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Collaboration digitale : 5 questions essentielles tirées de la pratique

« L’utilisateur est à la base de tout »

La crise sanitaire actuelle a contraint de nombreuses entreprises à instaurer le télétravail. Les outils qui permettent de travailler à domicile sont donc plus que jamais à l’ordre du jour. Mais lesquels choisir ? Et à quoi prêter attention ? Parmi toutes les questions que nous avons reçues, nous avons retenu les 5 plus pressantes. Notre collègue, Nico Poelmans, spécialiste de la collaboration digitale, y a répondu.

1. Comment convaincre mes collaborateurs de l’utilité des outils de collaboration digitale afin qu’ils les utilisent efficacement et correctement ?

✔ Impliquez vos collaborateurs dans le processus décisionnel

Demandez à vos collaborateurs de définir avec vous les éléments que doit comporter l’outil requis. Et    surtout : ce qu’il doit apporter précisément. En effet, chaque outil est différent et met l’accent sur des points différents.

 

✔ Faites le test

Testez l’outil en long et en large dans la pratique. Soumettez-le à une preuve de concept réalisée par vos informaticiens, mais aussi par les collègues qui seront amenés à l’utiliser.

 

✔ Évitez un Big Bang

Privilégiez l’effet « tache d’huile » : n’introduisez pas l’outil retenu d’un seul coup, mais très progressivement, pour qu’il soit adopté petit à petit à tous les niveaux de votre organisation.

 

✔ Élaborez un plan d’adoption par les utilisateurs

Les gens rechignent à changer leurs habitudes. Pour faciliter le processus de changement, un accompagnement sérieux et professionnel est essentiel. Demandez éventuellement l’appui de votre service RH.

2. Compte tenu du règlement européen en matière de vie privée (RGPD), je souhaite que mes activités dans le cloud ne sortent pas des frontières de l’UE. Mais de nombreux fournisseurs sont vagues en ce qui concerne mes données et leur emplacement précis.

Le cloud dépasse, par définition, les frontières géographiques. Il se peut donc tout à fait que le service cloud intéressant pour la collaboration digitale que vous avez découvert soit hébergé, à l’avenir, par une petite start-up située au Canada. Tous les grands fournisseurs d’outils de collaboration digitale peuvent néanmoins garantir que vos données seront hébergées dans l’UE, même s’ils se trouvent dans le cloud de grands centres de données comme Azure ou Amazon.

 

Quoi qu’il arrive, il s’avère toujours utile, au moment de choisir une solution, de se pencher sur l’aspect « vie privée » et, si nécessaire, de demander des certificats ou des garanties RGPD.

3. Si j’examine le coût total, l’offre cloud est presque toujours la plus chère. Il ne semble pourtant pas y avoir d’alternatives pour la collaboration digitale…

✔ Il ne vous faut que des outils de communication (téléphonie et chat) ?

Dans ce cas, l’option cloud n’est pas obligatoire. Tous les fournisseurs de centraux téléphoniques proposent des outils de communication qui peuvent tourner dans vos locaux et qui se prêtent tout à fait au télétravail.

 

✔ Vous souhaitez aussi organiser des vidéoconférences et partager votre écran ou vos documents ?

Il vous faut alors une solution de collaboration digitale efficace. Les fournisseurs de centraux téléphoniques en mettent généralement à disposition via le cloud. Ils appliquent un modèle de licence basé sur un paiement par utilisateur. Vous pouvez donc limiter les coûts en prenant uniquement une licence pour les collaborateurs qui utiliseront réellement les outils.

 

✔ Une solution cloud offre plus de flexibilité, vous ne payez que ce que vous utilisez.

Dans le cas d’une solution cloud, les coûts dépendent de l’utilisation réelle. Vous ne payez que pour le nombre actuel d’utilisateurs. Si ce nombre diminue, votre facture baisse aussi. Un avantage non négligeable, surtout si vous opérez dans un environnement volatil. Ou en période volatile, comme la crise sanitaire que nous connaissons actuellement.

4. J’ai l’impression que les offres cloud actuellement disponibles sur le marché sont toutes les mêmes. Comment personnaliser mon outil, sans devoir tout installer de mon côté ?

Le sur-mesure n’implique pas forcément que vous deviez ramener chez vous l’ensemble des systèmes et des applications dont vous avez besoin. Soyons clairs : mieux vaut concilier une solution cloud avec une installation sur place, chez vous. Rien ne vous empêche, du reste, d’associer plusieurs solutions cloud.

 

Il en va de même pour les outils de collaboration digitale. La plupart des fournisseurs de ces outils proposent actuellement une liaison avec leur cloud.

 

Il est donc parfaitement possible de créer une solution sur mesure en associant plusieurs solutions cloud, voire en les associant à une installation sur place.

5. Et s’il me faut une combinaison de solutions ? Mes collaborateurs administratifs ont besoin des solutions plus étoffées et plus complexes qu’offrent les spécialistes IT alors que mon entrepôt ne nécessite que des téléphones portables. Comment concilier les deux groupes cibles et leurs besoins différents ?

Les outils de collaboration digitale sont très conviviaux, ne serait-ce que parce qu’ils nous permettent de travailler où et quand nous le souhaitons. On en oublie que les collaborateurs n’ont pas tous réellement besoin de ce confort…

 

Notre conseil : commencez par identifier les profils de votre organisation pour lesquels ces outils représenteraient une réelle valeur ajoutée. Vous localiserez ainsi précisément le centre de gravité de votre solution.

 

L’exercice vous amènera peut-être à conserver votre central téléphonique existant et à acquérir des outils supplémentaires uniquement pour les profils qui en ont réellement besoin. Vous paierez dans tous les cas moins que si vous dotiez tous les collaborateurs de ces outils, via le cloud ou non.

Le sur-mesure consiste à associer différents outils dotés de points forts spécifiques, qui répondent ainsi chacun à une partie de vos besoins. Nos experts intègrent ces outils au sein d’une solution complète et personnalisée à vos besoins, y compris dans le cloud. Découvrez ici ce que Telenet Business peut apporter à votre entreprise.

 
 

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