Les entreprises misent de plus en plus sur les solutions numériques. Elles utilisent une multitude de logiciels, d’applications et de services cloud. Il s’agit donc de faire des choix judicieux et d’investir dans un environnement informatique pérenne. Gérer le budget ICT ne signifie toutefois pas dépenser moins.
Sans une approche ciblée, les technologies de l’information et de la communication (ICT) peuvent peser lourd sur le budget, et ce de différentes manières. Le premier effet est un gaspillage invisible. Les licences oubliées, les abonnements en double, les progiciels obsolètes et les outils inutilisés semblent être des dépenses mineures, mais qui peuvent facilement représenter plusieurs milliers d’euros.
La surcapacité est un autre piège. Il n’est pas rare que les entreprises investissent dans les ICT en prévision de leur croissance. Elles paient alors pour du matériel, des logiciels ou des licences dont elles n’ont pas encore besoin aujourd’hui. En plus d’alourdir les coûts, cela entraîne une complexité inutile.
« Les ICT ne sont pas un poste de coûts : elles doivent être un levier pour réduire les dépenses ailleurs et créer de nouvelles opportunités commerciales. »
Bart Lecomte
Director B2B Portfolio Strategy Telenet Business
Par ailleurs, la multitude d’outils fragmentés entraîne des processus inefficients et une perte de temps. Les collaborateurs perdent du temps à rechercher, comparer et corriger de l’information. Au lieu d’augmenter la productivité, un environnement ICT non coordonné ralentit l’activité quotidienne.
Enfin, l’absence de transparence dans les licences et les contrats génère des coûts imprévisibles et inattendus. Conséquence : il reste moins de marge pour investir dans des solutions cloud, la sécurité ou les nouvelles technologies. L’entreprise passe à côté de nouvelles opportunités.
Comment agir ?
Pour maîtriser vos coûts informatiques, commencez par dresser un inventaire des logiciels, matériels, licences et services cloud dont vous disposez. Une meilleure visibilité des coûts cachés et des imprévus vous aidera à réaliser des économies. Il faut aussi savoir qui utilise quels outils, comment ils sont déployés et quels contrats ou forfaits expirent à quelle date. Procédez ensuite à une analyse critique de ce qui est réellement nécessaire.
Une fois que vous disposez d’une vue d’ensemble, vous pouvez centraliser et optimiser la gestion des ICT. Avec les logiciels cloud et les modèles de licence flexibles, vous répondez aux besoins actuels tout en maximisant la rentabilité de chaque euro investi.
Parmi les solutions flexibles, il y a notamment la téléphonie cloud que vous pouvez configurer et étendre en fonction des besoins de votre entreprise. Une autre option est le Software-Defined Wide Area Networking (SD-WAN) qui gère automatiquement le trafic de données en tenant compte des performances, des coûts et de la disponibilité.
« Le Voice Cloud nous a permis de réaliser des économies par rapport aux lignes téléphoniques traditionnelles. Nous disposons désormais d’un système plus professionnel et moins coûteux. »
Karl
Coordinateur ICT Groupe d’écoles De Wegwijzer
Découvrez comment le Groupe d’écoles De Wegwijzer a réduit ses coûts de téléphonie en optant pour une plateforme de téléphonie cloud unique et uniforme, avec des coûts de licence mensuels prévisibles, sans investissements importants dans l'infrastructure.
Il faut aussi anticiper l’avenir. Tenez compte de la croissance, des nouveaux projets et des changements au sein de votre organisation. Un budget équilibré permet de soutenir l’innovation et de faire face aux imprévus.
Internaliser la gestion des ICT peut sembler être la solution la plus économique à court terme. Cependant, le bilan global est souvent tout autre. La gestion interne des ICT mobilise vos collaborateurs, qui consacrent alors moins de temps à leurs tâches principales. Sans une attention continue portée à l’informatique, vous risquez de détecter des problèmes ou des incidents trop tard, ce qui augmentera les coûts de réparation. Un support ICT externe , partiel ou complet, est en réalité financièrement plus avantageux sur le long terme.
Il est temps de réaliser un Reality Check
Posez-vous les questions suivantes :
- Avez‑vous une vue claire des logiciels utilisés et payés ?
- Savez‑vous si vous avez des licences inutiles ?
- Savez‑vous de quel matériel et outils votre équipe a besoin aujourd’hui ?
- Vos activités continuent‑elles en cas de problèmes ICT ?
- Pensez‑vous que l’automatisation n’apporte plus de gains ?
Alors il est temps d’optimiser vos coûts ICT. Prenez rendez-vous et nous examinerons les options ensemble.
Dans notre étude, nous proposons d’autres Reality Checks indispensables pour les entreprises.
