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Des réunions efficaces à distance

5 conseils pour organiser des réunions en ligne par visioconférence

Maintenant que vos réunions d’équipe et de direction ont lieu à distance, mieux vaut qu’elles portent leurs fruits. Appliquez ces 5 conseils pour gagner en efficacité.

1. Fixez des modalités claires 

Rien de tel qu’un engagement clair. Même en ligne. Les réunions basées sur des modalités précises quant aux appels vidéo sont plus efficaces. Limitez vos réunions et arrêtez-vous à l’heure, par exemple après 50 minutes. N’hésitez pas à désigner un animateur. Communiquez les consignes et respectez-les.

2. Exprimez-vous aussi avec des gestes

En ligne, il est crucial de parler à tour de rôle. Exprimez-vous avec des gestes simples. Indiquez avec votre main que vous voulez intervenir. Levez le pouce pour donner votre accord.

3. Dressez un ordre du jour

Il est essentiel d’organiser et de structurer vos réunions en ligne pour qu’elles portent leurs fruits. Déterminez l’ordre du jour et les créneaux horaires à l’avance. L’animateur de la discussion doit, par ailleurs, veiller à ce que la réunion commence à temps et reste axée sur les points portés à l’ordre du jour.

4. Professionnalisez votre bureau à domicile

Vous travaillez aujourd’hui chez vous, dans un espace personnel, où se confondent travail et vie privée. Professionnalisez votre pièce de travail. Assurez-vous d’être au calme, de stabiliser l’image et d’avoir un bon casque avec un micro. Votre arrière-plan doit être neutre et votre visage, éclairé. L’idéal pour que vos collègues vous voient mieux.

5. Choisissez un outil commun

De nombreuses solutions sécurisées de collaboration en ligne s’offrent à vous : Skype for Business, Microsoft Teams, Unify Circuit, Avaya IX Spaces, Alcatel Rainbow, Google Meet… Choisissez-en une, de préférence la plus simple à intégrer dans votre infrastructure existante.

 

Ces dernières semaines, les entreprises ont dû faire preuve d’une rapide capacité d’adaptation. Aujourd’hui, il est temps de structurer et de sécuriser la collaboration en ligne en les intégrant dans vos moyens de communication existants.

 

Vous cherchez une solution de collaboration en ligne ? Rendez-vous sur www.telenet.be/ucc

 
 

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