Hoe mijn Voice Pro Multi op maat instellen?
Voice Pro Multi biedt je bedrijf een telefooncentrale. Zo kan je zelf alles instellen op maat van je bedrijf. In dit artikel leggen we uit hoe je de verschillende functies instelt.
Wat wil je instellen?
We kunnen je gegevens niet ophalen. Maak zelf je keuze
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Deze heb je
Eerst even dit
Je kan slechts één keuzemenu aanmaken. Denk dus eerst na over het doel van je keuzemenu. Bereid je keuzemenu goed voor en zorg dat de spraakberichten al opgenomen zijn zodat je alles meteen correct kan instellen.
Ga in je Voice Pro-portaal naar Oproepbeheer en klik op keuzemenu’s. Vervolgens kies je voor keuzemenu aanmaken.
- Naam van het keuzemenu: geef je keuzemenu een betekenisvolle naam zodat je ze makkelijk kan onthouden en beheren (bv. receptie, administratie,…).
- Telefoonnummer: je moet je keuzemenu ook een telefoonnummer geven. Dat is het nummer dat je externe bellers kunnen gebruiken.
- Extensie: Kies een extensie voor je keuzemenu. Dat is een verkort nummer om makkelijk te bellen naar andere nummers binnen je bedrijf.
- Taal: selecteer de taal die je bellers zullen horen.
- Naam: geef je bericht een betekenisvolle naam.
- Bericht: kies het eerste bericht dat de beller zal horen. Dit bericht moet de verschillende keuzemogelijkheden voor de beller vermelden (bv. ‘druk 1 voor…, druk 2 voor…).
- De verschillende toetsen: start de configuratie van de verschillende toetsen die je keuzemenu samenstellen. Klik op toets toevoegen en selecteer een cijfertoets. Aan elke cijfertoets kan je een specifieke actie toewijzen:
- Submenu: dit gebruik je als je met meerdere niveaus wil werken. Je keuzemenu kan maximaal 2 niveaus hebben. Kies je voor 2 niveaus? Dan moet je eerst het eerste niveau aanmaken en je configuratie bewaren. Daarna kan je het volgende niveau instellen via Bewerken. Je klikt dan op het submenu dat nog een niveau nodig heeft.
- Gebruiker: je kan een oproep meteen doorsturen naar een gebruiker, bv. naar de receptie.
- Call flow: je kan de oproep doorsturen naar een call flow, bv. naar de administratieve dienst.
- Nummer: je kan de oproep doorsturen naar een Belgisch vast of mobiel nummer, bv. naar een ander kantoor.
- Bericht: je kan de beller een bericht laten horen, bv. om hem door te verwijzen naar je website.
- Bericht herhalen: je kan de beller het eerste bericht laten herhalen.
Acties tijdens sluitingsuren: je kan een actie instellen tijdens je sluitingsuren of -dagen. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer er iemand stand by staat tijdens het weekend. In dat geval kan je oproepen doorsturen naar een vast of mobiel nummer. Klik op bewaren om je keuzemenu op te slaan.
Hoe een hunt-groep of wachtrij aanmaken?
Ga in je Voice Pro-portaal naar Oproepbeheer en klik op Call flows om een nieuwe flow te maken of een bestaande aan te passen. Daarna klik je op call flow aanmaken en kies je voor hunt-groep of wachtrij.
- Naam call flow: geef je call flow een betekenisvolle naam zodat je ze makkelijk kan onthouden en beheren (bv. receptie, administratie,…).
- Telefoonnummer: geef je call flow een vast telefoonnummer als je je call flow ook extern wil gebruiken.
- Extensie: kies een extensie voor je call flow. Dat is een verkort nummer om makkelijk te bellen naar andere nummers binnen je bedrijf.
- Taal: selecteer de taal die je bellers zullen horen.
- Patroon (hunt-groep): kies de manier waarop de oproep naar de verschillende gebruikers zal worden doorgestuurd. Niet helemaal zeker? We hebben de verschillende patronen voor je opgelijst.
- Antwoordtijd van de medewerker: geef aan hoelang een inkomende oproep onbeantwoord mag blijven alvorens doorgeschakeld te worden.
- Actie instellen bij piekmoment: blijft een oproep onbeantwoord? Selecteer wat er dan moet gebeuren met de oproep.
