met 7 tips van Fish.Digital
Stel: je wil als bedrijf nieuwe klanten aan de haak slaan op een digitale manier. Dan helpt Stein Gullentops van Fish.Digital je bij het vissen in de digitale vijver. Als consultant adviseert hij vanuit zijn pipowagen ondernemingen over de juiste digitale strategie. Maar ook in zijn eigen zaak streeft hij naar digitalisering en efficiëntie. Kortom: dé persoon om tijdbesparende tips te vragen!
““Er bestaan heel wat handige tools om als ondernemer tijd te besparen en je efficiëntie te verhogen.”
Stein van Fish.Digital
“Via Clockify vink ik aan en af wanneer ik werk voor een klant, en op het einde van de maand berekent de app automatisch de gewerkte uren. Per klant krijg ik een overzichtelijk rapport. Dat levert mij tijdswinst op, want ik hoef zelf geen uren te tellen. Bovendien kan ik mijn klanten een link bezorgen via welke ze eenvoudig de gepresteerde uren voor hun project kunnen zien. Dat oogt professioneler en betrouwbaarder dan een Excel-bestand.”
Bespaar tijd en verlicht je administratieve taken door een slim factuursoftware-programma in te schakelen. “Enkele klanten krijgen jaarlijks een factuur van mij. In plaats van mezelf daar steeds opnieuw aan te herinneren met kattenbelletjes, schakel ik CoManage in. Die tool stuurt automatisch een nieuwe factuur uit, en indien nodig ook een reminder. Dat levert mij tijdswinst én gemoedsrust op.”
In de pipowagen of op verplaatsing bij klanten? Stein werkt overal even vlot: “Met Microsoft OneDrive kan ik aan mijn documenten waar ik ook ben, via mijn laptop, tablet en smartphone. In het pakket van Microsoft 365 zit ook Teams, waarmee ik dagelijks online vergader en chat. Verder maak ik gebruik van de typische Office-applicaties als Outlook, Word, Excel, Access.”
“Via Doccle ontvang ik facturen van verschillende bedrijven, bijvoorbeeld van Telenet. Dat is een grote digitale doos waarin alles samenkomt. Maandelijks haal ik die facturen uit Doccle en laad ik ze op in mijn boekhoudprogramma in de cloud: Yuki. Ik upload al mijn facturen en bonnetjes via dat platform. Zo kan mijn boekhouder eraan en hoef ik geen schoendoos met paperassen bij te houden.”
“Tijdens periodes dat ik minder grote klanten heb, doe ik aan inbound marketing: ik stuur automatisch mailtjes uit om nieuwe leads uit te nodigen voor een introductiegesprek. CRM-tools als HubSpot, Zendesk en Pipedrive maken dat makkelijker! Want zo’n CRM-tool ‘herkent’ interessante leads en start automatisch een bepaalde mail-flow, toegespitst op het type lead. Een klein bedrijfje ontvangt dus een andere e-mail dan een multinational. Geen eenheidsworst.”
“Als ik e-mails verstuur om nieuwe leads uit te nodigen voor een introductiegesprek, gebruik ik het afsprakensysteem van Microsoft Bookings. Mijn e-mail bevat een link naar een kalender die ik koppel aan mijn Outlook-agenda. Potentiële klanten kunnen dan zelf een tijdsslot van 30 minuten boeken. Ik hoef dus niet handmatig te telefoneren om afspraken te maken. Dat bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een professionele uitstraling.”
“Vroeger schreef ik al mijn notities in een schriftje. Tegenwoordig gebruik ik daarvoor een digitale variant. Met een soort pen noteer ik alles op mijn reMarkable tablet en verstuur ik notities als Word-document naar mijn e-mailadres. Nooit meer zoeken tussen rondslingerende papieren op mijn bureau!”
Om efficiënt te kunnen werken zijn deze elementen een must voor Fish.Digital:
Wil je net als Fish.Digital slimmer werken (in plaats van harder)?
Om zelf altijd en overal efficiënt te werken is een stabiele internetverbinding op al je toestellen onmisbaar. Of pak het nog slimmer aan: kies voor een bundel waarin internet, mobiele en vaste telefonie, digitale tv en persoonlijke hulp gecombineerd worden.
