Découvrez les fonctions de Voice Pro Multi
Voice Pro Multi propose à votre entreprise un central téléphonique. Ainsi vous pouvez configurer tout sur mesure pour votre entreprise. Dans cet article, nous vous expliquons les différentes possibilités.
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Vous avez ce modèle
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Un menu de sélection est un système automatique dans lequel l'appelant doit choisir la personne avec laquelle il souhaite être mis en relation, par exemple pour choisir une langue ou un service spécifique. Ainsi il est toujours en contact avec la bonne personne ou le bon département.
Avec Voice Pro Multi, vous pouvez définir un menu de sélection. Attention ! Un menu de sélection peut avoir un maximum de 2 niveaux. En outre, un menu de sélection est combinable avec les groupes d'appel ou des hunt groups.
Avec un call flow, vous contrôlez la manière dont vos appels sont pris. Vous avez ainsi le choix entre une file d'attente et un hunt group. Ces deux fonctions sont souvent utilisées pour transférer un appel à un groupe d'utilisateurs. En outre, un call flow est combinable avec un menu de sélection.
Comment fonctionne un hunt group ?
Un hunt group envoie l'appel entrant sur le numéro principal à différents utilisateurs. Ce système essaiera de contacter les utilisateurs de manière séquentielle ou simultanée. Cela dépend du modèle que vous configurez. Personne ne prend l'appel ? Vous avez alors la possibilité de mettre fin à l'appel, de le transférer vers un numéro spécifique ou de le renvoyer vers votre messagerie vocale. Vous pouvez créer un maximum de 3 hunt groups.
- Consécutif : chaque appel est toujours transféré au premier utilisateur de la liste. L'appel est adressé au dernier utilisateur de la liste ? Il continuera alors à sonner jusqu'à ce que le temps d'attente maximal soit dépassé. Vous utilisez ce modèle, par exemple, lorsque l'appel doit toujours arriver en premier à la réception.
- Simultané : l'appel est transféré simultanément à différents utilisateurs.
- Circulaire : avec ce modèle, le tout premier appel est transféré au premier utilisateur. Cette personne ne décroche pas ? L'appel passe alors au deuxième utilisateur. La personne répond à l'appel ? Alors, l'appel suivant sera transféré au troisième utilisateur.
- Uniforme : l'appel sonne dans un certain ordre : d'abord à l'utilisateur qui a été inactif le plus longtemps et en dernier à l'utilisateur qui a récemment répondu à un appel. L'appel continuera à sonner pour le dernier utilisateur jusqu'à ce que le temps d'attente maximum soit dépassé.
Qu'est-ce qu'une file d’attente ?
Une file d'attente, contrairement à un hunt group, garantit que les appelants restent dans la file d'attente tout en entendant la musique d'attente. Ils restent dans la file d'attente jusqu'à ce que l'un des utilisateurs soit disponible pour répondre à l'appel. C'est souvent le cas, par exemple, lors d'une réception d'entreprise.
Un groupe d'appel consiste en un groupe d'utilisateurs qui peuvent répondre aux appels d'un autre utilisateur. Ainsi, lorsque quelqu'un n'est pas disponible, un membre du groupe d'appel peut prendre l'appel. Pour ce faire, vous devez entrer la combinaison de touches *98, via la notification dans l'application Webex sur le bureau ou via la touche de fonction sur votre appareil Cisco 8851. Attention ! Veuillez noter qu'il n'est actuellement pas possible de le faire via l'application mobile.
Les groupes d'appel ne peuvent pas être combinés avec des hunt groups ou des files d'attente.
Avec un horaire, vous décidez de votre disponibilité. Non seulement vous contrôlez où l'appel arrive, mais vous pouvez également en informer l'appelant en diffusant un message. Il est ainsi facile de définir vos heures d'ouverture et de fermeture.
Exemple :
Votre entreprise ouvre à 8 heures. Avec un horaire, vous pouvez diffuser à vos interlocuteurs un message avant 8 heures indiquant que vous êtes disponible à partir de 8 heures et qu'ils peuvent rappeler plus tard.
Il existe deux types de schémas différents :
- Jours de fermeture : vous pouvez les utiliser pour les congés et les vacances, car il s'agit de créneaux horaires pour des journées entières. Ainsi, pour les jours de fermeture réguliers comme les week-ends, il est plus facile d'utiliser l'horaire pour les heures d'ouverture.
- Heures d'ouverture : précisez chaque semaine quand vous pouvez prendre des appels. Indiquez également l'heure de début et de fin.
Bon à savoir
- Vous ne pouvez définir un horaire que pour votre menu de sélection, file d'attente ou hunt group.
- Vous pouvez créer 2 horaires et les lier à un groupe d'utilisateurs, à une file d'attente ou à un menu de sélection.
- Vous entrez vos vacances dans le système ? Cela remplace alors votre emploi du temps quotidien.
Pour accueillir vos interlocuteurs de manière professionnelle, vous pouvez créer toutes sortes de messages vocaux adaptés à votre entreprise. Par exemple, vous pouvez définir un message d'accueil. Un message d'accueil ne souhaite pas seulement la bienvenue à l'appelant, mais il permet également de lui indiquer sa place dans la file d'attente ou de lui offrir la possibilité de laisser un message. Vous pouvez également utiliser ces messages vocaux en cas d'absence. Pour qu'un tel message vocal soit diffusé au bon moment, associez-le à un horaire.
