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L’entreprise logistique HSLB déploie un outil de collaboration

« La concertation avec les collègues allemands n’a jamais été aussi simple ! »

Les 30 experts de Haeger & Schmidt Logistics Belgium assurent chaque année le transbordement de plus d’un million de tonnes d’acier dans le port d’Anvers. « La productivité et la rapidité sont essentielles », souligne Frederik Ringoot. « Elles grimpent fortement depuis peu. »

Ce n’est jamais le calme plat chez Haeger & Schmidt Logistics Belgium (HSLB). Les 30 collaborateurs actifs dans le port d’Anvers coordonnent l’exportation et l’importation de produits en acier, essentiellement, pour des clients allemands. Depuis leur bureau situé entre l’autoroute, des nœuds ferroviaires et les docks, ils traitent les données logistiques, établissent les documents requis et s’acquittent des formalités douanières.

Disponibilité 24 h/24

« Nous sommes constamment en contact les uns avec les autres et avec les collègues des filiales étrangères du groupe », explique Frederik Ringoot, IT & Quality Manager chez Haeger & Schmidt Logistics Belgium. « La communication est cruciale dans notre métier. Et dans le même temps, elle représente un défi de taille. Il n’est pas évident de réunir régulièrement, et souvent en peu de temps, des gens de différents pays. Les contacts personnels sont essentiels, mais il nous arrive de passer 6 heures sur la route pour une heure de réunion à Andernach. »

« Les contacts personnels sont essentiels. Teams nous permet désormais de nous concerter en évitant les longs déplacements. »

- Frederik Ringoot

IT & Quality Manager chez
Haeger & Schmidt Logistics Belgium

 
 

Dans le secteur du transport, il faut être disponible 24 h/24. Le temps, c’est de l’argent. Quand on sait qu’une bobine d’acier coûte des milliers d’euros, les coûts ont vite fait de s’envoler quand quelque chose se passe mal. Conditions climatiques difficiles, dommages lors du transbordement des marchandises, retard de train… Tout peut arriver.

 

« Pour éviter les frais, il importe de collaborer et de communiquer efficacement », ajoute Frederik Ringoot. « Tant dans le cadre des activités courantes que dans les situations imprévues. »

Concertation internationale rapide

Même si les systèmes informatiques permettent tout à fait d’échanger des informations, les réunions en chair et en os sont parfois indispensables, par exemple pour régler un problème urgent. Frederik Ringoot avait pensé à Skype for Business, mais son partenaire télécom Telenet Business a proposé une autre solution : Microsoft Teams.

 

Teams réunit tout ce dont une entreprise moderne a besoin dans l’environnement Microsoft Office habituel. « L’outil nous permet d’organiser des réunions internationales, de créer des groupes de travail, de partager des rapports et des documents et de les envoyer par e-mail », explique Frederik Ringoot. Même constat chez ses collègues. « Outlook est entièrement intégré, de même que le calendrier reprenant les demandes de réunion, le chat pour les conversations rapides et les statuts qui indiquent qui est occupé, qui ne veut pas être dérangé et qui est disponible. »

Intégration au téléphone

Le gros avantage vient du fait que l’outil de collaboration est parfaitement compatible avec les systèmes existants (e-mails, téléphones fixes et central téléphonique classique). « Plusieurs terminaux, agents et centres de services utilisent des appareils fixes », poursuit Frederik Ringoot. « Certains de nos collaborateurs sont aussi très attachés à leur téléphone. »

 

Grâce à l’intégration de Teams au central téléphonique PBX existant, l’ancien et le nouveau fonctionnent en parfaite harmonie chez HSLB. « Où que je sois, je peux recevoir un appel dans Teams tandis qu’un collègue le reçoit sur son téléphone analogique. Quand je ne suis pas au bureau, Teams dévie automatiquement le téléphone vers mon smartphone. Mes collègues et moi sommes donc plus flexibles et plus productifs qu’avant. Nous évitons, par exemple, les embouteillages en travaillant à domicile le matin tout en gardant facilement contact entre nous et avec les clients dans l’environnement virtuel de Teams. »

