Telenet.be

Overzicht winkelmandje

{{monthlyTitle}}

{{oneTimeTitle}}

Bestelling afwerken

 
 
 
 

Digitaal samenwerken: 5 prangende vragen uit de praktijk

“Alles begint bij de gebruiker”

De huidige gezondheidscrisis zette heel wat bedrijven aan tot thuiswerken. De tools die dat mogelijk maken, stonden plots helemaal bovenaan de agenda. Maar welke kiezen? En waarop letten? Uit de vele vragen die ons bereikten, pikten we de 5 meest prangende. Onze collega Nico Poelmans, expert digitaal samenwerken, verschafte er meteen ook de antwoorden bij.

Misschien koos u voor een tool die u al in huis had, maar nog niet eerder in gebruik had genomen? Of moest u toch de markt afschuimen naar een tool die thuiswerk mogelijk maakt? In dat geval gaven criteria als laagdrempeligheid en beschikbaarheid ongetwijfeld de doorslag. Zo kwamen heel wat bedrijven automatisch uit bij Teams van Microsoft. Of bij een tool van een andere gevestigde waarde als Google of Cisco. Vaak zetten die leveranciers zelfs een gratis aanbod in de markt. Heel wat bedrijven deden ook een beroep op clouddiensten om te kunnen thuiswerken. Die zijn vandaag zowat synoniem met snelheid en flexibiliteit.

1. Hoe overtuig ik mijn medewerkers van het nut van tools voor digitale samenwerking, zodat ze die ook effectief en correct gaan gebruiken?

✔ Betrek medewerkers in het selectieproces

Laat hen mee definiëren wat de vereiste tool allemaal moet kunnen. En vooral: wat die hun precies moet opleveren. Elke tool is immers anders en legt andere accenten.

 

✔ Neem de proef op de som

Test zo’n tool eerst grondig aan de praktijk. Laat een ‘Proof of Concept’ uitvoeren: niet enkel door je IT-specialisten, maar ook door die collega’s uit de business die uiteindelijk met de tool aan de slag moeten.

 

✔ Vermijd een big bang

Ga liever voor een olievlekscenario, waarbij je de gekozen tool niet plots maar heel geleidelijk invoert en het gebruik ervan doorheen de organisatie laat groeien.

 

✔ Maak een plan voor gebruikersadoptie

Mensen veranderen niet graag een gewoonte. Om dat veranderingsproces te vergemakkelijken, is een goede, professionele begeleiding belangrijk. Betrek daarin eventueel ook de hr-afdeling.

2. Wegens de Europese privacywetgeving (GDPR) wil ik dat mijn cloudactiviteiten binnen de EU-grenzen blijven. Maar veel leveranciers zijn vaag, als het over mijn data gaat en waar die zich precies bevindt.

De cloud overstijgt per definitie geografische grenzen. Daardoor is het perfect mogelijk dat je een interessante clouddienst voor digitale samenwerking ontdekt, die later gehost blijkt door een kleine start-up ergens in Canada. Maar alle grote en prominente leveranciers van tools voor digitale samenwerking kunnen vandaag wel al garanderen dat jouw gegevens in de EU gehost worden, ook al zitten ze in grote datacenterclouds zoals Azure of Amazon.

 

Het is hoe dan ook nuttig om bij het kiezen van een oplossing nog eens specifiek naar dat privacyaspect te polsen, en desnoods GDPR-garanties of -certificaten te vragen.

3. Als ik het totale kostenplaatje bekijk, blijkt het cloudaanbod bijna altijd de duurste oplossing. Voor tools voor digitale samenwerking lijkt er echter geen andere optie te bestaan?

✔ Heb je enkel tools voor communicatie nodig, zoals telefonie en chat?

Dan hoef je die cloudoptie alvast niet te nemen. Alle leveranciers van telefooncentrales bieden communicatietools aan die ter plekke kunnen draaien en die zich evengoed tot thuiswerk lenen.