- Gebruikers: bepaal welke gebruikers deel moeten uitmaken van deze hunt-groep. Je kan ook kiezen wie prioriteit krijgt bij een oproep en die dus als eerste ontvangt.
- Welkomstbericht (alleen voor wachtrij): kies een bericht om je bellers te verwelkomen of te informeren over hun plaats in de wachtrij. Maak je een wachtrij aan? Dan kan je ook nog wachtmuziek laten afspelen. Daarnaast kan je je bellers laten weten hoeveel bellers er nog voor hen zijn in de wachtrij. Hiervoor vink je de optie wachtboodschap aan. De optie wachtmuziek opnieuw afspelen, zorgt ervoor dat de wachtmuziek blijft spelen als de beller lang in de wachtrij blijft.
- Stel een tijdschema in: je kan een actie instellen tijdens sluitingsuren. Dat is afhankelijk van je noden en dus niet verplicht in te vullen.
- Klik op Bewaren om je hunt-groep of wachtrij op te slaan.
Maak je een call flow aan met meerdere gebruikers en heeft één van die gebruikers altijd doorschakelen geactiveerd in zijn Webex-app? Dan wordt de call flow verbroken wanneer er een inkomend gesprek bij deze gebruiker komt.
Ga in je Voice Pro-portaal naar Oproepbeheer en klik op Schema’s. Je maakt je gewenste schema via Schema aanmaken voor sluitingsdagen of Schema aanmaken voor openingsuren. Heb je extra sluitingsdagen? Die kan je toevoegen via de tab sluitingsdagen en klik op nieuwe sluitingsdagen toevoegen. De wettelijke feestdagen voeg je toe via Feestdagen toevoegen.
Sluitingsdagen:
- Naam schema: geef je schema een betekenisvolle naam (bv. schema receptie, schema hoofdnummer).
- Naam tijdslot: geef elke sluitingsdag een betekenisvolle naam (bv. zomervakantie, maandelijks verlof).
- Kies je begin- en einddatum: bepaal de duur van je sluitingsdagen. Belangrijk! Je kan enkel het uur instellen bij afzonderlijke dagen.
- Voeg extra uren toe: Voor afzonderlijke dagen kan je de specifieke uren aangeven. Je kan één tijdslot per dag instellen. Heb je meerdere nodig? Dan moet je meerdere afzonderlijke dagen toevoegen.
Openingsuren:
- Naam: geef je schema een betekenisvolle naam.
- Openingsuren: stel je openingsuren per dag in, meerdere tijdsloten zijn beschikbaar. Belangrijk! Dagen zonder openingsuren kan je leeg laten.
Ga in je Voice Pro-portaal naar Oproepbeheer en klik op Spraakberichten. Hier kan je een nieuw bericht aanmaken, uploaden of een spraakbericht verwijderen.
We raden je aan om hierbij gebruik te maken van tekst-naar spraakdiensten zoals Voices.be. Op die manier beschik je over professionele berichten zonder onderbrekingen of achtergrondgeluiden. Zorg er ook voor dat je voor al je berichten dezelfde stem gebruikt. Liever zelf een spraakbericht opnemen? Gebruik dan spraakbericht aanmaken. Klik op het microfoontje om je opname te starten en te beëindigen. Tevreden met je bericht? Geef je bericht een betekenisvolle naam (bv. welkomstbericht) en klik op uploaden. Je bericht mag maximaal 150 seconden duren. Dat komt overeen met 2 MB.
Tip: kijk na of je browser het gebruik van de microfoon ondersteunt.
- De spraakberichten kan je instellen voor hunt-groepen, wachtrijen en keuzemenu’s. Je kan dit niet voor een gebruiker instellen.
- Geef je berichten een duidelijke naam zodat je ze ook nadien makkelijk beheert.
Met Voice Pro Multi beschik je over 1 hoofdnummer. Hiermee kunnen al je medewerkers bellen met hetzelfde nummer.
Hoe stel je je hoofdnummer in? Dat doe je op je overzichtspagina van je Voice Pro-portaal. Klik op Hoofdnummer bewerken en kies het juiste vaste nummer. Je stelt je hoofdnummer ook best in voor je keuzemenu en/of call flow.
