Datanews leerde ons onlangs dat er elke minuut 138,8 miljoen e-mails (inclusief spam) verzonden worden. Op de koop toe zijn ze vaak dubbelzinnig, vaag of ronduit slordig. Met de technologie zelf is er niets mis. Het probleem is de manier waarop we er gebruik van maken.
De permanente stroom aan informatie maakt uw hersenen louter reactief, en dat wreekt zich op de efficiëntie van de communicatie. Tijd om zelf de teugels weer in handen te nemen met enkele nuttige tips!
Bij het schrijven van een e-mail stelt u zich best vier vragen: wie, waarom, wat en hoe?
Krijgt u een slordige of onduidelijke e-mail? Stuur meteen een standaard antwoord terug waarin u om meer verduidelijking vraagt. Het is niet aan u om tijd te verliezen bij de interpretatie van de e-mail!
U kent ze wel: de e-mails waarvan de ‘onderwerp’-regel begint met RE:RE, FWD:FWD, of één of andere mysterieuze omschrijving. En dat, terwijl het onderwerp net het allerbelangrijkste is van uw ganse e-mail. Zorg ervoor dat u op een heldere manier communiceert waarover het gaat en wat u als gewenst resultaat verwacht: ‘actie verwacht:..‘, ‘graag antwoorden voor:......’, ‘ter informatie:...’,...
Door de hele dag door e-mails te lezen en te beantwoorden, wordt u voortdurend afgeleid en gaat u geen enkele taak meer efficiënt kunnen afwerken. Multitasken is niet de meest productieve manier van werken! 2 maal per dag een tijdsblok inlassen om uw e-mails te lezen is veel efficiënter.