 

✔ Wil je videoconferenties organiseren en uw beeldscherm en documenten delen?

Dan heb je nood aan een volwaardige oplossing voor digitale samenwerking. Die bieden de leveranciers van telefooncentrales in de regel ook via de cloud aan. Daarbij hanteren ze een licentiemodel waarbij je betaalt per gebruiker. Je kan de kosten dus beperken door enkel een licentie te nemen voor die gebruikers die echt met de tools gaan werken.

 

✔ Een cloudoplossing biedt meer flexibiliteit, je betaalt dus enkel wat je gebruikt

Bij een cloudoplossing volgen de kosten het effectieve gebruik. Je betaalt alleen voor het huidige aantal gebruikers. Daalt hun aantal morgen, dan daalt de factuur meteen mee. Een niet te versmaden voordeel, zeker wanneer je in een veranderlijke omgeving opereert.

4. Ik ervaar het bestaande cloudaanbod in de markt als eenheidsworst. Hoe kan ik meer op maat werken, zonder daarbij alles bij mij te moeten installeren?

Maatwerk houdt geen verplichting in om alle benodigde systemen en toepassingen lokaal onder te brengen. Laat dat alvast duidelijk zijn. Zo valt een cloudoplossing best wel te rijmen met een installatie bij jou ter plaatse. Net zoals het perfect mogelijk is om verschillende cloudoplossingen te combineren.

 

Dat alles geldt evenzeer voor tools voor digitale samenwerking. Vandaag bieden de meeste leveranciers van die tools de mogelijkheid om met hun cloud te koppelen.

 

Een oplossing op maat bouwen is dus ook perfect mogelijk door verschillende cloudoplossingen te koppelen aan elkaar of zelfs aan een installatie ter plaatse.

5. Mijn administratieve medewerkers hebben nood aan de rijkere, complexere oplossingen, maar in mijn magazijn zijn enkel draagbare telefoons nodig. Hoe kan ik de behoeften van beide doelgroepen verzoenen?

Tools voor digitale samenwerking brengen heel wat extra gebruiksgemak met zich mee. Al was het maar omdat ze ons toelaten om het even waar en wanneer te werken. Daardoor durven we al wel eens vergeten dat niet alle medewerkers dat extra comfort ook daadwerkelijk nodig hebben.

 

Daarom raden wij aan om eerst te bepalen voor welke profielen binnen de organisatie die tools een reële toegevoegde waarde bieden. Zo krijg je een goed zicht op waar het zwaartepunt van de  oplossing precies moet liggen.

 

Een mogelijk resultaat van die oefening is dat je besluit om voort te bouwen op een bestaande telefooncentrale en enkel voor die profielen die ze effectief nodig hebben, extra tools aan te schaffen. Dat is in elk geval goedkoper dan die tools voor alle medewerkers te voorzien, al dan niet via de cloud.

Op maat werken zien wij als het combineren van verschillende tools, die elk vanuit hun eigen specifieke sterkte tegemoetkomen aan een deel van jouw behoefte. Onze experts integreren die tools graag tot één totaaloplossing op maat, ook in de cloud. Ontdek hier wat Telenet Business voor jouw bedrijf kan betekenen.

 
 

Inspiratie

  • Sack Zelfbouw groeit dankzij digitaal samenwerken

    Sack Zelfbouw kiest al jaren voor digitale samenwerking. Vandaag gelooft de kmo nog sterker in hun digitale werkplek.

    lees meer
  • Begeleiding leidt tot succes met samenwerkingstools

    Mensen online laten samenwerken is meer dan een samenwerkingstool kiezen. Begeleiding verhoogt het succes.

    lees meer
  • 5 Tips voor videoconferencing

    Nu ook uw meetings op afstand plaatsvinden, vergadert u beter met deze 5 tips voor videoconferencing.

    lees meer