Het is natuurlijk belangrijk om te weten wie welkom is in uw organisatie en wie absoluut niet binnen mag. Maar ook: wie is aanwezig? Van wie zijn de auto’s op de parking?

Veel organisaties verzamelen deze informatie in een papieren logboek aan de receptie. Maar er stelt zich een probleem, want papieren registratieboeken plegen een inbreuk op maar liefst 5 vereisten van de Europese privacywetgeving.

Check in dit artikel welke overtredingen u nog maakt. Ontdek vervolgens hoe uw organisatie zich wel in regel stelt met de wet.

Elke bezoeker moet zijn of haar akkoord kunnen geven op de redenen om gegevens te verzamelen. In een papieren boek hoeft hij of zij vaak niets aan te duiden. Ook wordt de bezoeker zelden geïnformeerd over waarom men zich moet inschrijven.

U mag enkel gegevens verzamelen die adequaat, relevant en beperkt zijn volgens het doel waarvoor ze worden verwerkt. Tenzij u voor elke procedure een ander boek gebruikt, is een papieren logboek ook hier in strijd met de GDPR-wetgeving.

De persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig voor het doel. Omdat een papieren bezoekersboek vaak weken of maanden bij het onthaal ligt, worden deze gegevens te lang bewaard.

Elke bezoeker mag vragen om zijn of haar gegevens te verwijderen. Maar scheurt u papieren uit het boek? Wist u soms gegevens? Wat doet u met een volgeschreven boek?

Een logboek van papier is niet gecodeerd en beveiligd met een wachtwoord. Zo’n papieren bezoekersboek kan ook gemakkelijk gestolen worden.

De oplossing om u snel in orde te stellen met de GDPR-wetgeving is eenvoudig. Vervang het papieren logboek door een digitale receptie. Laat bezoekers inloggen via een Visitor Management-oplossing. Ze verklaren zich zo akkoord met de informatie die u verstrekt over uw databeheer en kunnen nadien vragen hun gegevens te wissen.
 

Achter de schermen beheert u het bezoekersplatform eenvoudig én helemaal volgens de GDPR-regels die u ook toepast op uw andere databanken.
 

En uw onthaalmedewerker? Die heeft meer tijd om zich te concentreren op wat echt belangrijk is: de vergaderruimte klaarzetten, met een glimlach de bezoeker zijn of haar jas aannemen… “Zal ik u een koffietje brengen terwijl u wacht?”
 

Breng vandaag nog uw onthaal in orde met de GDPR-wetgeving. Ontdek onze Visitor Management-oplossing.

Meer informatie? Download hier ons e-book Hoe verwelkomt u uw bezoekers?Iedereen VIP!