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Microsoft 365 : 7 outils pratiques pour gérer efficacement votre entreprise

Avec la nouvelle normalité, le télétravail s’est ancré dans nos habitudes. Le monde devient notre lieu de travail, bien plus que l'immeuble de bureaux. Mais nous devons toutefois pouvoir travailler de façon aussi efficace, où que nous soyons. S’organiser avec un collaborateur ou un client, consulter une fiche client, établir un devis, rester en contact avec des fournisseurs... Découvrez comment Microsoft 365 peut aider votre entreprise à travailler à distance de manière productive et sûre tout en réduisant les coûts !

Outil 1 : Accédez à vos fichiers à tout moment, où que vous soyez et partagez-les facilement (avec Microsoft OneDrive)

Vous voulez avoir accès à tous vos fichiers où que vous soyez et sur n'importe quel appareil ? Avec Microsoft OneDrive, vous pouvez conserver et gérer en ligne tous vos fichiers Word, Excel et PowerPoint et y accéder de n'importe où : sur votre smartphone, PC, ordinateur portable ou tablette. Vous avez toujours votre entreprise en poche et vous êtes productif partout. Votre disque dur est défectueux ? Vous avez renversé du café sur votre ordinateur portable ? Ne vous inquiétez pas, vous êtes toujours connecté au cloud, de façon à ne jamais perdre vos fichiers. Et avec 1 TB de stockage, vous avez de quoi voir venir.


Vous travaillez comme installateur ? Il peut être utile de pouvoir montrer des modes d’emploi ou des vidéos d'appareils à vos clients. À moins que vous ne soyez architecte ? Vous voulez sans doute partager vos différents plans et choix de matériaux avec vos clients. Avec OneDrive, vous pouvez donner à vos clients un accès sécurisé à des documents précis. Ils peuvent ainsi les consulter facilement.

 

Vous travaillez parfois sur un texte ou un devis avec un collègue et vous vous envoyez chaque nouvelle version par mail ? Cela devient rapidement déroutant... Avec OneDrive, le document se trouve dans un endroit central et vous pouvez inviter votre collègue à y travailler avec vous sans devoir créer des versions différentes ou vous les échanger par mail. Adieu la confusion, bonjour boîte e-mail vide !

Outil 2 : Chat, téléphone et réunions en toute sécurité en ligne (avec Microsoft Teams)

Chattez, téléphonez, organisez des réunions en ligne et collaborez en temps réel, que vous travailliez à distance ou sur place. Microsoft Teams est en effet un outil bien pratique pour collaborer, en combinant chat, réunions, annotations et pièces jointes.

Comment ça marche ? C'est simple : pour chaque rendez-vous que vous programmez sous forme de réunion en ligne, le programme crée un lien de réunion unique et l'envoie aux invités. Ceux-ci cliquent sur le lien au moment convenu et ils se retrouvent dans votre salle de réunion virtuelle. Vous pouvez voir tous les participants et même partager le contenu de votre écran avec eux. Vos invités n'ont d'ailleurs pas besoin d'installer un programme : ils peuvent assister à la réunion via le site web, l'application Skype ou Teams ou tout simplement en appelant avec leur téléphone.

La collaboration à distance n'a jamais été aussi efficace, car avec Teams, vous prenez des décisions plus rapidement en équipe, sans perdre de temps. Vous trouvez rapidement les dossiers sur lesquels vous allez collaborer. Autre avantage : Teams est intégré en toute transparence à toutes vos applications.

Outil 3 : Simplifiez vos tâches de planification et gagnez du temps (avec Microsoft Bookings)

Que vous travailliez dans un cabinet médical ou un salon de coiffure, les clients qui vous appellent ou vous envoient un mail pour prendre rendez-vous prennent du temps et de l'énergie. Mais savez-vous que vous pouvez facilement laisser vos clients s’en charger eux-mêmes ? Avec Microsoft Bookings, ils planifient leur rendez-vous en choisissant une heure disponible. Ainsi, vous échappez à ces tâches de planification fastidieuses et répétitives. Grâce à l'intégration avec votre agenda (et éventuellement celui de vos collaborateurs), vous évitez les réservations en double et les clients trouvent rapidement et facilement un créneau horaire disponible. Cela accroît le professionnalisme de votre entreprise et vous perdez moins de temps. Tout le monde y gagne ! Et voulez-vous parier que vous ferez également le bonheur de vos clients grâce à la flexibilité, la facilité d'utilisation et le contrôle dont ils bénéficient ? Ils peuvent visiter votre page de réservation quand ils le veulent, réserver l'heure et le service désirés, recevoir un mail de confirmation et une invitation dans leur agenda, et modifier ou annuler une réservation si nécessaire.

