Haal meer uit je Microsoft 365

Ben je veel op de baan of werk je vaak samen met anderen op eenzelfde document? Dan wil je natuurlijk altijd en overal toegang tot de laatste versie van je documenten. OneDrive is een online opslagruimte voor al je documenten: je slaat ze op in de cloud en maakt komaf met het heen en weer e-mailen van verschillende versies van een document.

Hoe werkt dat dan precies?

Je medewerkers en jijzelf hebben een eigen OneDrive, een centrale locatie om al je werkbestanden op te slaan. Als je internet hebt, heb je altijd toegang tot die documenten. Bovendien kan je makkelijk een document of zelfs een hele map delen met een of meerdere personen. Zo kunnen jullie samenwerken zonder versies heen en weer te e-mailen. Geen internet? Dan kan je, als je vanuit OneDrive werkt, ook offline aan een document verderwerken. Zodra je weer internet hebt, wordt die versie gemigreerd met de online versie. Of je downloadt het bestand even en laadt het nadien weer op in OneDrive. Samenwerken was nog nooit zo makkelijk. Ontdek hier alles over OneDrive.

De voordelen op een rijtje:

• Open bestanden van op elk toestel (smartphone, tablet, pc,..).
• Deel documenten (Word, PowerPoint maar ook audio- en videobestanden) met collega’s en mensen van buiten je bedrijf en kies zelf of ze het bestand enkel kunnen lezen of ook kunnen bewerken.
• Foutje? Dan haal je gemakkelijk de vorige versie weer naar boven.
• Je kan documenten ook delen met externe medewerkers die geen OneDrive of zelfs geen Microsoft Office gebruiken.

De basisfuncties van Word en PowerPoint ken je vast wel. Maar wist je bijvoorbeeld dat Word heel wat kant-en-klare templates heeft? Van businesskaartjes tot een productbrochure, je vindt het allemaal.

1. Kies je template: Weinig tijd om een document op te maken? Kies dan één van de vele templates. Klik bij het openen van een nieuw document op ‘meer sjablonen’. Van een template voor een jaarverslag, een restaurantbrochure of een gewone brief. De keuze is erg uitgebreid! Je kan de sjablonen vervolgens nog aan je eigen wensen aanpassen. Lees er hier meer over.
2. Creëer je eigen opmaakstijl: Door stijlen (Titel, Kop 1, Kop 2,...) aan te passen naar je eigen kleurenpallet en voorkeuren pas je makkelijk dezelfde stijl toe op heel je document. Lees er hier meer over.
3. Automatiseer zinnen die vaak terugkomen: Voeg je aan elke offerte onderaan een wettelijke disclaimer toe? Die kan je makkelijk opslaan als ‘automatische tekst’ zodat je ze volgende keer snel kan toevoegen. Lees er hier meer over.
4. Een veelvoorkomend woord in enkele kliks vervangen: Stel dat je de naam van een product wijzigt. Dan kan je dat ene woord dat wel 100 keer terugkomt in je productfiche in slechts enkele kliks vervangen. Ga naar Start > Bewerken > Vervangen. Hij doorzoekt je hele document naar dat ene woord en vervangt het met het juiste. Lees er hier meer over.
5. Een lijst automatisch ordenen: Soms maak je in Word een lijst en bedenk je achteraf dat je die beter op alfabetische volgorde had geschreven. Wist je dat je die tekst makkelijk kan selecteren en in 1 klik alfabetisch (of op getal of datum) kan ordenen? Dat is veel sneller dan zelf bullets heen en weer te knippen en plakken! Lees er hier meer over.

1. Kies je template: PowerPoint biedt een hele resum kant-en-klare sjablonen waar je mee aan de slag kan. Klik bij het openen van een nieuw document op ‘meer thema’s’ en je kan kiezen uit verschillende thema’s: business, infographics, diagrammen,… Lees er hier meer over.
2. Maak professionele slides met hulp van de Designer: De PowerPoint Designer creëert automatische slide-indelingen op basis van de content (tekst en foto) die jij aan je slide toevoegt. Je bekijkt ze via de Ontwerpideeën. Lees er hier meer over.
3. Gebruik Zoom om je presentatie dynamischer te maken: Spring tijdens je presentatie tussen bepaalde dia's, secties en delen in een volgorde die je zelf bepaalt. Lees er hier meer over.
4. Creëer elegante overgangen met Morph: Via de Morphing-overgang breng je jouw slides tot leven. Twee gelijkaardige slides? Kies voor Morph en de verschillen in tekst en beeld worden naadloos in beeld gebracht. Lees er hier meer over.
5. Interne hyperlinks: Ga tijdens een presentatie snel naar een andere slide door een interne hyperlink toe te voegen. Lees er hier meer over.

Dat je met Outlook veel meer kan dan gewoon e-mails versturen en ontvangen wist je waarschijnlijk wel al. Maar deze 3 tips bezorgen je wellicht toch nog een ‘aha’-momentje. Meer zelfs: ze besparen je tijd én werk.