« Une formation de qualité, mais parfois aussi une transition en douceur lors de l’adoption de nouveaux systèmes informatiques déterminent le succès d’un projet.  »

- Christian Horckmans

Account Manager chez Telenet Business

 
 

La gestion du changement à taille humaine

Frederik Ringoot a choisi de laisser chacun adopter cette innovation à son rythme, en prévoyant une période de transition. C’est le principe de la gestion du changement à taille humaine. « Un changement trop rapide peut engendrer des frustrations, avec une détérioration de l’ambiance et une baisse de productivité à la clé. Pour que ça fonctionne, il est essentiel que les nouveaux outils soient acceptés et utilisés par les travailleurs. »

 

La connexion au central téléphonique offre aux collaborateurs de HSLB le meilleur des deux mondes : le nouvel outil de collaboration Teams, sans suppression de l’infrastructure existante. « Nous créons ainsi le meilleur environnement de travail pour chaque collaborateur. Chacun conserve son numéro et utilise l’appareil de son choix. On constate que les gens qui utilisaient déjà des casques et d’autres outils s’habituent plus vite que ceux qui se cramponnent à leur téléphone analogique. C’est très bien. Le central téléphonique et Teams font en sorte que chaque appel arrive à bon port. »

Telenet Business en tant que partenaire

Frederik Ringoot, IT & Quality Manager chez Haeger & Schmidt Logistics Belgium, trouve important que les partenaires IT tiennent compte, dans leur réflexion, de l’âme de son entreprise. « J’ai été agréablement surpris par la proposition de Telenet Business. Elle tenait compte de nos besoins et de nos demandes », précise Frederik Ringoot. « Mes collègues et moi sommes unanimes : Teams et la connexion à notre central téléphonique comblent nos besoins à 100 %. Je suis ravi de l’installation et de la formation. Telenet examine aussi systématiquement les opportunités, par exemple les chatbots. »

 

Selon Christian Horckmans, Account Manager chez Telenet Business, la gestion du changement est souvent le principal obstacle à l’adoption de nouveaux systèmes informatiques : « Le succès d’un projet nécessite une formation de qualité et, parfois, une transition en douceur. Les travailleurs ne sont pas tous prêts à adopter les dernières nouveautés. Si vous leur imposez une nouvelle méthode de travail, vous risquez de vous heurter à des réticences. Frederik Ringoot fait preuve d’intelligence en organisant une transition progressive. Il commence par mettre la solution à la disposition des collaborateurs qui ont envie de la tester. Leurs collègues découvrent ensuite le fonctionnement et les avantages, si bien qu’ils finissent, eux aussi, par réclamer Teams. »

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Défis

  • Longs déplacements pour des réunions en Allemagne
  • Entreprise située dans une région très embouteillée
  • Secteur logistique : activités 24 h/24

Solutions

  • Outil de collaboration Teams
  • Connexion au central téléphonique PBX existant
  • Implémentation progressive pour les collaborateurs

Avantages

  • Organisation rapide de réunions avec l’équipe internationale
  • Possibilité de joindre chaque collaborateur via son outil habituel
  • Un travail identique à celui du bureau, partout et tout le temps
 
 
 
 
Haeger & Schmidt logo

Haeger & Schmidt Logistics Belgium

HSLB fait partie du groupe de sociétés international Haeger & Schmidt Logistics, qui appartient lui-même à l’entreprise familiale autrichienne Felbermayr. Le groupe possède des filiales en Allemagne, aux Pays-Bas, en France, en Pologne et en Belgique. Ses 200 collaborateurs et collaboratrices proposent un large éventail de services logistiques. Ils prennent en charge, 24 h/24, l’administration et les services nécessaires au transport de marchandises par voie routière, ferroviaire et fluviale ainsi qu’à l’expédition internationale. Les 30 collaborateurs de la branche belge travaillent à Ekeren, où ils se concentrent sur le transport de l’acier et des conteneurs via le port d’Anvers.

 

https://www.be-haegerundschmidt.com/

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