Outil 4 : Optez pour un e-mail professionnel et une base de données de contacts (avec Microsoft Outlook)

Votre adresse e-mail se termine par « gmail.com » ou « hotmail.com » ? Il est grand temps de leur donner un caractère plus professionnel ! Restez en contact avec vos clients et collègues en utilisant une adresse e-mail avec votre propre nom de domaine. Avec Microsoft Outlook, vous disposez d'une vaste boîte e-mail (jusqu'à 50 GB), protégée contre le spam, les virus et les logiciels malveillants. De cette manière, vous protégez non seulement votre entreprise, mais aussi vos clients.

 

Grâce à cet outil pratique, vous pouvez aussi facilement garder la trace des coordonnées de tous vos fournisseurs, clients et prospects (et les partager avec vos collaborateurs). Besoin de consulter le numéro ou l'adresse e-mail d'un client ? Cela se fait en un clin d'œil, car vous pouvez facilement consulter votre base de données via votre smartphone, tablette, ordinateur portable ou PC. Avec Outlook, vous et vos collègues pouvez aussi partager vos agendas respectifs. C'est pratique si vous souhaitez planifier une réunion, car vous pouvez voir d'un seul coup d'œil qui est disponible et quand.

Outil 5 : Tous les programmes qu’il vous faut (avec Microsoft Office)

Microsoft Office est la suite bureautique la plus populaire au monde. Il vous fournit en une seule fois tous les programmes indispensables pour tout entrepreneur : Word (pour les textes), Excel (pour les feuilles de calcul), PowerPoint (pour les présentations), Access (pour les bases de données), Visio (pour les diagrammes et les organigrammes) et bien plus encore ! Grâce aux apps qui les accompagnent, vous pouvez utiliser ces programmes, mais aussi collaborer avec des tiers ou partager les fichiers avec des collègues, des clients ou des fournisseurs. Bonus sympa : vous travaillez toujours avec la dernière version des programmes et les sauvegardes sont effectuées de manière entièrement automatique !

Outil 6 : Suivez vos commandes et vos stocks (Microsoft Dynamics)

Vous voulez suivre facilement vos commandes auprès de vos fournisseurs et votre stock ?
Avec Microsoft Dynamics, vous pouvez le faire sur n'importe quel appareil : votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.
Vous avez ainsi une vue d’ensemble complète de votre stock à tout moment. Super pratique : vous recevez un rappel lorsque certains produits sont sur le point d'expirer (très pratique pour les produits alimentaires !) ou lorsque les stocks sont presque épuisés. En outre, vous pouvez facilement réserver votre stock par jour/client/projet afin de pouvoir établir, en un tournemain, une vue d’ensemble des matériaux utilisés pour la facturation ou des commandes ultérieures.

Outil 7 : Donnez à vos documents un aspect professionnel (avec Microsoft Templates)

Aidez vos projets à démarrer en trombe et gagnez du temps grâce à un modèle Word, Excel ou PowerPoint conçu par des professionnels. En ajoutant votre logo et les coordonnées de votre entreprise, vous pouvez utiliser Microsoft Templates pour créer toute une série de modèles. Ainsi, vos commandes, devis, factures, newsletters, brochures et cartes de visite auront tous un aspect hyper-professionnel en un rien de temps.

Comment Telenet Business et Microsoft 365 peuvent-ils vous aider à réduire vos coûts ?

Comme vous pouvez le voir, Microsoft 365 vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour être productif, où que vous soyez. Travaillez avec des solutions de productivité pratiques et restez en contact avec vos clients, que vous travailliez à distance ou sur site. Mais que faire si vous avez déjà une adresse e-mail professionnelle ? Ou si vous n'avez pas du tout besoin d'aide pour des réservations ? Ou si vous n’avez pas de stocks à surveiller ? Pas de soucis, car chez Telenet, vous ne devez pas acheter le package Microsoft 365 entier : vous ne prenez que ce dont votre entreprise a besoin. Vous voulez ajouter ou supprimer quelque chose par la suite ? Aucun problème, c’est possible. Ainsi, vous ne payez que ce que vous utilisez vraiment. C'est logique, non ?
 

En outre, chez Telenet Business, nous sommes à votre disposition. L'un de nos spécialistes examinera avec vous comment Microsoft 365 peut aider votre entreprise. Nous vous aidons ensuite à adopter cette solution, à l’installer et à transférer votre boîte e-mail. Nous vous expliquons le fonctionnement des programmes et des outils et vous aidons à vous mettre en route avec de nombreux outils et conseils pratiques. Vous pouvez ainsi commencer à travailler efficacement dès la première minute !         

 

Microsoft 365 pour votre entreprise vous intéresse ? Il existe déjà une formule à partir de 4,20 € par mois.

 

 
 

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