Bien démarrer avec Voice Pro Multi
Il n'est pas toujours facile de trouver la configuration Voice Pro Multi idéale pour votre entreprise. Vous avez le choix entre différentes fonctions comme les groupes d'appel, les hunt groups, les files d'attente… Mais comment les configurer correctement ? Pour vous aider à démarrer, nous avons élaboré quelques exemples dont vous pouvez vous inspirer. Vous pouvez également développer, combiner ou modifier des éléments. Ainsi, vous pouvez configurer Voice Pro Multi selon vos besoins.
Tout d'abord
Une bonne préparation, c'est déjà la moitié du travail. Suivez notre procédure attentivement avant de commencer votre configuration. Vous gagnerez ainsi du temps et votre configuration se déroulera plus facilement.
Une réception qui prend tous les appels
La réception répond d'abord aux appels, et ce n'est qu'ensuite que l'appel parvient à un collaborateur interne. Vous pouvez utiliser cet exemple dans différentes situations :
- La réception répond en premier à l'appel et le transfère ensuite à la bonne personne. Dans ce cas, vous utilisez une file d'attente.
- La réception répond aux appels pendant une période déterminée (p. ex. le matin), et l'après-midi, les appels sont transférés vers un hunt group interne.
Distribution d'appels directs
Cette configuration est souvent utilisée par les magasins (alimentaires) et autres services qui n'ont pas immédiatement besoin d'une réception ou d'un secrétariat. De cette manière, les collaborateurs répondent directement aux appels. En outre, vous pouvez choisir comment transférer les appels. Pour cela, nous avons différents modèles. Chaque modèle a son propre exemple :
- Séquentiel : responsabilités ou trajets de remontée clairs.
- Simultané : temps de réponse le plus court
- Circulaire : la charge de travail est répartie équitablement entre les différents collaborateurs
- Uniforme : la charge de travail est adaptée aux différents collaborateurs
Distribution d'appels spécifique
Vous pouvez également utiliser cette configuration si vous ne disposez pas d'une réception ou d'un secrétariat séparé (p. ex. dans les magasins, les compagnies d'assurance, les bureaux de comptabilité ou les cabinets). Grâce à un menu d'options, les appels parviennent aux collaborateurs concernés et vous décidez de la manière dont les appels doivent être envoyés. L'appelant doit être mis en communication avec…
- le bon collaborateur ? Utilisez alors un menu d'options avec différents utilisateurs.
- le bon département ? Utilisez alors un menu d'options avec des hunt groups.
