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Archives de l'État

“ Sans Telenet comme partenaire d’hébergement, nous ne pourrions pas faire face au nombre élevé de consultations. ”

Yves Lardinois

Chef du service Numérisation

 
 

Le défi

  • Développer la solution pour le stockage de plus de 140 To de documents et registres officiels
  • Apporter des garanties maximales à l'hébergement dédié du site Web des Archives de l'État
  • Prévoir suffisamment de bande passante afin que l'application search.arch.be demeure accessible
 
 

La solution

  • Trois serveurs dédiés
  • Système de stockage externe disposant de 30 To de mémoire de disque dur
  • Connexion IP-VPN MPLS de 10 Mo/s
 
 

Les avantages

  • Facilité d'utilisation grâce à une consultation en ligne des documents rapide et efficace
  • Tranquillité d'esprit grâce à un contrôle de l'infrastructure 24/7
  • Sécurité d'exploitation grâce à une intervention immédiate en cas de problème
  • Continuité, la bande passante résistant à tous les pics de visiteurs
 
 

Les Archives de l’État transfèrent 15 millions de pages de la salle de lecture sur la toile mondiale

Depuis peu, il n’est plus nécessaire de se rendre aux Archives de l’État afin de composer son arbre généalogique. Début 2013, les Archives de l’État ont en effet mis en ligne 15 millions de pages de sources généalogiques à disposition du public. « Le projet Digit connaît un succès plus important qu’escompté », confirme Yves Lardinois, chef du service Numérisation des Archives de l’État. Il ajoute toutefois : « Sans Telenet en tant que partenaire d’hébergement, nous ne pourrions pas faire face au nombre élevé de consultations. » 

Les Archives de l’État sont composées des Archives générales du Royaume ainsi que de 18 dépôts des Archives de l’État répartis sur l’ensemble du territoire. Acquérir les archives, les conserver et les rendre accessibles, contrôler la bonne gestion des archives par les services publics, mener des recherches scientifiques en matière d’archivistique et d’histoire des institutions... voilà quelques-unes des nombreuses tâches auxquelles s’attellent les Archives de l’État. Au total, l’ensemble des archives que gèrent les Archives de l’État représente 275 km de documents. « Nous avons entamé la numérisation en 2002 afin de faciliter la recherche et la consultation et d’assurer une meilleure protection des documents originaux », explique Yves Lardinois, chef du service Numérisation.

De la salle de lecture à la Toile mondiale

Mais comment entreprendre la numérisation d’une telle quantité de documents ? « En premier lieu, nous avons défini des priorités », précise Yves Lardinois. « Étant donné le grand intérêt que suscitent les recherches généalogiques, nous souhaitions commencer par la numérisation des sources généalogiques : registres paroissiaux et de l’état civil. En raison de la législation sur la protection de la vie privée, seuls les registres datant de plus de 100 ans sont accessibles. » Les cartes, plans, actes notariés de plus de 75 ans ainsi que les rapports du Conseil des ministres et les moulages de sceaux ont également déjà été partiellement numérisés. « Nous avons numérisé environ 3 % de l’ensemble de la collection des Archives de l’État : le chemin à parcourir est encore long. »

 

Initialement, les documents numérisés n’étaient accessibles que dans les salles de lecture des différents établissements. Les Archives de l’État disposaient alors d’une capacité de serveur et de stockage suffisante pour assurer ce service. « Début 2013, nous avons décidé de rendre les images également disponibles en ligne, mais nous n’avions pas suffisamment de bande passante et ne pouvions pas garantir un contrôle 24/7. C’est pourquoi nous nous sommes lancés dans la recherche d’un partenaire d’hébergement externe. »

« Nous disposons d’un environnement sécurisé disponible 24/7, nous n’avons donc aucune inquiétude à avoir. »

Yves Lardinois

Chef du service Numérisation

Les serveurs dédiés évoluent en fonction des besoins

Les Archives de l’État ont établi un devis détaillant la capacité de serveur et de stockage nécessaire. Quant aux solutions en matière de connectivité réseau, de sécurité et de sauvegarde, les candidats étaient libres de faire leurs propositions. « Nous avons reçu des offres de plusieurs fournisseurs », poursuit Yves Lardinois. « Telenet répondait le mieux à nos exigences et proposait la solution la plus intéressante en termes de rapport qualité- prix. De plus, nous disposions déjà, depuis 2002, d’une connexion Telenet iFiber reliant les Archives générales du Royaume aux dépôts provinciaux. Par conséquent, nous savions qu’avec Telenet, nous faisions le choix d’un partenaire fiable et compétent. »

 

Telenet nous a proposé trois serveurs dédiés qui ont été reliés au backbone IP-VPN MPLS de Telenet au moyen de la connexion par fibre de verre existante. « Nous disposons d’une infrastructure sécurisée disponible 24/7, si bien que nous n’avons aucune inquiétude à avoir », affirme Yves Lardinois. L’un des serveurs héberge le site Web des Archives de l’État. « Nous offrons à nos visiteurs des performances et une disponibilité optimales afin qu’ils puissent effectuer leurs recherches ainsi que consulter et télécharger les images de manière rapide et efficace. » Toutefois, concernant ce projet, le facteur le plus important était la capacité de stockage. « Telenet nous a proposé un système de stockage externe de 30 To. Pour l’heure, c’est suffisant, mais étant donné que nous poursuivons le processus de numérisation, il est certain que nous augmenterons cette capacité à l’avenir. »

Un succès plus important qu’escompté

Les Archives de l’État ont lancé leur site Web search.arch.be début février 2013. À l’issue d’une inscription unique, toute personne intéressée peut gratuitement consulter les documents numérisés en ligne. « Le site Web connaît un grand succès : en moins d’un mois, 58 600 personnes se sont inscrites », affirme Yves Lardinois. « Au début, nous atteignions même des pics de 6 à 7 inscriptions par minute. Les visiteurs ont consulté environ 10 millions de documents, essentiellement des registres paroissiaux et d’état civil. »

 

Afin de permettre à ce nombre élevé de visiteurs d’utiliser le site Web, Telenet a porté la capacité de la mémoire vive d’un des serveurs de 24 à 128 Go/s. « Tout s’est déroulé rapidement et sans encombre », souligne Yves Lardinois. « En cas de problème, ou si des ajustements s’avèrent nécessaires, je peux contacter Telenet à tout moment, y compris le week-end. Grâce à Telenet, nous sommes en mesure de répondre à cette forte demande et tout un chacun a la possibilité d’explorer sa propre histoire facilement depuis son domicile. »

 
 

A propos des Archives de l’État

Les Archives de l’État font partie du Service public fédéral de Programmation Politique scientifique et sont chargées de la gestion des archives de l’autorité fédérale qui ne présentent plus d’utilité administrative, outre les archives de familles, d’associations, d’entreprises et d’hommes politiques. Le document le plus ancien des Archives de l’État date de 812. Le site Web des Archives de l’État contient plus de 15 millions d’images et est mis à jour quotidiennement. Les recherches en ligne permettent de trouver des documents remontant jusqu’au 16e siècle. Bien entendu, les 19 salles de lecture des Archives de l’État permettent de consulter une offre d’archives bien plus importante.