Ook de telefooncentrale van Hotel Amigo baadt nu in luxe

Geef de sterren eens ongelijk. Hotel Amigo voorziet in alle comfort die je je maar kunt wensen. ‘s Avonds worden je slippers onder het bed klaargezet, de gordijnen gesloten en het bed open gelegd. De sfeer van grandeur, de warmte van tapijten en parket worden in Hotel Amigo gecombineerd met een buitenwereldse service door wel 1 personeelslid per kamer, ofwel 3 keer zoveel als in gelijkaardige luxehotels.

In 1958 werd het hotel op een boogscheut van de Grote Markt geopend om de staatshoofden en vips te ontvangen die de Wereldtentoonstelling in Brussel bezochten. Nog steeds ontvangt het de groten der aarde, onder meer tijdens een Europese top van staats- en regeringsleiders. Luxe en comfort zijn de afgelopen zestig jaar mee geëvolueerd met de tijd. Het hotel investeert voortdurend, bijvoorbeeld in een nieuwe telefooncentrale en de 519 kamertelefoons.

“Onze telefooncentrale was end of life”, weet Jan Hayen, die als Group IT Manager het project leidde. “Sommige telefoontoestellen vielen uit. Ze konden niet meer vervangen worden en het onderhoudscontract voor de verouderde infrastructuur was te duur. Onze grote centrale van 2 meter hoog werd herleid tot 3 serverracks. Het betekende een enorme plaats- en energiebesparing. Bovendien kost het nieuwe onderhoudscontract ons slechts een fractie.”

Het risico dat de communicatie in Hotel Amigo compleet geblokkeerd zou geraken bij een structurele panne werd steeds groter en realistischer. Er vielen vaak draagbare telefoontoestellen uit en het bereik van de access points voor de telefoons was niet meer optimaal, stelde de expert van Telenet Business vast toen die werd ingeroepen om de problemen te verhelpen. Hierdoor werd de interne communicatie soms gestoord. Bovendien was de bekabeling verouderd en dus moeilijk in dagelijks onderhoud.

De volledige vernieuwing van de telecom infrastructuur drong zich op. Maar net zoals de eisen van de gasten hoog ligt, wil ook het hotel qua telecominfrastructuur niet voor minder gaan.

“We willen het onze klanten zo gemakkelijk mogelijk maken”, zegt Jan. “De telefoons op hun kamer zijn hét communicatiemiddel met het hotel. Het gebruik ervan moet dan ook instant duidelijk zijn. Hoe eenvoudiger, hoe beter.” Wie wil weten welke opera er vanavond in De Munt speelt, klikt op het icoon voor de receptie. Hij of zij krijgt de in kunst gespecialiseerde conciërge aan de lijn. Idem voor wie een bijzondere culinaire ervaring zoekt in Brussel of zijn of haar kinderen een onvergetelijke dag wil bezorgen.

“Wanneer een gast ons belt, hoeven we niet meer naar de naam te vragen”, vertelt Jan. “We zien automatisch welke kamer belt, en wie er logeert. Dat maakt het mogelijk om meteen persoonlijk op te nemen. Good evening, Miss B.”

Zo rijk de geschiedenis van het hotel is, zo belangrijk vindt de hotelmanager het om met de beste partners te werken. Kwaliteit en service staan ook bovenaan zijn prioriteitenlijstje. Als Belgische integrator met jarenlange ervaring met deze infrastructuur heeft Telenet Business een volledig voorstel uitgewerkt en het vertrouwen van de klant gewonnen.

“We bespraken onze wensen met Telenet Business en kwamen al snel tot een concreet project. Omdat zij de hotelbusiness kennen en al jaren onze telecompartner zijn (tot voor kort onder de naam Nextel), liep het heel vlot. Zij hadden bovendien de oplossing in huis die we wensten, volgens onze standaarden. In elk hotel van onze internationale groep willen we een NEC-centrale installeren. Zo weten we zeker dat de koppeling met ons hotelmanagementsysteem vlot loopt en er een IT-manager van een ander hotel kan helpen bij problemen”, vertelt Jan.

Meer dan 600 telefoontoestellen tellen we vandaag in Hotel Amigo. Elk van de 173 kamers heeft 3 analoge toestellen met pictogrammen waarmee gasten vlot naar alle diensten bellen. Het mobiele personeel, zoals de schoonmaakploeg, hotel- en barmanagers, heeft een draagbaar telefoontoestel. Ander personeel heeft een vast toestel op het bureau. De staffuncties zijn met een app op hun smartphone verbonden met het interne netwerk, waardoor ze niet met meerdere toestellen moeten rondlopen.

“We kozen voor analoge toestellen op de kamers”, zegt Jan. “Deze zijn gemakkelijk te bedienen en te vervangen. Bovendien vragen ze geen onderhoud.”

Dankzij hun koppeling aan een uiterst intelligente NEC-telefooncentrale kan elk probleem op communicatiegebied opgelost worden. Draadloze en vaste toestellen zitten in één systeem, met dag- en nachtstanden, eenvoudige doorschakelingen, een spraakgestuurd menu en software waarin gemakkelijk aanpassingen gedaan worden, zoals het updaten van namen en services.

Dankzij een heldere communicatie draait het team achter de schermen vlotter dan ooit. Iedereen wordt op zijn of haar wenken bediend.