Supposons que votre entreprise souhaite attirer de nouveaux clients par la voie digitale. Stein Gullentops, de Fish.Digital, veut vous aider à pêcher de gros poissons dans l'étang digital. Dans sa roulotte, ce consultant prodigue aux entreprises des conseils sur la bonne stratégie digitale. Mais la digitalisation et l'efficacité sont tout aussi convoitées dans sa propre entreprise. Bref, c’est la personne idéale pour obtenir des conseils qui vous feront gagner du temps !
7 conseils qui aident un entrepreneur à gagner du temps
1. Enregistrez vos heures prestées à l’aide d’une app
«Grâce à Clockify, je marque le début et la fin de mon temps de travail pour un client. À la fin du mois, l'app calcule automatiquement les heures prestées. Je reçois un rapport détaillé par client. Cela me fait gagner du temps, car je ne dois pas compter les heures moi-même. De plus, je peux fournir à mes clients un lien par lequel ils peuvent facilement voir les heures consacrées à leur projet. Cela donne une impression plus professionnelle et plus fiable qu'un fichier Excel. »
2. Automatisez vos factures sortantes
Gagnez du temps et allégez vos tâches administratives en utilisant un logiciel de facturation intelligent. « J’envoie une facture annuelle à certains de mes clients. Au lieu d’utiliser constamment des aide-mémoire pour me rappeler que je dois les envoyer, je fais appel à CoManage. Cet outil envoie automatiquement une nouvelle facture et, si nécessaire, un rappel. Cela me fait gagner du temps et j’ai l'esprit tranquille. »
3. Soyez productif partout
Qu’il se trouve dans sa roulotte ou en déplacement chez un client, Stein travaille toujours de façon efficace : « Avec Microsoft OneDrive, je peux accéder à mes documents où que je sois, via mon ordinateur portable, ma tablette et mon smartphone. Le pack Microsoft 365 comprend aussi Teams, avec lequel j’organise des réunions en ligne et je chatte tous les jours. J'utilise aussi les applications Office classiques telles que Outlook, Word, Excel et Access. »
4. Dites adieu à la boîte à chaussures
«Via Doccle, je reçois des factures de différentes entreprises, par exemple de Telenet. Doccle est une grande boîte digitale qui rassemble tout. Chaque mois, je vais chercher ces factures sur Doccle et je les télécharge dans mon logiciel de comptabilité dans le cloud : Yuki. Je charge toutes mes factures et tous mes reçus via cette plate-forme. Ainsi, mon comptable peut y accéder et je n'ai pas besoin de stocker toute ma paperasse dans une boîte à chaussures. »
5. Utilisez un système CRM
«Pendant les périodes où j'ai moins de gros clients, je fais du marketing de contenu : j'envoie automatiquement des mails invitant les nouveaux leads à un entretien de présentation. Des outils CRM tels que HubSpot, Zendesk et Pipedrive vous facilitent la vie ! En effet, ces outils CRM « reconnaissent » les leads intéressants et lancent automatiquement un flux de courrier spécifique, adapté au type de lead. Ainsi, une petite entreprise recevra un mail différent de celui d'une multinationale. Pas de place pour l'uniformité. »
6. Microsoft Bookings
«Lorsque j'envoie des mails pour inviter de nouveaux leads à un entretien de présentation, j'utilise le système de rendez-vous de Microsoft Bookings. Mon mail contient un lien vers un calendrier que je relie à mon agenda Outlook. Les clients potentiels peuvent ensuite réserver eux-mêmes un créneau de 30 minutes. Je n'ai donc pas à passer des appels téléphoniques manuels pour prendre des rendez-vous. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de dégager une impression de professionnalisme. »
7. Économisez du papier
«J'avais l'habitude de rédiger toutes mes notes dans un cahier. Aujourd'hui, j'utilise une version digitale. Je note tout sur ma tablette reMarkable avec une sorte de stylo et j'envoie les notes sous forme de document Word à mon adresse e-mail. Je ne dois plus fouiller dans tous les papiers qui traînent sur mon bureau ! »
Indispensables : un internet puissant et les bons outils
Afin de travailler efficacement, les éléments suivants sont indispensables pour Fish.Digital :
- Une connexion internet puissante et stable : « La moitié de ma journée est consacrée à des appels vidéo via Microsoft Teams et Zoom. Avant, ma connexion internet se coupait régulièrement. C'était très ennuyeux lorsque j'étais en plein entretien avec des clients. Depuis, j’ai opté pour CLIC de Telenet Business et tout marche comme sur des roulettes. J'ai désormais une connexion robuste dans ma roulotte, mais aussi dans tous les coins du jardin. C'est pratique, car cela me permet de prendre l'air et de me dégourdir les jambes pendant une réunion. »
- Plusieurs abonnements de téléphonie mobile : « J'utilise un GSM et une tablette. Heureusement, mon CLIC contient plusieurs cartes SIM. »
- Service personnalisé : « Je trouve rassurant de pouvoir toujours appeler quelqu'un chez Telenet Business en cas de problème. Et que les problèmes techniques soient résolus le jour même. »
