Is uw klant verwonderd met de pdf-factuur in zijn of haar mailbox? Dan had u beter op voorhand een akkoord gevraagd op uw elektronische factuur. Leg uw systeem uit. Wenst uw klant toch een papieren factuur, dan zijn er facturatiesystemen die eenvoudig een papieren factuur uitsturen zonder dat u postzegels moet plakken.

U hoeft geen dure facturatiesoftware meer te kopen. Kies eenvoudig uit het uitgebreide aanbod online facturatieprogramma’s. Zo vermindert u de kans op fouten, maakt u sneller facturen en kunt u deze gemakkelijk opvolgen, vaak automatisch. De meeste kleine ondernemers kiezen voor een facturatiesoftware die pdf-facturen maakt en verzendt via mail of het eigen systeem. Interessant is open software die u kunt koppelen aan andere bedrijfssoftware. Via Google vindt u veel programma’s, waaronder Teamleader, Harvest, Billings, De Factuur, Exact, Axito,…

Door foute gegevens komt de factuur niet terecht. Vraag op voorhand alle gegevens, en vraag het correcte mailadres van de persoon verantwoordelijk voor het betalen van facturen.

Helaas wordt er soms snel over een factuur in een overvolle inbox gekeken. Of dit wordt toch als argument gebruikt om niet of later te betalen. Vraag een ontvangstbevestiging.

Heel veel boekhouders zweren bij de kaft die u elk kwartaal mag binnenbrengen. Hiervoor moet u al uw elektronisch verzonden facturen afdrukken, net als de inkomende pdf-facturen. Bespreek met uw boekhouder hoe het beter kan, bijvoorbeeld door te werken via Dropbox of een boekhoudpakket waar u digitaal facturen kan in opladen.