels doivent être envoyés. L'appelant doit être mis en communication avec…

• le bon collaborateur ? Utilisez alors un menu de sélection avec différents utilisateurs.
• le bon département ? Utilisez alors un menu de sélection avec des hunt groups.

Cette configuration est souvent utilisée dans le secteur médical. Pensez par exemple aux médecins généralistes, dentistes ou psychologues qui disposent d'un secrétariat. Tous les appels entrants sont d'abord reçus par le secrétariat, qui les transfère ensuite à la personne appropriée. Vous pouvez également combiner cette fonctionnalité avec des plannings et des messages vocaux supplémentaires.

Vous souhaitez...

• que le secrétariat réponde d'abord à tous les appels, puis transfère l'appel à la personne appropriée ? Choisissez alors pour une file d'attente.
• que le secrétariat réponde aux appels, mais que le personnel médical puisse également prendre des appels pendant les périodes de forte affluence ? Utilisez alors un hunt group.

Cette configuration est adaptée aux cabinets qui ne disposent pas d'un secrétariat à temps plein. Les appels sont immédiatement transférés à un collaborateur médical ou administratif. Vous déterminez vous-même comment les appels sont transférés. Vous pouvez également combiner cette fonctionnalité avec des plannings et des messages vocaux supplémentaires.

Vous souhaitez...

• que l'appelant soit immédiatement mis en relation avec la personne adaptée en fonction de sa demande (prise de rendez-vous, assistance urgente, représentant médical, etc.) ? Utilisez alors un menu de sélection avec des hunt groups.
• que le secrétariat réponde aux appels pendant une période donnée ou qu'il y ait une permanence téléphonique pendant une période donnée ? Dans ce cas, il est recommandé de combiner une file d'attente avec un menu d'options et plusieurs hunt groups.

Pour configurer cette option, il n'est pas nécessaire de suivre toute la procédure de préparation. Vous pouvez utiliser ce message pendant vos vacances ou en dehors de vos heures de travail et le combiner avec vos paramètres existants.