Comment configurer mon Voice Pro Multi sur mesure ?
Voice Pro Multi propose à votre entreprise un central téléphonique. Ainsi vous pouvez configurer tout sur mesure pour votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons comment configurer les différentes fonctions.
Que voulez-vous configurer ?
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Tout d’abord
Vous ne pouvez créer qu’un seul menu de sélection. Réfléchissez donc d'abord à l'objectif de votre menu de sélection. Préparez bien votre menu de sélection et veillez à ce que les messages vocaux soient déjà enregistrés afin de pouvoir tout configurer correctement dès le début.
Allez dans votre portail Voice Pro dans Gestion des appels et cliquez sur menu de sélection. Choisissez ensuite Créer un menu de sélection.
- Nom du menu de sélection : donnez à votre menu de sélection un nom explicite pour vous en souvenir facilement et le gérer sans soucis (par exemple, réception, administration...).
- Numéro de téléphone : vous devez également donner un numéro de téléphone à votre menu de sélection. C'est le numéro que les appelants externes peuvent utiliser.
- Extension : choisissez une extension pour votre menu de sélection. Il s'agit d'un numéro abrégé permettant d'appeler facilement d'autres numéros au sein de votre entreprise.
- Langue : choisissez la langue que les appelants entendront.
- Nom : donnez un nom pertinent à votre message.
- Message : choisissez le premier message que les appelants entendront Ce message doit mentionner les différentes possibilités de choix à l'appelant (ex : « appuyez sur 1 pour..., appuyez sur 2 pour...).
- Les différentes touches : commencez à configurer les différentes touches qui composent votre menu de sélection. Cliquez sur ajouter une touche et sélectionnez la touche numérique. Vous pouvez attribuer une action spécifique à chaque touche numérique :
- Sous-menu : vous l'utilisez si vous souhaitez travailler avec plusieurs niveaux. Votre menu d'options peut avoir un maximum de 2 niveaux. Vous optez pour 2 niveaux ? Vous devez alors d'abord créer votre premier niveau et conserver votre configuration. Vous pouvez ensuite configurer le niveau suivant via Modifier. Cliquez ensuite sur le sous-menu qui nécessite encore un niveau.
- Utilisateur : vous pouvez transférer un appel directement à un utilisateur, par exemple, à la réception.
- Call flow : vous pouvez transférer un appel à un call flow, par exemple, au service administratif.
- Numéro : vous pouvez transférer un appel vers un numéro mobile ou fixe belge, par exemple un autre bureau.
- Message : vous pouvez diffuser un message à l'appelant, par exemple pour le rediriger vers votre site web.
- Répéter le message : vous pouvez faire entendre à nouveau le premier message à l'appelant.
Actions pendant les heures de fermeture : vous pouvez mettre en place une action pendant vos heures ou jours de fermeture, en fonction de vos besoins. C'est par exemple utile lorsque quelqu'un est de garde durant le week-end. Dans ce cas, vous pouvez renvoyer les appels vers un numéro de téléphone fixe ou mobile. Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder votre menu de sélection.
Comment créer un hunt group ou une file d'attente ?
Allez dans votre portail Voice Pro dans Gestion d'appels et cliquez sur Call flows afin de créer un nouveau flow ou d'en modifier un existant. Cliquez ensuite sur créer un call flow et optez pour hunt group ou file d'attente.
- Nom du call flow : donnez à votre call flow un nom explicite pour vous en souvenir facilement et le gérer sans soucis (par exemple, réception, administration...).
- Numéro de téléphone : donnez à votre call flow un numéro de téléphone fixe si vous souhaitez également utiliser ce call flow en externe.
- Extension : choisissez une extension pour votre call flow. Il s'agit d'un numéro abrégé permettant d'appeler facilement d'autres numéros au sein de votre entreprise.
- Langue : choisissez la langue que les appelants entendront.
- Modèle : choisissez la manière dont l'appel sera transféré aux différents utilisateurs. Vous n’êtes pas sûr ? Nous avons établi une liste des différents modèles pour vous.
- Temps de réponse du collaborateur : spécifiez la durée pendant laquelle un appel entrant peut rester sans réponse avant d'être transféré.
- Définir une action aux heures de pointe : un appel reste sans réponse ? Sélectionnez ensuite ce que vous voulez faire de l'appel.
