Mechaniekers die overal in het atelier bereikbaar moeten blijven, sales die onderweg vlot naar klanten moeten bellen en een kantoorteam dat in één klik moet doorschakelen naar de juiste medewerker. Garage Antoine werkt met verschillende teams die overal verspreid zitten. Dat had een duidelijke impact op hun bereikbaarheid. IT-verantwoordelijke Bernard Van Wonterghem vertelt waarom de combinatie van Voice Cloud en Business Mobile daarvoor dé perfecte keuze is.
De drie grootste telefonie-uitdagingen op een rij
Garage Antoine in Geraardsbergen is een erkende Renault-dealer waar je terecht kan voor onderhoud, reparaties, bandenservice, keuringen én voor de verhuur van Renault trucks. Met 24 medewerkers die overal tegelijk aan de slag zijn werd bereikbaarheid al snel een uitdaging:
- In het atelier zorgden een zwak signaal en storingen door de machines ervoor dat techniekers oproepen niet altijd konden opnemen of afwerken.
- Het salesteam is vaak onderweg, maar vroeger gebruikten ze daarvoor enkel hun privénummer waardoor klanten hen niet altijd konden bereiken.
- Op kantoor liep het doorschakelen niet optimaal wanneer een medewerker al in gesprek was. Hierdoor moesten klanten teruggebeld worden of moesten ze zelf opnieuw contact opnemen.
Het gevolg? Een verminderde bereikbaarheid die invloed had op de klantbeleving.
De perfecte mix van mobiele en cloudtelefonie
Er was nood aan een hybride en schaalbare telefonie-oplossing die de bereikbaarheid van de garage verbetert én makkelijk meegroeit met het team. Garage Antoine koos daarbij voor een slimme combinatie van mobiele en cloudtelefonie dat perfect op elkaar is afgestemd én het volledige team naadloos verbindt.
Iedereen, van technieker tot verkoper tot administratief medewerker, werkt nu via één cloudtelefonie-platform met stabiele bereikbaarheid, professionele nummers op een werk- of privétoestel en directe doorschakeling. Het resultaat is een veel vlottere klantenservice en een organisatie die altijd bereikbaar is voor haar klanten én medewerkers.
"Met Voice Cloud hebben we mobiel dezelfde functionaliteiten als met een vast toestel en dat is echt een enorme vooruitgang voor onze bereikbaarheid."
Bernard Van Wonterghem
Finance & IT bij Garage Antoine
Voice Cloud en Business Mobile
Enerzijds werkt Garage Antoine met Voice Cloud, onze cloudtelefonie-oplossing waarbij je vlot communiceert via de cloud, vanop elk toestel en op elke locatie. Voice Cloud draait op Cisco-toestellen en maakt gebruik van een handige Webex-app die hélemaal ontworpen is in de vertrouwde Telenet Business-stijl.
“De werkplaatschefs werkten vroeger met een DECT-toestel in het atelier, maar hadden soms geen bereik door storingen van verschillende andere machines.”, zegt Bernard. “Maar dankzij Voice Cloud gebruiken ze gewoon hun gsm waar de Webex-app van Cisco op staat waardoor ze overal in het atelier bereikbaar zijn”, klinkt het.
Daarnaast zijn de medewerkers van Garage Antoine ook mobiel bereikbaar via Business Mobile: dat zijn mobiele abonnementen die perfect afgestemd zijn op hybride teams en naadloos samenwerken met de cloudtelefonie.
Beter klantcontact én work-life balance voor het team
Ook voor het salesteam is de bereikbaarheid veel beter sinds de overstap naar Voice Cloud en Business Mobile. Vroeger moesten zij hun persoonlijke gsm-nummer doorgeven aan klanten. Nu bellen ze via de app met het vaste nummer van het bedrijf én worden ze intern doorgeschakeld zoals op kantoor.
