Aan de slag met Voice Pro Multi
De perfecte Voice Pro Multi-configuratie vinden voor jouw zaak is niet altijd even eenvoudig. Je hebt de keuze uit verschillende functies zoals belgroepen, hunt-groepen, wachtrijen, maar hoe stel je die nu juist in? Om je op weg te helpen, hebben we enkele voorbeelden uitgewerkt ter inspiratie. Je kan ook onderdelen uitbreiden, combineren of aanpassen. Zo stel je je Voice Pro Multi helemaal op maat in.
Eerst even dit
Een goede voorbereiding is het halve werk. Volg ons stappenplan nauwkeurig voordat je start met je configuratie. Zo bespaar je tijd en verloopt je configuratie vlotter.
Enkele voorbeelden van configuraties
Voorbereiding gelukt? Dan ben je klaar om aan de slag te gaan. Kies één van de configuraties hieronder en volg het stappenplan om je Voice Pro Multi in te stellen.
De receptie beantwoordt eerst de oproepen, daarna komt de oproep pas terecht bij een interne medewerker. Dit voorbeeld kan je gebruiken in verschillende situaties:
- De receptie beantwoordt eerst de oproep en schakelt de oproep vervolgens door naar de juiste persoon. In dat geval gebruik je een wachtrij.
- De receptie beantwoordt de oproepen tijdens een bepaalde periode (bv. in de voormiddag) en in de namiddag worden de oproepen doorgeschakeld naar een interne hunt-groep.
Deze configuratie wordt vaak gebruikt door (voedings)winkels en andere diensten die niet meteen een receptie of secretariaat nodig hebben. Op die manier beantwoorden medewerkers rechtstreeks de oproepen. Bovendien kan je kiezen hoe je de oproepen doorschakelt. Hiervoor hebben we verschillende patronen. Elk patroon heeft zo zijn eigen voordeel:
- Opeenvolgend: duidelijke verantwoordelijkheden of escalatiepaden
- Gelijktijdig: snelste reactietijd
- Circulair: werkdruk gelijk onder de verschillende medewerkers
- Uniform: aangepaste werkdruk onder de verschillende medewerkers
Deze configuratie kan je eveneens gebruiken wanneer je geen aparte receptie of secretariaat hebt (bv. winkels, verzekeringskantoren, boekhoudkantoor of een praktijk). Via een keuzemenu komen de oproepen terecht bij de juiste medewerkers en je bepaalt zelf hoe je de oproepen stuurt. Moet de beller terechtkomen bij…
- de juiste medewerker? Gebruik dan een keuzemenu met verschillende gebruikers.
- de juiste afdeling? Kies dan voor een keuzemenu met hunt-groepen.
Deze configuratie wordt vaak in de medische sector gebruikt. Denk maar aan huisartsen, tandartsen of psychologen die over een secretariaat beschikken. Alle inkomende oproepen komen eerst binnen bij het secretariaat, waarna de oproepen kunnen doorgeschakeld worden naar de juiste persoon. Je kan dit ook combineren met schema’s en extra spraakberichten.
Wil je dat…
- het secretariaat eerst alle oproepen beantwoordt en daarna doorschakelt naar de juiste persoon? Dan kies je voor een wachtrij.
- het secretariaat de oproepen beantwoordt, maar dat het medisch personeel ook oproepen kan aannemen tijdens drukke momenten? Dan gebruik je een hunt-groep.
Deze configuratie is geschikt voor praktijken die geen fulltime secretariaat hebben. Oproepen komen zo meteen bij een medisch of administratief medewerker terecht. Je bepaalt zelf hoe oproepen worden doorgeschakeld. Je kan dit ook combineren met schema’s en extra spraakberichten.
Wil je dat…
- de beller meteen bij de juiste persoon terechtkomt afhankelijk van zijn vraag (afspraak maken, dringende hulp, medisch vertegenwoordiger…)? Kies dan voor een keuzemenu met hunt-groepen.
- het secretariaat de oproepen beantwoordt voor een bepaalde periode of dat er tijdens een bepaalde periode beluurtje is? Dan combineer je best een wachtrij met een keuzemenu en verschillende hunt-groepen.
Om dit in te stellen, hoef je de volledige voorbereiding niet te doorlopen. Dit bericht kan je gebruiken tijdens vakantiedagen of buiten je werkuren en kan je combineren met je bestaande instellingen.
