Waarom komt mijn e-mail in de spambox van de ontvanger?
Als je een e-mail verstuurt naar een ander e-mailadres, wordt de inhoud ervan gefilterd vooraleer die in de inbox van je ontvanger verschijnt. Het kan soms voorkomen dat jouw e-mail onterecht als spam gemarkeerd wordt. We zetten de voornaamste oorzaken daarvan voor je op een rij. Zo weet je waarop je moet letten om het te vermijden. De uitleg is vrij technisch, maar waarschijnlijk kan je IT-verantwoordelijke ermee aan de slag. Toch hulp nodig? Contacteer ons gerust met je vragen.
Spamgevoelige woorden
Een spamfilter scant de inhoud en onderwerp van een e-mail op woorden die met spam worden geassocieerd. En sommige spamfilters zijn erg streng ingesteld. Als je e-mail in de spam van de ontvanger terecht komt, dan is het slim om je e-mail te controleren op spamgevoelige woorden.
Bevat jouw e-mail zo'n woorden? Dan kan je die best verwijderen en de e-mail opnieuw versturen. Voorbeelden van spamgevoelige woorden zijn o.a. : prijs, gratis, free, win, korting, aanbieding en symbolen als $ € ! ?.
E-mailadres
Het is mogelijk dat je e-mailadres gezien wordt als spamgevoelig. Vaak is een combinatie van cijfers en letters een reden om een e-mailadres niet te vertrouwen. Zorg er dus voor dat je e-mailadres niet te veel 'vreemde' tekens bevat.
SPF-record
Een SPF-record dient om te controleren of je daadwerkelijk geautoriseerd bent om e-mail te versturen vanaf een bepaald domein. In zo'n SPF-record kunnen zowel IPv4- als IPv6-adres(sen) van geautoriseerde servers gedefinieerd zijn.
Opmaak van de e-mail
De verhouding tussen de hoeveelheid tekst en de afbeeldingen in de e-mail speelt een grote rol. Je herkent een commercieel bericht in één oogopslag aan de grote hoeveelheid afbeeldingen die gebruikt werden. Als daar relatief weinig tekst bij staat, levert dat al gauw een negatieve score op. Gebruik ook geen javascripts, Flash of gekleurde woorden in je bericht.
E-mailserver
Een e-mailserver waarmee veel spamberichten verstuurd werden kan bij providers op een zwarte lijst komen. Het gevolg is dat alle e-mails die via die e-mailserver verstuurd worden onmiddellijk als spam gezien worden. Het verwarrende is dat dit niet voor alle providers geldt, zodat het onduidelijk is waarom de e-mail bij de ene ontvanger wel aankomt en bij de andere niet.
Aantal berichten per uur
Sommige webhosting servers hanteren een limiet ingesteld voor het verzenden van e-mail. Bijvoorbeeld 1000 berichten per hostingpakket/per uur/... Als je hier geen rekening mee houdt, kan het gebeuren dat een host gewoon stopt met het verzenden van je e-mails, en komen ze bijgevolg ook niet aan bij je ontvanger.
Configureer je server
Het IP-adres van de verzender moet een geldige reverse DNS lookup hebben om e-mails te versturen. Daarvoor gebruik je een PTR-record, ook wel pointer record genoemd. Waar een A-record een hostname omzet naar een IP-adres, zet een PTR record een IP-adres om naar een hostname die opnieuw naar het IP-adres van de server verwijst.
Social media of webshops
Als je je zakelijke e-mailadres aan sociale media of webshops koppelt, is het mogelijk dat je e-mailadres doorverkocht wordt aan derden. Hierdoor kan je e-mailadres foutief gebruikt worden en als spam aanzien worden.
Spamfilters ontvanger
Een goede nieuwsbrief heeft een duidelijke uitschrijfknop, maar toch vinden de meeste ontvangers hun weg er niet naartoe. Het komt steeds vaker voor dat mensen het bericht als spam markeren, ook al hebben ze zich zelf ingeschreven. Met alle gevolgen van dien voor de verzender van de nieuwsbrief.