Ook wanneer de salespersoon niet aanwezig is, werkt de telefonie een pak efficiënter. “Vroeger was dat met mobiele telefoons echt een probleem: via de gsm konden we oproepen niet terugschakelen naar het onthaal. Als klanten op een voicemail terechtkwamen, waren we dat gesprek gewoon kwijt. Dat was niet handig voor onze klanten. Dankzij Voice Cloud schakelen we nu altijd door naar een intern toestel, zelfs wanneer iemand met een mobiel toestel werkt. We hebben dus dezelfde functionaliteiten als met een vast toestel en dat is echt een enorme vooruitgang. Doordat onze werknemers nu zelf kunnen kiezen wanneer ze bereikbaar zijn, zorgt dat ook vanzelf voor een betere work-life balance.” vertelt Bernard.
“Niet alleen de bereikbaarheid, maar ook de kwaliteit van de gesprekken is verbeterd", zegt Bernard. “Of het nu in de wagen, op kantoor of in het atelier is, de geluidskwaliteit is opvallend beter dankzij Voice Cloud”, klinkt het bij Bernard.
"Voice Cloud is niet alleen schaalbaar en beter voor onze bereikbaarheid, maar de oplossing heeft ook een lage Total Cost of Ownership."
Bernard Van Wonterghem
Finance & IT bij Garage Antoine
Schaalbaar en kostenefficiënt
Voice Cloud werd proactief voorgesteld door accountmanager Gregory De Mol doordat hun bestaande FREEPHONE-oplossing verdween uit het aanbod, maar voor Bernard was het meteen duidelijk: de cloudoplossing is dé tool voor een betere bereikbaarheid van Garage Antoine.
“Voice Cloud is niet alleen schaalbaar en beter op technisch vlak, maar heeft ook een lage Total Cost of Ownership (TCO). Ik heb het even uitgerekend en de aankoop van de Cisco-toestellen, waar Voice Cloud op draait, is al na negentien maanden volledig terugverdiend.”
Naadloze implementatie en opleiding
De installatie en implementatie van de nieuwe telefonie-oplossing werd volgens Bernard tot in de puntjes voorbereid door Gregory en het team van Telenet Business. Er werden op voorhand duidelijke afspraken gemaakt over het netwerk en over de integratie met Corporate Internet en 4G/5G-back-up. Dat zijn oplossingen die niet alleen de bedrijfscontinuïteit garanderen, maar er ook voor zorgen dat Garage Antoine kan rekenen op een krachtig, betrouwbaar netwerk. Bij een stroompanne of netwerkstoring in de garage kunnen oproepen nog steeds doorgestuurd worden dankzij deze back-up.
Dankzij de 4G/5G-back-up kon de Telenet Business-technieker ter plaatse snel schakelen en de migratie op een geschikt moment uitvoeren, zodat alles rustig getest kon worden. De integratie naar Voice Cloud verliep daardoor zonder grote impact op de dagelijkse werking van Garage Antoine.
"Twijfelt een klant nog of cloudtelefonie écht een meerwaarde is voor de bereikbaarheid? Dan plannen we vooraf een demo in waarin we alle functionaliteiten en de voordelen rustig doorlopen.”
Gregory De Mol
Account Manager bij Telenet Business
Volgens Gregory is het belangrijk om goede ondersteuning te bieden bij de implementatie van een nieuwe tool. Om het volledige team mee te krijgen, biedt Telenet Business dan ook een praktische opleiding. Van doorschakelen tot het gebruik van de Webex-app: alle functies van bijvoorbeeld Voice Cloud worden rustig en gedetailleerd aangeleerd aan de medewerkers zodat iedereen meteen aan de slag kan.
“Tijdens de opleiding ontdek je echt álle features die je anders misschien nooit zou gebruiken. Twijfelt een klant nog of cloudtelefonie écht een meerwaarde is om de bereikbaarheid een boost te geven? Dan plannen we gewoon vooraf een demo in waarin we alle functionaliteiten en de voordelen rustig doorlopen, zegt Gregory.”