- Utilisateurs : définissez quels utilisateurs doivent faire partie de ce hunt group. Vous pouvez également choisir qui a la priorité sur un appel et le reçoit donc en premier.
- Message d'accueil (uniquement pour la file d'attente) : choisissez un appel pour accueillir vos appelants et les informer de leur place dans la file d'attente. Vous créez une file d'attente ? Vous pouvez également diffuser de la musique d'attente. En outre, vous pouvez également signaler aux appelants leur position dans la file d'attente. Pour cela, cochez l'option message d'attente. L'option de réécoute de la musique d'attente permet de continuer à jouer la musique d'attente si l'appelant reste dans la file d'attente pendant une longue période.
- Définir un schéma horaire : vous pouvez définir une action pendant les heures de fermeture. Cela dépend de vos besoins et ce n'est donc pas obligatoire.
- Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre hunt group ou la file d'attente.
Vous créez un call flow avec plusieurs utilisateurs et l'un de ces utilisateurs a toujours le renvoi d'appel activé dans son application Webex ? Le call flow est alors interrompu lorsqu'un appel entrant parvient à cet utilisateur.
Allez dans votre portail Voice Pro dans Gestion des appels et cliquez sur Schémas. Vous créez le schéma souhaité via Créer un schéma pour les jours de fermeture ou Créer un schéma pour les heures d'ouverture. Vous avez des jours de fermeture supplémentaires ? Vous pouvez les ajouter via l'onglet des jours de fermeture et cliquer sur ajouter de nouveaux jours de fermeture. Vous pouvez ajouter les jours fériés légaux via Ajouter des jours fériés légaux.
Jours de fermeture :
- Nom du schéma : donnez un nom pertinent à votre schéma (par exemple, schéma réception, schéma numéro principal).
- Nom du créneau horaire : donnez à chaque jour de fermeture un nom significatif (par exemple, vacances d'été, congés mensuels).
- Choisissez la date de début et de fin : déterminez la durée de vos jours de fermeture. Important ! Vous ne pouvez configurer l'heure que pour des jours individuels.
- Ajouter des heures supplémentaires : pour les jours individuels, vous pouvez spécifier des heures spécifiques. Vous pouvez configurer un créneau horaire par jour. Vous en avez besoin de plusieurs ? Vous devez ajouter plusieurs jours distincts.
Heures d'ouverture :
- Nom : donnez un nom pertinent à votre schéma.
- Heures d'ouverture : définissez vos heures d'ouverture par jour, plusieurs créneaux horaires sont disponibles. Important ! Les jours sans heures d'ouverture peuvent être laissés vides.
Allez dans votre portail Voice Pro dans Gestion des appels et cliquez sur Messages vocaux. Vous pouvez y créer un nouveau message, télécharger ou supprimer un message vocal.
Nous vous recommandons d'utiliser des services de synthèse vocale comme Voices.be à cette fin. De cette manière, vous disposez de messages professionnels sans interruption ni bruit de fond. Veillez également à utiliser la même voix pour tous vos messages. Vous préférez enregistrer un message vocal vous-même ? Utilisez alors créer un message vocal. Cliquez sur l'icône du micro pour commencer et terminer votre enregistrement. Satisfait du message ? Donnez à votre message un nom pertinent (par exemple, message de bienvenue) et cliquez sur télécharger. Votre message doit durer au maximum 150 secondes. Cela correspond à 2 MB.
Astuce : vérifiez si votre navigateur prend en charge l'utilisation du micro.
- Vous pouvez définir des messages vocaux pour les hunt groups, les files d'attente et les menus. Vous ne pouvez pas définir ce paramètre pour un utilisateur.
- Donnez un nom clair à vos messages afin de pouvoir les gérer facilement par la suite.
Avec Voice Pro Multi, vous disposez d'un numéro principal. Cela permet à tous vos collaborateurs d'appeler avec le même numéro.
Comment configurer un numéro principal ? Vous pouvez le faire sur la page d'aperçu de votre portail Voice Pro. Cliquez sur Modifier le numéro principal et choisissez le numéro de téléphone fixe correspondant. Il est également préférable de définir votre numéro principal pour votre menu de sélection et/ou votre call flow.
