Om het aantal fysieke contactmomenten te beperken, mogen shoppers in niet-essentiële winkels alleen nog op afspraak komen winkelen. Als handelaar bepaal je zelf hoe die reservaties gemaakt mogen worden. Maar hoe behoud je het overzicht zonder daar te veel tijd aan te besteden? Maak het voor jezelf én je klanten eenvoudig: gebruik Microsoft Bookings, de online reserveringstool.
Of je nu een kledingboetiek, meubelzaak of speelgoedwinkel uitbaat: klanten die je opbellen of e-mailen om een afspraak te maken, vergen tijd en energie. Gelukkig is er een manier om dat eenvoudig aan te pakken en je klanten zélf te laten reserveren: met Microsoft Bookings plannen ze zelf hun afspraak op een beschikbaar tijdstip. Zo ontsnap jij aan die tijdrovende en herhaalde planningstaken. Je besteedt minder tijd aan plannen en meer tijd aan afspraken met klanten. Goed om te weten: heb je een Microsoft 365-abonnement met business standard licentie? Dan zit deze tool daarin gratis inbegrepen.
“Microsoft Bookings is een aanrader voor wie nood heeft aan een online afsprakensysteem. Het is heel eenvoudig in gebruik en bovendien gratis voor veel Microsoft 365-klanten.
Bookings is een eenvoudigere manier om planningen te organiseren en afspraken te beheren. Deze tool zit inbegrepen in Microsoft 365 business standard licentie. (Bookings is niet apart beschikbaar.) Heb je al een Microsoft 365-abonnement? Ga dan snel naar het office portaal en maak in 1,2,3 je eigen reserveringspagina!
Om Bookings te gebruiken, ga je gewoon naar de app-kiezer in je Microsoft 365-pakket. De dagelijkse planning beheer je via de Bookings-tool. Als beheerder blijf je via die tool makkelijk op de hoogte van de laatste info over je klanten en hun afspraken.
Heeft jouw zaak een eigen website en wil je het Bookings-reservatiesysteem graag integreren? Dat kan! Zo kunnen je klanten heel handig op je website hun winkelmoment boeken.
Ook als je geen eigen website hebt, kan je dit afsprakensysteem gebruiken. Je ontvangt een link naar de Bookings-pagina van jouw zaak. Je hoeft enkel die link aan je klanten te bezorgen of je Bookings-pagina op sociale media te delen. Zo kunnen klanten de beschikbaarheid van jouw zaak zien en een tijdslot reserveren. Beschikt je organisatie over een Facebook business pagina dan kan op deze Facebook pagina een knop ‘afspraak maken’ gepubliceerd worden die vervolgens weer naar Microsoft Bookings toe gaat.
Om via Microsoft Bookings een reservatieformulier te maken, hoef je geen IT-specialist te zijn. Deze app doorloopt stap voor stap welke acties je moet ondernemen. Benieuwd naar de stappen?
-Stel je bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam, adres, website en logo.
-Voeg je openingsuren toe: wanneer ben je beschikbaar voor je klanten?
-Koppel je Outlook-agenda aan Bookings. Sluitingsdagen of momenten waarop reeds een afspraak ingepland staat, worden niet als beschikbaar weergegeven. Het agenda-scherm geeft inzicht in de agenda’s van de medewerkers waarvoor Bookings is ingeschakeld. Via deze pagina kan je als beheerder ook handmatig een boeking in een agenda plaatsen: handig wanneer je bijvoorbeeld een klant aan de telefoon hebt die een afspraak wil plannen maar zelf niet in de gelegenheid is om dat via de reserveringspagina te doen.
-Klanten: Op deze pagina kan je klantenlijsten (met contactgegevens) aanmaken en beheren. Hier verschijnen ook de contactgegevens zodra iemand een afspraak via Bookings heeft gemaakt. -Medewerkers: Op deze pagina stel je in welke medewerkers geboekt mogen worden. Je kan zelfs per medewerker de tijden/dagen instellen waarop ze geboekt kunnen worden. Heeft een medewerker al iets in zijn agenda staan? Dan kan op dat moment geen nieuwe afspraak geboekt worden.
-Beheer je diensten: Uit welke services kunnen je klanten kiezen? Elke service kan aan één of meerdere medewerkers gekoppeld worden (of open staan naar alle medewerkers toe). Per dienst kan je hier een prijs, maximaal aantal personen en duur instellen.
-Stel je reserveringspagina in: Pas het uiterlijk van de pagina aan en voeg de praktische gegevens (e-mailmeldingen, beschikbaarheid…) toe. Klaar? Dan kan je je reserveringspagina publiceren.
In een half uur tijd heb je een reservatiepagina voor je zaak opgezet. En via de mobiele Bookings-app heb je de agenda van je zaak altijd en overal direct bij de hand.
Klanten die een afspraak willen maken, selecteren de gewenste dienst uit het menu.
Vervolgens selecteren ze een beschikbaar tijdstip, voegen hun gegevens toe…
… En klaar! Makkelijk hé?
Wil jij ook aan de slag met Bookings voor jouw zaak?
Naast Bookings biedt Microsoft 365 nog een heleboel handige tools om je zaak efficiënt te runnen. Bovendien staan we bij Telenet Business voor je klaar. Eén van onze specialisten bekijkt samen met jou hoe Bookings en Microsoft 365 jouw zaak vooruit kunnen helpen. Vervolgens helpen we je met de installatie en het van start gaan. We leggen je uit hoe de programma’s en tools werken en zetten je op weg met heel wat praktische tips. Zo kan jij efficiënt aan de slag vanaf de eerste minuut!
Ook interesse in Microsoft 365 voor je zaak? Er is al een formule vanaf € 4,20 per maand.
Ontvang interessante tips om je zaak vooruit te helpen!
Door hierboven op “dat wil ik” te klikken, geef je de toestemming aan Telenet Business om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je maandelijks de Telenet Business Nieuwsbrief te versturen. Je kan op eender welk moment uitschrijven via de link onderaan elke email. Het verwerken van uw persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met het Telenet Privacybeleid.