1. E-mails beheren met de hulp van ‘regels’: Je kan allerlei regels instellen op inkomende e-mails. Wist je bijvoorbeeld dat je een specifiek geluid kan laten afspelen als je een e-mail ontvangt van je allerbeste klant? Als je dat geluid hoort, ben je meteen getriggerd om de e-mail snel te lezen en te beantwoorden. De eenvoudigste en meest voorkomende regel is waarschijnlijk dat je een e-mail van een bepaalde afzender of met een bepaalde onderwerpregel automatisch naar een andere map verplaatst (vb.: nieuwsbrieven, facturen, offertes,…). Lees hier hoe je regels instelt in Outlook.
2. Favoriete mappen: Heb je veel e-mailmappen in je mappenvenster? Dan kan dat soms onoverzichtelijk overkomen. Door bepaalde mappen aan je ‘favorieten’ toe te voegen, zie je die mappen helemaal bovenaan in je mappenvenster. Lees er hier meer over. Om ook je e-mails binnen een map ordelijk weer te geven kan je vlaggen (e-mail die je nog moet opvolgen), kleuren (vb.: een kleur per onderwerp) of herinneringen (vb. e-mail die je pas later wilt lezen of behandelen) toevoegen. Lees hier hoe je dat instelt.
3. Drag & Drop: Wist je dat je een e-mail makkelijk kan verslepen om een bepaalde actie te triggeren? Versleep ‘m naar je ‘Contacten’ om de afzender meteen aan je contacten toe te voegen, naar je ‘Kalender’ om een vergadering in te plannen (de info uit de e-mail wordt automatisch meegenomen) of naar je ‘Taken’ of ‘Notities’. Meer zelfs, je kan ook een van je ‘Contacten’ verslepen naar je ‘Kalender’ om een vergadering met die persoon vast te leggen.

Microsoft Teams is een samenwerkingstool die de interacties tussen collega’s vergemakkelijkt. Per project of per team kan je een ‘Teams’ aanmaken waarmee je mensen, hun gesprekken en hun documenten in één omgeving verzamelt en de manier van werken transparanter en efficiënter maakt. Kortom: alles op één plek voor een naadloze ervaring!

Maar hoe werkt dat dan? Vanuit Teams vind je snel al je documenten, zowel de bestanden die op Teams staan als die op je OneDrive. Door de integratie met OneDrive en SharePoint kan je vanuit Teams rechtstreeks samen met anderen aan die documenten werken. Bovendien zijn ook OneNote (voor het verslag van vergaderingen), Planner (voor de actiepunten per teamlid) en nog heel wat andere handige tools in Teams geïntegreerd en kan je ook externe medewerkers toevoegen aan een Teams, of ze toegang geven tot een bepaald document.

De voornaamste functionaliteiten in het kort:

• Kanalen: Per ‘Teams’ kan je verschillende kanalen aanmaken. Dit kan je bekijken als submappen binnen een Teams, ze vormen de grote pijlers van je structuur.
• Gesprekken & Bestanden: In elk kanaal heb je de mogelijkheid om gesprekken te voeren en bestanden op te slaan. Beide zijn zichtbaar voor iedereen die toegang heeft tot de Teams.
• Chatten & Videobellen: Los van de verschillende ‘Teams’ pagina’s waar je deel van uitmaakt, kan je chatten en videobellen met iedereen binnen je bedrijf.

Ontdek hier meer over Microsoft Teams.

Microsoft Bookings is een online reservatiesysteem waarmee je klanten makkelijk zelf een online afspraak laat inboeken. Jij geeft aan op welke momenten dat kan en met wie (als je bijvoorbeeld verschillende verkopers hebt), en de klant kiest waarvoor hij een afspraak wil (afhankelijk van de diensten die jij aanbiedt). De afspraak verschijnt vervolgens automatisch in jouw agenda. Zo kan jij je focussen op wat écht belangrijk is en verlies je geen tijd meer met het inplannen van afspraken.

Lees hier meer over Microsoft Bookings.

Microsoft Power Automate is een handige manier om enkele tijdsintensieve taken en processen te automatiseren. Zo bespaar jij tijd én moeite! Je kan bijvoorbeeld volgende taken automatiseren, maar de mogelijkheden zijn eindeloos!

• Een bericht in Teams plaatsen wanneer er een nieuwe taak is gemaakt in Planner.
• Bijlagen in e-mail meteen opslaan in een aparte map in OneDrive.
• Meteen reageren op meldingen of e-mails met een hoge prioriteit.
• Antwoorden die binnenkomen via Forms automatisch bijhouden in een Excel-bestand.
• Notificaties sturen over aankomende events uit je kalender.
• Inkomende e-mail, events, antwoorden op Forms,… automatisch als taak opnemen in Planner.
• Nieuwe verkoopleads vastleggen, volgen en opvolgen.
• Gegevens verzamelen over je bedrijf en die info delen met je team.
• Goedkeuringswerkstromen automatiseren.

Lees hier meer over Power Automate.