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Pour réduire le nombre de périodes de contact physique, les clients des magasins non essentiels ne peuvent faire leurs achats que sur rendez-vous. En votre qualité de commerçant, c'est vous qui déterminez comment ces réservations sont faites. Mais comment garder le contrôle de la situation sans y consacrer trop de temps ? Simplifiez-vous la vie et celle de vos clients : utilisez Microsoft Bookings, l'outil de réservation en ligne.
Que vous exploitiez une boutique de vêtements, un magasin de meubles ou un magasin de jouets, les clients qui vous appellent ou vous envoient un mail pour prendre rendez-vous demandent du temps et de l'énergie. Heureusement, il existe une façon simple de laisser vos clients faire leurs propres réservations : avec Microsoft Bookings, ils peuvent programmer leur rendez-vous à une heure disponible. Ainsi, vous échappez à ces tâches de planification fastidieuses et répétitives. Vous passez moins de temps à planifier et vous avez plus de temps à consacrer à vos rendez-vous avec les clients. Bon à savoir : vous avez un abonnement Microsoft 365 avec licence business standard ? Dans ce cas, cet outil est inclus gratuitement.
“ Microsoft Bookings est idéal pour quiconque a besoin d'un système de rendez-vous en ligne. Il est très facile à utiliser et est en outre gratuit pour de nombreux clients de Microsoft 365.
Bookings est un moyen plus simple d'organiser les plannings et de gérer les rendez-vous. Cet outil est inclus dans la licence Microsoft 365 business standard. (Booking n’est pas disponible séparément.) Vous avez déjà un abonnement Microsoft 365 ? Rendez-vous vite sans plus tarder sur le portail office et créez votre page de réservation en un clin d’oeil !
Pour utiliser Bookings, il suffit de se rendre dans le sélecteur d'apps de votre pack Microsoft 365. Vous gérez le planning quotidien via l'outil Booking. En tant que gestionnaire, vous pouvez utiliser cet outil pour rester au courant des dernières informations sur vos clients et leurs rendez-vous.
Votre établissement possède un site web et vous voulez y intégrer le système Bookings ? C'est possible ! De cette façon, vos clients peuvent facilement réserver leur période de shopping via votre site web.
Même si vous n’avez pas de site web, vous pouvez utiliser ce système de rendez-vous. Vous recevez un lien vers la page Bookings de votre établissement. Il vous suffit de fournir ce lien à vos clients ou de partager votre page Bookings sur les réseaux sociaux. Vos clients peuvent ainsi voir la disponibilité de votre établissement et réserver un créneau horaire. Si votre organisation a une page Facebook business, vous pouvez publier sur cette page un bouton « prendre rendez-vous » qui renvoie vers Microsoft Bookings.
Pas besoin d'être un expert en informatique pour créer un formulaire de réservation via Microsoft Bookings. Cette app vous indique pas à pas comment faire. Quelles sont les étapes ?
- Configurez les données de votre entreprise : nom de l'entreprise, adresse, site web et logo.
- Ajoutez vos heures d'ouverture : quand êtes-vous disponible pour vos clients ?
-Liez votre agenda Outlook à Bookings. Les jours de fermeture ou les heures où un rendez-vous est déjà programmé sont indiqués comme non disponibles. L'écran d'agenda fournit une vue d’ensemble des agendas des collaborateurs pour lesquels Bookings est activé. Cette page permet aussi aux administrateurs de placer manuellement une réservation dans un agenda. Cela peut par exemple être utile si vous avez un client au téléphone qui veut prendre rendez-vous, mais qui ne peut le faire via la page de réservation.
- Clients : Sur cette page, vous pouvez créer et gérer des listes de clients (avec leurs coordonnées). Les coordonnées s’afficheront aussi ici une fois que quelqu'un aura pris un rendez-vous via Bookings.
- Collaborateurs : Sur cette page, vous définissez les collaborateurs qui peuvent être réservés. Vous pouvez même définir pour chaque collaborateur les heures/jours auxquels ils peuvent être réservés. Un collaborateur a déjà quelque chose dans son agenda ? Dans ce cas, il n’est pas possible de fixer un nouveau rendez-vous à ce moment-là.
- Gérez vos services : Quels services vos clients peuvent-ils choisir ? Chaque service peut être lié à un ou plusieurs collaborateurs (ou ouvert à tous les collaborateurs). Par service, vous pouvez fixer un prix, un nombre maximal de personnes et une durée.
- Configurez votre page de réservation : Personnalisez l'apparence de la page et ajoutez les détails pratiques (notifications par mail, disponibilité...). Prêt ? Vous pouvez alors publier votre page de réservation.
En une demi-heure, vous avez mis en place une page de réservation pour votre établissement. Et grâce à l'app mobile Bookings, vous avez l'agenda de votre entreprise à portée de main partout et à tout moment.
Les clients qui veulent prendre un rendez-vous sélectionnent le service souhaité dans le menu.
Ils choisissent ensuite une heure disponible, ajoutent leurs données...
…Et c’est tout ! Facile, non ?
Vous voulez commencer à utiliser Bookings pour votre entreprise ?
Outre Bookings, Microsoft 365 offre de nombreux autres outils pratiques. pour gérer efficacement votre établissement. En outre, chez Telenet Business, nous sommes à votre disposition. L'un de nos spécialistes examinera avec vous comment Bookings et Microsoft 365 peuvent aider votre entreprise. Nous vous aidons ensuite à les installer et à les mettre en service. Nous vous expliquons le fonctionnement des programmes et des outils et nous vous aidons à vous mettre en route avec de nombreux conseils pratiques. Vous pouvez ainsi commencer à travailler efficacement dès la première minute !
Microsoft 365 pour votre entreprise vous intéresse ? Il existe déjà une formule à partir de 4,20 € par mois.
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