L'IA est aujourd'hui déjà intégrée dans votre journée de travail. Vous l'utilisez peut-être pour rédiger des e-mails, améliorer des textes ou développer vos idées créatives. Cependant, dans de nombreuses PME, l'IA se limite aujourd’hui à la manière dont chaque employé l'utilise. La question est de savoir comment passer d'une simple aide ponctuelle à un véritable impact. Pour cela, nous nous intéressons à Microsoft 365 Copilot, l'assistant IA directement intégré à l'app que vous utilisez au quotidien.
Ce que Copilot fait concrètement aujourd'hui pour vous dans votre environnement de travail
L'IA est aujourd'hui directement intégré dans des outils comme Microsoft 365. Grâce à Copilot, leur modèle d'IA, vous bénéficiez d'une assistance dans les applications que vous utilisez déjà au quotidien.
Quelques exemples :
- Un document Word qui prend automatiquement des notes ou fait un résumé.
- Une boîte de réception Outlook saturée, dans laquelle les e-mails sont regroupés et où s'affichent des suggestions de réponse.
- Une réunion Teams qui dresse automatiquement la liste des points à suivre après la réunion.
- Un fichier Excel qui vous donne une analyse sans devoir créer des formules compliquées.
Copilot vous aide surtout à traiter plus rapidement vos communications et vos tâches administratives quotidiennes. Il prend en charge les petites tâches répétitives et rend les informations plus rapidement exploitables. Pour de nombreuses PME, c'est aujourd'hui la première étape : un gain de temps au niveau individuel. La plus grande valeur ajoutée réside dans des tâches simples comme la recherche d'informations, la rédaction de comptes rendus de réunions, le suivi des points d'action, la rédaction de textes créatifs, l'analyse de données, l'organisation de votre journée et la réduction des tâches administratives. Le défi consiste donc à étendre cette démarche à l'ensemble de l'entreprise.
Les agents qui prennent le relais
Outre cette aide par application, de nouveaux agents font leur apparition : des assistants IA qui prennent en charge de manière autonome une tâche bien définie. Les licences Copilot payantes (Copilot for Business et Microsoft 365 Copilot) comprennent d'ores et déjà plusieurs agents prêts à l'emploi, qui sont encore en préversion, mais qui s'avèrent immédiatement utiles pour le fonctionnement quotidien de votre PME :
- Facilitator anime vos réunions Teams et veille à ce qu'elles se déroulent de manière structurée.
- Interpreter traduit en temps réel : très pratique avec des clients ou des fournisseurs internationaux.
- Project Manager prend en charge la gestion administrative du projet, des tâches au suivi.
- Researcher & Analyst recherchent des informations et les analysent pour vous.
Les fonctionnalités dont vous pouvez disposer aujourd'hui dépendent de votre offre et de l'état d'avancement de ces fonctionnalités chez Microsoft. Dans Copilot Chat, les versions gratuites ne proposent pas ces agents. C'est pourquoi il est important de faire la distinction entre le chat IA général, le chat sécurisé adapté à l'entreprise, Copilot dans vos apps Microsoft 365 et les fonctionnalités d'agent plus avancées. Toutes les licences n'offrent pas le même niveau d'intégration, le même contexte ou le même niveau d'assistance autonome.
Là où Copilot s'arrête et où les workflows commencent
Copilot vous permet de travailler plus rapidement, mais cela ne se traduit pas automatiquement par des processus plus efficaces au niveau de l'entreprise. [LIEN Article 1] C'est ce qui arrive ensuite qui constitue la véritable avancée. Il ne s'agit pas seulement d'accélérer les tâches, mais d'organiser aussi les processus différemment. Lorsque les informations circulent automatiquement, que les tâches s'enchaînent et que les agents traitent une partie d'entre elles de manière autonome, on ne parle plus d'une aide ponctuelle apportée par l'IA, mais de workflows intelligents.
Pour des applications plus avancées, vous pouvez créer, via Copilot Studio ou des workflows IA, vos propres copilotes et agents directement connectés aux données de l'entreprise, aux outils et aux processus spécifiques. Ainsi, l'IA s'intègre de plus en plus dans votre fonctionnement, au lieu de rester un simple outil d'assistance.
Mais cette étape nécessite des bases solides. Vos données doivent être ordonnées et faciles à retrouver, vos droits d'accès correctement configurés, et vous devez disposer de règles claires concernant ce que l'IA est autorisée à utiliser et ce qu'elle ne doit pas utiliser. Copilot est aussi performant que l'environnement de travail sur lequel il fonctionne.
Copilot n'est pas une baguette magique
Copilot offre de nombreuses fonctionnalités, mais ne résout pas tout tout seul. L'impact dépend fortement de la manière dont vous l'utilisez. Si vous travaillez avec des informations bien structurées et des règles claires, vous en tirerez bien plus de bénéfices que si chacun se contente d'expérimenter à sa guise.
Votre licence joue également un rôle, et cette différence est plus importante que ce que l'on peut penser. Copilot Chat, qui est gratuit, est un assistant de chat IA polyvalent et pratique, mais il n'utilise pas les données de votre entreprise et il n'est pas intégré à vos apps. Ce n'est qu'avec un abonnement payant, comme Copilot for Business ou Microsoft 365 Copilot, que Copilot fonctionne dans Word, Outlook, Teams et Excel et s'appuie sur vos propres documents et votre environnement pour vous proposer des suggestions. Il en va de même pour les agents. Si vous souhaitez les utiliser pour que les tâches soient exécutées de manière entièrement autonome, vous devez opter pour des licences mieux gérées.
Pour de nombreuses organisations, le choix de la licence adaptée n'est pas une question de détail : vous souhaitez éviter de vous retrouver avec des capacités insuffisantes pour vos projets d'IA, mais aussi de payer pour des fonctionnalités que votre équipe n'utilise pas encore. C'est pourquoi il est important d'examiner les besoins réels de votre organisation et de déterminer quelle offre y répond le mieux.
L'IA ne fonctionne que si votre environnement de travail s'y prête
L'IA en soi ne fait pas une grande différence. Les avantages apparaissent lorsque votre environnement de travail, vos données et vos processus sont harmonisés. C'est là que réside aujourd'hui la plus grande opportunité pour de nombreuses PME : non pas dans un plus grand nombre d'outils, mais dans une meilleure coordination entre ceux dont vous disposez déjà. Telenet Business vous aide à bénéficier de conseils stratégiques en matière de licences, à optimiser votre environnement informatique pour l'IA, à organiser correctement vos données et vos droits d'accès, et à faire appel à des partenaires spécialisés pour la formation et la mise en œuvre.
Concrètement, il s'agit par exemple de recenser vos données et de les migrer vers le cloud si nécessaire, de définir des directives d'accès et de classification, de mettre en place des mesures de sécurité comme l'authentification multifacteur (MFA) et l'accès conditionnel, et de gérer votre environnement Microsoft 365 afin que Copilot puisse fonctionner de manière fluide et sécurisée.
